ADJOINT ADMINISTRATIF - VIGILANS - CENTRE REPONDANT - H/F

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

Descriptif du poste :

Le CH Charles perrens recherche dès que possible un/e Adjoint/e Administratif/ve pour son unité VIGILANS - Centre répondant en CDD de 6 mois à temps plein.
Missions générales du poste :
· S'immerger auprès de l'équipe de Vigilan S afin de saisir les spécificités de l'activité nécessaires à une reprise appropriée des données structurées
· Organiser la bonne reprise des données dans le nouveau logiciel dédié aux patients pour Vigilan S
· Organiser les activités de traitement et de transmission de l'information
Apporter un support à l'activité de secrétariat du Centre si besoin
Missions spécifiques du poste :
· Reprise des données
Participer à la construction d'une méthodologie de reprise des données adaptée au logiciel, sous supervision de l'encadrement
Mettre en forme les données conformément aux bonnes pratiques de saisie
Vérifier la complétude des données et saisir si besoin les informations manquantes
· Gestion administrative
Traitement des courriers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
Transmissions des courriers pour demande de réponse ou d'information, au sein du service ou en externe, après validation par le médecin responsable ou selon les procédures définies au sein du secteur
Préparation des dossiers, formalisation et reproduction de documents
· Accueil
Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques ou électroniques
Accueil physique des autres publics (journalistes, politiques, professionnels, équipes d'autres Centres Vigilan S de France, partenaires, etc.
)
Accueil des nouveaux membres de l'équipe

Profil recherché :

Diplôme et/ou qualification :
· Baccalauréat Sciences Médico-Sociales apprécié
· Niveau Bac dans l'assistanat, le secrétariat, le médico-social souhaité
· Expérience dans le domaine administratif souhaitée
· Connaissances du secteur sanitaire, social, médico-social appréciées
Connaissances :
Principaux logiciels (Suite Microsoft Office et Open Office, Hôpital Manager)
Bureautique, intranet/internet
Dactylographie
Connaissances du vocabulaire médical
Connaissances juridiques : réglementation, droit des patients
Savoir-faire :
· Savoir se situer dans le respect de la confidentialité et du secret professionnel
· Savoir communiquer et coopérer avec l'ensemble des acteurs de l'équipe de Vigilan S, du Pôle PUMA et de la Mission Nationale d'Appui Vigilan S
· Avoir des capacités d'organisation et d'anticipation
· Savoir travailler en collaboration avec les différents interlocuteurs
· Savoir rendre compte et manifester ses besoins
· Être en capacité de présenter le service.
Savoir être :
· Faire preuve de dynamisme et de réactivité
· Sens des responsabilités
· Savoir travailler avec des données de santé sensibles
· Aptitudes à la communication avec les patients, les familles, le personnel soignant
· Capacité au travail en collaboration
· Capacité à intervenir auprès d'une équipe pluridisciplinaire
Spécificités du poste :
· Type de contrat : CDD à temps plein 6 mois, durée évolutive selon les besoins
· Poste basé sur le Centre Hospitalier Charles Perrens, au sein des locaux hébergeant le 3114 et Vigilan S
· Horaires en journée du lundi au vendredi
· Temps partiel envisageable