Assistant en organisation de programmes scientifiques internationaux F/H

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DATE DE PUBLICATION05/02/2024 TYPE DE CONTRATContractuel, CDD
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEA
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
75005
 VALABLE JUSQU'AU
05/04/2024

Poste

Fonctions : Assistant·e en organisation de programmes scientifiques internationaux

Emploi-type : J3C44 - Assistant-e en gestion administrative

Catégorie : A

Corps : Assistant ingénieur de recherche et formation                           

BAP : J               

CDD de 1 an. A pourvoir dès que possible

Mission :

Organiser, en interaction avec les organisateurs scientifiques, la coordination administrative, logistique et financière des activités relevant de programmes de recherche de l’IHP (programmes scientifiques trimestriels comprenant colloques, séminaires, cours ; séminaires et cours doctoraux ; courts séjours pour équipes scientifiques).

Activités principales :

  • Assurer la préparation, la coordination et la réalisation des activités scientifiques de l’IHP au niveau administratif, financier, de la communication et de la logistique ;
  • Élaborer et suivre l’exécution du budget des programmes scientifiques ;
  • Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs, garantir la fiabilisation des données et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques ;
  • Assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire ;
  • Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure ;
  • Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de l’IHP, des tutelles (CNRS, Sorbonne Université) et les partenaires extérieurs ;
  • Informer, accueillir et accompagner dans leurs démarches les chercheurs invités et participants aux activités scientifiques ;
  • Assurer une démarche d’amélioration continu des processus du service ;
  • Suivre l'évolution de la réglementation et contrôler sa bonne application.

Conduite de projets : oui

Encadrement : non

Conditions particulières d'exercice :

Astreintes certains week-end et soirées en fonction des évènementiels.

Profil

Connaissances transversales requises :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France ;
  • Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et du CNRS ;
  • Réglementation applicable à l’administration d’activités de recherche et d’accueil international ;
  • Connaissances de la règlementation en finances publiques ;
  • Connaissance de la réglementation en ressources humaines ;
  • Méthodologie de conduite de projet ;
  • Techniques d'élaboration de documents et tableaux de bord ;
  • Notion de Pilotage (indicateurs) ;
  • Techniques de communication ;
  • Langue anglaise : B2 minimum - C1 souhaité (cadre européen commun de référence pour les langues) ;
  • Informatique : outils courants de bureautique et bases de données.

Savoir-faire :

  • Maîtriser les échanges en anglais (écrit et oral - anglais professionnel);
  • Maîtriser les logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint), messagerie et Internet ;
  • Concevoir des tableaux de bord et savoir les exploiter (assurer la fiabilisation des données);
  • Organiser et savoir analyser des données ;
  • Savoir prioriser et gérer l’urgence ;
  • Savoir créer des indicateurs d’activité et rendre compte des résultats ;
  • Rédiger des rapports ou des documents ;
  • Réaliser des synthèses en fonction des demandes ;
  • Savoir organiser des réseaux professionnels ;
  • Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles ;
  • Mettre en œuvre une démarche qualité.

Savoir-être :

  • Sens du contact ;
  • Rigueur/fiabilité ;
  • Autonomie dans les tâches confiées ;
  • Savoir travailler en équipe ;
  • Capacité d’adaptation ;
  • Sens de l’organisation et du service ;
  • Respect de la confidentialité.

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de santé qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

 

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr

 

L'Institut Henri Poincaré (IHP), créé en 1928, est l'une des plus anciennes et des plus dynamiques structures internationales dédiées aux mathématiques et à la physique théorique.

L’IHP est une structure d’accueil dont la mission est de favoriser l’interdisciplinarité et les interactions entre scientifiques du monde entier en mettant à disposition les ressources matérielles, logistiques et financières appropriées. L’IHP développe des activités de transmission et diffusion des connaissances scientifiques et du savoir-faire technologique auprès de la société, notamment dans les domaines des mathématiques et de la physique.

L’IHP est une unité mixte de service sous la double tutelle du CNRS et de Sorbonne Université.
L’IHP est composé de trois départements (Bibliothèque, Centre Émile Borel, Maison Poincaré) et de pôles supports (Accueil/Logistique, Finances, Informatique, Médias (Audiovisuel, Communication), Hygiène et Sécurité). Le poste à pourvoir est au Centre Émile Borel (CEB).

Le Centre Émile Borel (CEB) est composé de 4 agents et d’un responsable. Il a pour mission de coordonner et d’organiser les activités scientifiques sélectionnées par le Comité de Programmation Scientifique de l’IHP au niveau administratif, logistique, financier et d’en assurer les actions de communication. Il s’agit principalement de programmes scientifiques trimestriels, de programmes de recherche en petits groupes, de séminaires et journées IHP, d’actions de soutien aux écoles doctorales.

 

Localisation : Campus Curie – IHP – 11 rue Pierre et Marie Curie, Paris, 5ème arrondissement

Informations employeur

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CDD de 1 an.

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée (sous la référence 936-2-RE25) à l'adresse email suivante : [email protected]

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Assistant en organisation de programmes scientifiques internationaux F/H

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