Assistant en gestion administrative et financière F/H

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DATE DE PUBLICATION 12/03/2019   TYPE DE CONTRAT Contractuel, CDD
RECRUTEUR SORBONNE UNIVERSITE   CATÉGORIE A
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

L'Institut Henri Poincaré (IHP), créé en 1928, est l'une des plus anciennes et des plus dynamiques structures internationales dédiées aux mathématiques et à la physique théorique.

L’IHP est une structure d’accueil dont la mission est de favoriser l’interdisciplinarité et les interactions entre scientifiques du monde entier en mettant à disposition les ressources matérielles, logistiques et financières appropriées. L’IHP a également pour mission de développer les activités de transmission et diffusion des connaissances scientifiques et du savoir-faire technologique, auprès de la société, notamment dans les domaines des mathématiques et de la physique.

L’IHP est une unité mixte de service sous la double tutelle du CNRS et de Sorbonne Université.

Localisation : 11 rue Pierre et Marie Curie - 75005 Paris

Poste

Fonctions : Assistant en gestion administrative et financière F/H
Catégorie : A
Corps : Assistant ingénieur

CDD du 01/04/2019 au 31/12/2019.

Missions :
Le/la candidat(e) conduira et réalisera diverses actions de gestion administrative et financière pour le compte de l’Institut Henri Poincaré. Il/elle sera rattaché(e) hiérarchiquement à l’administrateur de l’institut.

Activités :

  • Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives et financières
  • Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion
  • Participer  à l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
  • Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques
  • Instruire les dossiers (procédures d’achat, contrats) en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière et suivre l'execution
  • Informer et conseiller les chercheurs invités (70 % environ d’anglophones), les partenaires en gestion déconcentrée, les équipes et la direction de l'institut sur les mesures et évolutions réglementaires, techniques ou procédures internes mises en œuvre dans son domaine
  • Assurer l'accueil physique, écrit et téléphonique des chercheurs invités et des participants aux programmes scientifiques (en français ou en anglais)
  • Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion
  • Participer aux réunions internes / externes (des tutelles entre autres)
  • Sélectionner et diffuser l'information en interne

Encadrement : Oui

Profil

Diplôme souhaité : DUT, BTS (domaine de formation souhaitée : finance, comptabilité, droit, gestion)

Connaissances propres à la fonction :

  • Connaissances budgétaires générales
  • Une connaissance des systèmes de gestion tels que Geslab ou SIFAC serait un plus (une formation sera toutefois assurée en interne).

Connaissances transversales requises :

  • Modes de fonctionnement des administrations publiques
  • Méthodologie de conduite de projet
  • Techniques d'élaboration des documents
  • Culture des usages numériques
  • Langue anglaise : niveau B2 souhaitable, B1 requis.

Compétences opérationnelles et savoir-faire :

  • Mettre en œuvre des procédures et des règles
  • Communiquer et faire preuve de pédagogie
  • Concevoir des tableaux de bord
  •  Savoir gérer son activité dans un calendrier
  • Savoir rendre compte
  • Savoir travailler en mode projet
  • Savoir recueillir, traiter, transmettre et archiver des informations
  • Savoir accueillir les interlocuteurs