Assistant et Gestionnaire administratif et financier F/H

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DATE DE PUBLICATION14/01/2020 TYPE DE CONTRATContractuel, CDD
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

 

La direction de la recherche et de l’innovation (DR&I) est responsable de la mise en œuvre de la politique de recherche et d’innovation de l’université et participe à l’élaboration de cette politique en apportant des informations consolidées, des expertises et des analyses.

Au sein de la DR&I, le département du soutien aux politiques de recherche a en charge le suivi et l’analyse des activités de recherche et des accords institutionnels de l’université. Il assure également le fonctionnement général de la direction : recrutements, suivi et évolution de ses personnels, élaboration et réalisation de son budget. Ce département est composé de deux bureaux : « budget et RH de la DR&I » et « appui au pilotage et suivi des projets transverses ».

L’agent recruté sera intégré au Bureau du budget et des ressources humaines de la DR&I.

 

Poste

(réf.IDEX-DR&I 2)

Fonctions : Assistant/e et Gestionnaire administratif et financier

Catégorie : B

Corps : Technicien de recherche et de formation                             

BAP : J

Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative

 

Mission :

Réaliser des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable afin d’accompagner les instituts dans le succès de leurs missions.

 

Activités principales :

−         Gérer les commandes d’achats : devis, bons de commandes, vérifications, échange avec les fournisseurs

−         Organiser les déplacements et les missions (réservation de transport et d’hébergement, édition des ordres de mission, états de frais…)

−         Assurer un suivi régulier des budgets en élaborant ou remplissant des tableaux de bords (taux d’exécution, prévisions de dépenses…)

−         Participer à l’élaboration des budgets annuels

−         Gérer les commandes de ventes

 

Vous serez également amené.e à réaliser les tâches suivantes :

−         Préparer les courriers et les documents, suivre le circuit des visas et des signatures, archiver des documents

−         Participer à la diffusion de l’information concernant les projets en interne et en externe

−         Assurer l’interface avec les autres services administratifs (formation, RH, budget, agence comptable)

 

 

Outils spécifiques à l’activité

Sifac, Smartdata, Lab&Co

Bureautique, internet, outils de travail collaboratifs en ligne

 

 

Encadrement : NON                    

Profil

Connaissances transversales requises :

-       Connaissance générale des techniques de gestion financière et de la comptabilité publique
-       Utilisation des techniques de classement et d’archivage
-       L’anglais professionnel serait un plus

 

Savoir-faire requis :

-       Capacité à concevoir une organisation des dossiers ; savoir trier hiérarchiser et classer les informations
-       Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (chercheurs, étudiants, fournisseurs…)
-       Capacité à hiérarchiser et à prioriser les demandes
-       Capacité à comprendre les conventions pour s’adapter aux contraintes des financeurs

 

Savoir-faire :

-       Maîtrise et utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
-       Utilisation du logiciel SIFAC ou SAP
-       Utilisation des outils de communication (messagerie, agenda électronique)


Savoir-faire transversaux :

-       Informer et rendre compte à sa hiérarchie
-       Rechercher l’information, la vérifier et la classer
-       Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
-       Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée


Savoir être :

-       Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
-       Autonomie, méthode et rigueur
-       Sens de l’organisation et de la coordination
-       Aptitude à travailler en équipe
-       Disponibilité, discrétion et confidentialité
-       Sens du contact et des relations

Informations employeur

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Toute candidature doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : [email protected]

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Assistant et Gestionnaire administratif et financier F/H

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