Assistant(e) mutualisé(e) des clubs d'entreprises

  • Partager
  • Envoyer à un ami
  • Imprimer
DATE DE PUBLICATION 27/03/2019   TYPE DE CONTRAT Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR PARIS EST MARNE ET BOIS   CATÉGORIE C
LIEUX DE TRAVAIL
JOINVILLE LE PONT
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Vecteur de l'emploi, de la croissance et de l'innovation le Territoire Paris Est Marne & Bois - 510 000 habitants pour 13 communes - participe au développement urbain, économique et social de la métropole.

Son ambition est d'enclencher une nouvelle dynamique en faveur de son développement socio-économique et de l'emploi. 

Le Territoire Paris Est Marne & Bois c'est 5 Compétences Propres : La gestion des déchets ménagers et assimilés, l'eau et l'assainissement, le plan Climat Air Énergie Territorial, la Politique de la Ville et le Plan Local d'Urbanisme Intercommunal;

L'Établissement Public Territorial a défini en décembre dernier son intérêt territorial sur les compétences " action sociale" et "construction, aménagement, entretien et fonctionnement d'équipements culturels, socioculturels, socioéducatufs et sportifs".

Poste

Sous la responsabilité du directeur du développement économique et de l’emploi et du réseau COAXION, la personne en charge du secrétariat et de l’assistanat des 7 clubs d’entreprises de PARIS EST MARNE & BOIS assure le secrétariat administratif des clubs en termes de gestion des statistiques pour chacun des clubs, les cotisations des adhérents, la préparation des instances et réunions règlementaires associatives : Assemblée Générale et Conseil d’administration. Elle assure l’organisation des rencontres régulières et les évènements ponctuels.

Par ailleurs, elle veille à l’harmonisation des besoins et des thématiques attendues par les clubs pour faciliter le lien entre eux. Elle travaille avec chacun des clubs et en étroite collaboration avec la chargée de mission du Réseau des clubs de la CCI COAXION notamment dans le cadre de l’organisation des évènements. Elle agit comme une courroie de transmission entre les entreprises des clubs, les services de PEMB, les villes, les autres clubs d’entreprises et les partenaires locaux et nationaux.

Description des différentes tâches et activités :

Gestion administrative : tableau de suivi des adhérents et de leurs cotisations, de leurs coordonnées, réalisation de fichier mailing pour envoi des invitations et informations (adhérents et potentiels pour prospection) Gestion de la boite mail des clubs.

Organisation des instances réglementaires associatives : Assemblée Générale, conseil d’administration, rédaction de courriers et convocation, logistique, ordre du jour. Rédaction d’éléments de bilan et éléments de langage destinés à l’intervention d’élus.

Organisation de points réguliers avec les président(e)s des clubs pour coordonner le calendrier annuels / agendas, planifier les  des rencontres et la logistique associée (salles, prestataires, matériel, …), les thématiques et les lieux souhaités.

Organisation de points de gestion financière avec les trésoriers (ères) de chaque club pour la gestion des cotisations (à caler avec les pratiques de chacun des clubs)

Préparation des réunions régulières (matinales, afterwork, …) : invitations, relance, organisation de la salle, prise de contact avec les intervenants pour besoins de matériel et brief invitation, commande petit déjeuner ou autre, suivi des statistiques : nombre de participants, remontée d’information et lien à faire entre adhérents, faits marquants, photos avec le service communication du territoire en vue de relayer les évènements a l’échelle des villes et du PEMB

Organisation d’évènements plus importants en lien avec la chargée de mission de la CCI : vœux des clubs, les anniversaires, les inaugurations, …

Coordination régulière avec les membres de la direction de l’économie et de l’emploi et autres services de PEMB pour partager l’information sur les attendus des clubs et leurs actualités et leurs implications dans les projets locaux.

Communication : Mise en ligne d’articles sur les sites internet des clubs

Profil

Savoirs 

Maîtrise de l’outil informatique : pack office et réseaux sociaux, outils Doodle, mailchimp, …

Bonne maîtrise de la langue française, écrite et parlée

Organisation de la collectivité ou de l'établissement public un plus

Connaissance du monde de l’entreprise un plus

Fonctionnement et rôle des autres collectivités un plus

Savoir-faire :

Méthode d'organisation et de gestion du temps de travail

Techniques de secrétariat et de gestion de base

Fonctionnement de l'internet et de l'intranet

Tableaux de bord et outils de planification et suivi

Accueil téléphonique et physique

Organisation d’évènements

Capacité de mise en relation des personnes entre elles

Savoir-faire comportementaux :

Organisation et curiosité

Réactivité

Adaptabilité / agilité

Rigueur

Qualités relationnelles et curiosité

Sens de la confidentialité

Polyvalence

Disponibilité (réunions le soir)