Assistant(te) de Direction en charge de la gestion administrative et financière

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

L'ÉTABLISSEMENT :
Le Groupement de Coopération Sanitaire Blanchisserie Inter-hospitalière Pau Pyrénées, assure les activités de location-entretien du linge plat et des tenues professionnelles, ainsi que l'entretien du linge des résidents.
Le Groupement de Coopération Sanitaire blanchisserie inter-hospitalière Pau Pyrénées regroupe 11 adhérents qui sont des établissements hospitaliers ou d'hébergement de personnes âgées dépendantes.
LE POSTE :
1 - Gestion administrative générale et secrétariat de direction
Assurer le secrétariat de direction
Préparer les dossiers, notes, courriers et documents administratifs
Organiser les réunions et instances :
Préparation des convocations
o Constitution des dossiers
o Suivi des décisions
o Rédiger, mettre en forme et diffuser les procèsverbaux
Assurer l'envoi des délibérations et actes aux autorités de tutelle
Gérer le courrier et les communications officielles du GCS
Assurer le traitement des mails et courriers
Organiser la diffusion, l'affichage et l'archivage des documents
Mettre à jour les documents internes et supports administratifs
Tenir et actualiser les tableaux de suivi
Organiser et suivre les déplacements professionnels
Réaliser les inventaires (Linge et Rolls)


2.
Accueil, communication et gestion des accès
Organiser et assurer le filtrage de l'accueil téléphonique
Contribuer à l'accueil physique des interlocuteurs du GCS
Gérer l'accès au site
Veiller au bon fonctionnement des dispositifs d'accueil et de communication


5.
Activité linge, groupement d'achats et marchés publics
Participer aux commissions techniques du groupement d'achat de linge
Assurer l'enregistrement et le suivi des commandes et des réceptions de linge
Gérer les maquettes de marquage du linge
Réaliser et suivre les marchés publics :
o Élaboration et suivi des pièces (CCAP, CCTP, RC .
.
.
)
o Organisation des parutions, analyse des offres, transmissions des résultats


7.
Suivi financier et comptable
Préparer, saisir et suivre les éléments de facturation liés à l'activité de la blanchisserie
Réaliser la facturation journalière sur le logiciel RAMSES
Assurer la saisie et le suivi de la facturation dans GFI PEP EPL
Déposer les titres de recettes sur Chorus Pro
Assurer le suivi des bons de commande et de livraison
Traiter administrativement les devis, contrats et factures
Assurer les déclarations fiscales obligatoires du GCS (TVA, Impôts, Liasse fiscale)
Élaborer l'EPRD suivant les consignes du Directeur du GCS
Élaborer des projections financières et des estimations pour l'exercice annuel
Être l'interlocuteur privilégié de l'agent comptable relevant de la DGFi P
Participer aux opérations d'ouverture et de clôture des exercices comptables
Mettre en place et tenir à jour des tableaux de suivi financiers et budgétaires

8.
Ressources humaines
Contribuer à l'élaboration, au suivi et à la gestion du plan de formation du GCS
Assurer le suivi des heures du personnel et des feuilles de présence
Assurer l'information et l'accompagnement des agents sur les démarches et questions administratives
Assurer la déclaration et le suivi administratif des accidents de travail, en lien avec les interlocuteurs compétents
Préparer les éléments nécessaires aux instances et réunions
Assurer l'interface avec la DRH du centre Hospitalier de Pau
Apporter un appui administratif aux démarches de recrutement, d'intégration et de formation professionnelle
Réalisation du bilan social

L'assistant(te) de Direction en charge de la gestion administrative et financière est placé sous l'Autorité Hiérarchique de l'Administrateur et par délégation sous la responsabilité hiérarchique directe du Directeur Technique du GCS.
Ce poste ne comporte pas de mission d'encadrement.
L'assistant(te) de Direction en charge de la gestion administrative et financière est amené(e) à collaborer avec l'ensemble des professionnels et acteurs institutionnels ainsi que l'ensemble des adhérents du GCS.
PROFIL RECHERCHÉ :
Sens des responsabilités
Conscience de son positionnement professionnel
Représentation de l'image institutionnelle (comportement, attitude et tenue)
Comportement professionnel : loyauté, intégrité, non jugement, ouverture d'esprit, respect, honnêteté
Savoir-faire relationnel : patience, écoute, discrétion
Dynamisme et sens du travail en équipe
Réactivité, aptitude à prendre des décisions / des initiatives dans un périmètre sécurisé de compétences et à en rendre compte
Respect de l'autorité hiérarchique, respect du devoir de réserve, du devoir de discrétion et du secret professionnel
Organisation, méthode et rigueur