Assistant gestionnaire et logistique F/H

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DATE DE PUBLICATION22/09/2022 TYPE DE CONTRATContractuel, CDD
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
75005
 VALABLE JUSQU'AU
22/11/2022

Poste

CDD de 12 mois 

Catégorie : B

Corps : Technicien                 

BAP : J

Mission :

l’Assistant-e logistique et gestionnaire assure des fonctions polyvalentes d’assistance technique, logistique et gestionnaire, en particulier la diffusion de messages et invitations événementielles aux publics (bases de données et mailings), la contribution à l’organisation d’évènements (agendas, lieux, réservations, commandes, invitations, etc.), des fonctions relationnelles avec le public (par téléphone et mail essentiellement), l’organisation de déplacements et missions, le suivi budgétaire, ainsi que l’établissement et le suivi de conventions de partenariats.

Activités principales :

Suivi budgétaire:

Gestion des dépenses et des recettes, édition de bons de commande (formation Sifac), mise à jour du fichier fournisseurs, mise à jour de bases de données.

Gestion des déplacements et missions:

Recherche et réservations du transports, hôtel (formation Globéo), éditions des ordres de mission, des états liquidatifs et traitement des demandes de remboursement)

Suivi financier :

Mise à jour des conventions, gestion des demandes de versement de subventions, appui aux chargés de mission dans l’édition de comptes- rendu financier nécessaire à la justification d’attribution de subventions institutionnelles (ex : Fête de la Science)

Clôture budgétaire annuelle :

Point service fait, relances des fournisseurs pour dépôt de facture sur Chorus et relance du service compta pour les mises en paiements

Gestion logistique :

  • Réservation d’espaces, recherche de prestataires logistiques
  • Mise à jour de l’agenda des manifestations DRSCS
  • Préparation de l’accueil « nouveau salarié » (attribution boîte mail SU, clé, ligne téléphonique, demande d’installation de logiciels et applications)

Encadrement : Non

 

Conditions particuliéres d'exercice :

L’activité exige une disponibilité liée aux évènements et implique des contraintes horaires et une gestion du temps décalé (travail en soirée, samedis, dimanches, jours fériés)

 

Profil

Connaissances transversales requises :

  • Fonctionnement des administrations publiques
  • Dispositifs de gestion et d’organisation logistique de l’université
  • Techniques d’élaboration de documents
  • Culture internet
  • Techniques de communication

Savoir-faire :

  • Mise en oeuvre des procédures et des règles
  • Rédaction des courriers et documents
  • Travail en équipe
  • Hiérarchisation et priorisation des tâches
  • Utilisation des logiciels spécifiques à l’activité du service
  • Capacité à rendre compte et à communiquer

Savoir être :

  • Organisation, rigueur, fiabilité
  • Disponibilité, réactivité
  • Aisance relationnelle

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€. 

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Médecine » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

 

Ce poste est à pourvoir au sein des Services Centraux Universitaires • http://www.sorbonne-universite.fr

Localisation : Campus Pierre et Marie Curie (75005)

 

Présentation de la Direction :

La Direction des Relations science, culture et société est créée pour impulser, organiser et coordonner une politique de valorisation des savoirs et des expertises de la communauté universitaire, et d’engagement à répondre aux attentes de partage et de dialogue de la part de la société.

Située au niveau universitaire, cette direction a vocation à valoriser les 3 facultés et à promouvoir une stratégie d’actions inter facultaire.

Elle exerce quatre principales missions :

  • Définit la stratégie et le programme d’actions pour mettre en œuvre la politique de partage et d’ouverture des savoirs définie par la gouvernance de l’Université
  • Assure la coordination et l’animation interne des acteurs
  • Conçoit et produit les évènements et les dispositifs de médiation
  • Développe et valorise les partenariats externes

Informations employeur

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CDD de 12 mois 

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : [email protected]

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Assistant gestionnaire et logistique F/H

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