Assistant en gestion administrative et de communication F/H

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DATE DE PUBLICATION10/09/2019 TYPE DE CONTRATContractuel, CDD
RECRUTEURUNIVERSITE DE BORDEAUX CATÉGORIEA
LIEUX DE TRAVAIL
TALENCE
 SALAIRE
De 20 000€ à 30 000€

Employeur

L’université de Bordeaux cultive depuis 575 ans les valeurs universelles qui ont forgé sa réputation : humanisme, exigence, créativité et diversité. L’école des savoirs encyclopédiques a évolué au fil du temps en une université pluridisciplinaire. Elle a su s’adapter à son environnement et se réinventer pour devenir une référence de l’enseignement supérieur et de la recherche.

L’Université de Bordeaux développe des partenariats de recherche dans de nombreux domaines au travers de structures communes de recherche qui permettent de mener des projets de recherche en étroite collaboration entre les enseignants-chercheurs de l’Établissement et le monde industriel. Le laboratoire I2M (Institut de Mécanique et d'Ingénierie) mène en particulier des activités dans le domaine de la construction durable et porte une équipe de recherche commune avec l’Institut pour la transition énergétique Nobatek/INEF4 implanté à Anglet (64) et Talence (Campus Arts et Métiers ParisTech).

 

Poste

Assistant en gestion administrative et de communication F/H

Dans le cadre du projet de recherche commun à l'université de Bordeaux et l'Institut Nobatek/INEF4, le laboratoire I2M recherche un.e Assistant.e en gestion administrative et de communication.

Il.elle sera placé.e sous l’autorité du responsable de l’équipe de recherche commune entre le laboratoire I2M et Nobatek/INEF4 et sera également en appui à l’équipe du bureau des partenariats industriels stratégiques de recherche, au sein de la Direction de la Recherche et de la Valorisation de l’Université de Bordeaux.

Il.elle travaillera dans un premier temps dans le périmètre de l’équipe de recherche commune I2M – Nobatek/INEF4 afin d'assurer et/ou coordonner les formalités administratives des projets développés au sein de cette équipe de recherche commune.

Dans un second temps, le périmètre de ses missions évoluera afin de contribuer à la diffusion des outils et bonnes pratiques au réseau de l'ensemble des partenariats industriels stratégiques de recherche de l'établissement, notamment concernant le remplissage d’un tableau de suivi des structures et la mise en place d’un plan de communication.

Ses activités dans le périmètre de l’équipe de recherche commune I2M –Nobatek/INEF4 :

  • Assurer la coordination et/ou la réalisation des  activités administratives, suivi financier et de gestion du personnel en lien avec les structures concernées par les projets menés ; notamment collecter les informations nécessaires à la mise en place des contrats des projets spécifiques
  • Proposer des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
  • Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services et les porteurs de projets
  • Élaborer et mettre en œuvre des supports de communication scientifique papier et électronique visant à promouvoir les activités de la structure et de ses partenariats
  • Assurer l’organisation matérielle et logistique des manifestations institutionnelles, scientifiques et éventuellement à destination du grand public
  • Effectuer la diffusion de documents de communication en lien avec les services communication des établissements

Ses activités dans le périmètre du bureau des partenariats industriels stratégiques de recherche de l'Université de Bordeaux :

  • Collecter les informations nécessaires au remplissage du tableau de bord du suivi des partenariats industriels stratégiques de recherche de l’Université de Bordeaux
  • Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les différents services de l'établissement ainsi qu'avec les porteurs de projets des partenariats industriels stratégiques de recherche de l’Université de Bordeaux
  • Participer au plan de communication et contribuer à l'élaboration et la mise en œuvre des supports de communication visant à promouvoir ces partenariats industriels stratégiques de recherche de l’Université de Bordeaux (site web)

CDD de 14 mois

Profil

Diplôme(s) exigé(s) et/ou niveau de qualification : Bac +2/+3 (DUT, BTS, LPRO, …)

Savoirs :

  • Techniques de gestion administrative
  • Techniques d’élaboration de documents et de rédaction de compte-rendu
  • Techniques de communication
  • Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et de l'activité de l'établissement
  • Modes de fonctionnement des administrations publiques
  • Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d’intervention
  • Environnement et réseaux professionnels
  • Culture internet
  • Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire :

  • Communiquer et faire preuve de pédagogie pour fédérer
  • Élaborer et conduire la mise en œuvre de tableaux de bord
  • Élaborer et rédiger des notes d’information, des documents de synthèse
  • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Savoir analyser et synthétiser
  • Savoir rendre compte
  • Comprendre et savoir traduire les besoins et attentes de la Direction
  • Animer des réunions jusqu’à la mise à disposition de comptes rendus
  • Gérer la confidentialité des informations et des données
  • Mettre en œuvre la réglementation, les procédures et les règles
  • Trier, hiérarchiser et classer les informations

Savoir-être :

  • Goût pour le travail en équipe
  • Sens de l’organisation
  • Sens relationnel
  • Réactivité
  • Rigueur / Fiabilité
  • Autonomie
  • Maîtrise de soi
  • Loyauté
  • Capacité de discernement

 

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