Assistant emploi et compétences F/H

Assurer les missions administratives du secteur du recrutement conformément à la procédure de recrutement, à savoir notamment :

• Accueil téléphonique et physique ;
• Déclaration des vacances d’emploi sur rdvemploipublic.fr ;
• Réception et classement des candidatures à des offres d’emploi ou spontanées ;
• Création et alimentation d’une CVthèque
• Envoi des candidatures dans les services ;
• Préparation des jurys : planification des dates et réservation des salles, préparation et envoi des dossiers ;
• Rédaction et envoi des convocations aux candidats sélectionnés ;
• Réalisation des simulations de salaire ;
• Rédaction et envoi des courriers réponses adaptés aux candidats ;
• Rédaction et envoi des courriers de recrutement aux candidats et de demande de mutation aux villes ;
• Envoi, constitution et transmission du dossier de recrutement et de la fiche de liaison au service d’administration du personnel ;
• Information des services/pôles/secteur support de la prise de poste ;
• Mise à jour du tableau des recrutements ;

Assurer les missions administratives du secteur de la formation :

1. Gestion de la formation et procédures

Demandes de formation :

• inscrire les agents en formation sur la plateforme CNFPT ou autres organismes ;
• faire le lien entre le CNFPT et l’agent pour les nouveaux arrivants ;
• Veiller à la mise à jour des données sur la plateforme CNFPT ;
• Inscrire les agents stagiaires en formation d’intégration via la plateforme CNFPT ;
• alimenter les formations sur le logiciel CIRIL Formation ;
• Compléter, envoyer et suivre les demandes de dispenses CNFPT ;
• Classement et archivage des documents liés à la formation/préparation concours/examen professionnel dans les dossiers administratifs (à la direction du personnel et des ressources humaines).
• Informer les agents sur les formations proposées par le CNFPT ;
• Mettre à jour le tableau des formations « recyclage ».

Demandes d’inscriptions concours ou examens professionnels :

• informer, par note, les agents de la mise en place d’un concours ou d’une préparation au concours ;
• inscrire les agents en préparation concours/examens sur la plateforme CNFPT ;
• compléter l’état des services des agents et le faire signer ;
• Informer les agents sur les conditions d’inscription à un concours ou examen professionnel ;
• Informer et suivre les agents sur les formations obligatoires et statutaires (intégration, formations professionnelles…).

Mise en œuvre administrative du plan de formation

• Rédaction et envoi des convocations à l’agent et au N+1 ;
• Envoi des attestations en fin de formation ;
• Faire les bons de commande et décisions.

L’accueil physique et téléphonique 

• accueillir et renseigner les agents se présentant au service emploi et compétences
• Accueillir les formateurs et veiller à ce que le matériel demandé soit dans la salle et installé.

Le secrétariat

• prise de rendez-vous, gestion des agendas, gestion des salles,
• informer et orienter les demandes des agents selon les différentes démarches.

Les diverses tâches liées au bon fonctionnement du service :

• gestion des fournitures du service et matériels de bureau,
• gestion espace travail : photocopieur, fax, imprimante