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Assistant en gestion administrative F/H

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DATE DE PUBLICATION18/09/2020 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURUNIVERSITE DE BORDEAUX CATÉGORIEA
LIEUX DE TRAVAIL
Gironde
 SALAIRE
De 20 000€ à 30 000€

Employeur

L'activité s’exerce dans une unité de recherche et/ou de formation au sein d'un établissement public.

Département Sciences du Vivant et de la Santé 

Centre Inserm Bordeaux Population Health Center U1219

L'assistant de gestion administrative organise et assure le secrétariat, la mise en place et le suivi des moyens de l’équipe ainsi que la gestion financière des projets de recherche nationaux et internationaux en collaboration avec les équipes projet. Il organise et contrôle la réalisation des actes administratifs dans le respect des techniques, des procédures, des règles et des usages applicables au domaine de gestion. Cette fonction peut comprendre une spécialisation envers les projets internationaux pour le personnel bilingue. Dans ce cas les activités mentionnées sont réalisées en langue anglaise.

Poste

- Assurer l'accueil des personnes extérieures et l'accueil téléphonique
- Rédiger des courriers et documents
- Aider à l'organisation des réunions de travail et réaliser des comptes rendus de réunion
- Gérer la documentation liée aux tâches du secrétariat, classer et archiver les documents de gestion
- Suivre l'évolution de la réglementation, en particulier issue de la DR de l'Inserm et de la DF de l'Université de Bordeaux, et en assurer la diffusion

Gérer les missions :

- Gérer les missions du responsable d'équipe, depuis l'organisation du déplacement jusqu'à l'établissement de la demande de remboursement et sa transmission à la Dr ou à la DF de l'Université de Bordeaux
- Gérer les missions du personnel de l'équipe, de la demande  d'ordre de mission à la transmission de la demande de remboursement
- Gérer les missions des personnels des comités des études et des centres investigateurs de la demande de titre de transport à la transmission de la demande de remboursement
- Gérer les inscriptions aux congrès et aux formations

Gestion des commandes :

- Quantifier et saisir les bons de commandes (BC) provisionnels pour les achats récurrents (téléphone, imprimerie, affranchissement…) et les contrats des prestataires
- Établir et saisir dans le logiciel de gestion un BC pour tout achat de prestation ou de matériel
- Enregistrer les BC saisis, les éditer, les envoyer aux fournisseurs
- Effectuer la réception dans le logiciel de gestion pour tout BC saisi
- Aider les équipes projets pour la recherche de fournisseur et leur mise en concurrence
- Suivre les stocks de fournitures communes et effectuer les commandes nécessaires

Gestion des budgets :

- Assurer la mise en place et le suivi des versements en collaboration avec les équipes projet
- Appliquer la ventilation des dépenses suivant les consignes internes
- Communiquer les informations relatives aux soldes des versements aux chefs de projet
- Gérer et suivre les contrats avec les prestataires en collaboration avec les équipes projet
- Gérer et suivre les actes de comptabilité liés aux projets
- Transmettre les éléments relatifs aux budgets de l'équipe au secrétariat de Centre Inserm BPH U1219

Gestion des personnels :

- Transmettre les demandes de contrats à la chargée des recrutements des personnels contractuels
- Transmettre les informations relatives aux personnels de l'équipe au secrétariat général du Centre Inserm BPH U1219 pour la mise à jour de la BIR et la préparation des évaluations de Centre de recherche
- Informer et orienter le personnel dans les démarches administratives

Le cas échéant, activités associées : Gérer l'organisation de colloques

Profil

Diplômes exigés et/ou niveau de qualification : Bac + 2

Savoirs :

- Connaissance générales des techniques de gestion administrative de secrétariat
- Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de l'établissement et de l'université
- Anglais ou langues requises par le domaine d'application: Compréhension écrite Niveau II / Compréhension orale Niveau I
- Compétences en finances publiques

Savoir-faire :

- Suivre la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
- Analyser et gérer les demandes d'information
- Respecter les délais
- Gérer la confidentialité des  informations et des données
- Travailler en équipe et en relation partenariale

Savoir-être :

- Autonomie
- Rigueur
- Sens de l'organisation

Le cas échéant, expérience demandée : Une expérience dans le domaine de la gestion administrative est un plus

Informations employeur

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CV et lettre de motivation à envoyer jusqu'au 17 octobre 2020 inclus

CDD du 01/01/2021 au 31/12/2021

Rémunération : A partir de 1790 € selon la grille des agents contractuels de l'université de Bordeaux et selon expérience. 

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Assistant en gestion administrative F/H

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