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Assistante administrative à la Direction de l’Aménagement du Patrimoine et de l’Immobilier H/F

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DATE DE PUBLICATION24/07/2020 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURUNIVERSITE PARIS SACLAY CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
Essonne
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (Agroparistech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, Ens Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, Inra, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry Val-d’Essonne) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

Poste

Fonction : Assistante administrative  à la Direction de l’Aménagement du Patrimoine et de l’Immobilier

Métier ou emploi type* : : J5X41 - Adjointe en gestion administrative

* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE

Fiche descriptive du poste

Catégorie : C

Corps : Adjoint Technique Recherche et Formation

BAP : J Gestion et Pilotage

CDD d’ un an renouvelable, ou détachement

Susceptible d’être vacant

Affectation

Administrative : Université Paris-Saclay Direction de l’Aménagement du Patrimoine et de l’Immobilier – Service administratif

Géographique : Campus de Bures Orsay Gif – Bâtiment 209 E F G

Missions

Mission du service / positionnement hiérarchique :

La Direction de l’Aménagement, du Patrimoine et de l’Immobilier est une structure de pilotage stratégique des dossiers en lien avec le patrimoine immobilier, foncier et sur les projets d’aménagement.

Elle suit, pilote et coordonne des équipes de maîtrise d’œuvre et de travaux, et conduit des contrats complexes. Elle est en appui technique, juridique et financier des services techniques des composantes universitaires de l’Université Paris-Saclay.

Ses domaines d’activités sont les suivants :

Gestion d’opérations immobilières

Etudes et expertises

Sûreté et Protection

Environnement et Paysage

Aménagement du territoire

Appui aux composantes universitaires

Fonctions transverses : administratif, financier, communication, contrôle de gestion

Missions principales de l’agent :

Au sein de la Direction de l’Aménagement du Patrimoine et de l’Immobilier, et sous l’autorité de la Chef du Service Administratif, l’assistante travaillera sur différents projets immobiliers, en lien permanent avec les chefs de projets immobiliers et chargés d’opérations, et exécutera des missions transverses pour différentes entités de la Direction.

L’assistant(e) assurera le suivi administratif et financier des projets dont elle a la charge, ainsi que les relations avec les partenaires et les différents services de l’université.

L’assistant(e) aura notamment pour mission de :

Réaliser les activités administratives et financières dans le respect des techniques, des règles et des procédures des différents domaines fonctionnels de l’Université Paris-Saclay,

Organiser le classement d’un fond documentaire des opérations des projets immobiliers,

Organiser et préparer les réunions et instances des projets immobiliers,

Mettre en forme des courriers, les comptes rendus et suivre le circuit de signature,

Participer au suivi financier et budgétaire d’opérations immobilières, en lien avec le service financier de la Direction de l’Aménagement du Patrimoine et de l’Immobilier (factures et situations de travaux, appels de fonds, tableaux de suivi, bons de commande …),

Participer au suivi des procédures réglementaires relatives à chaque opération,

Participer à l’élaboration et au suivi des marchés de travaux, en lien avec le Service Central des Marchés,

Procéder à l’archivage des projets immobiliers,

Alimenter des bases de données et des tableaux de bord en lien avec les projets immobiliers,

Participer aux opérations de logistique du service (enregistrement du courrier, enregistrement des factures, commandes matériels et fournitures, gestion des locaux, …), assister les personnes et les équipes.

Profil

Compétences attendues

Connaissance, savoir :

Connaître et comprendre l’organisation, le fonctionnement et l’activité de l’établissement

Savoir travailler en mode collaboratif avec d’autres services et entités

Avoir une bonne pratique administrative

Avoir une bonne capacité à communiquer à l’oral et à l’écrit

Etre force de propositions sur l’organisation et les procédures liés à la Direction

Gérer le courrier, la messagerie et les appels téléphoniques (recevoir, filtrer les informations orales et gérer, traiter les informations écrites)

Maîtriser les outils bureautiques, internet et la messagerie, afin de réaliser ou de mettre en forme des présentations

Participer à l’organisation de réunions, colloques, manifestations, conférences

Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe

Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités

Connaissance et mise en œuvre des procédures de marchés

Connaitre les intervenants d’une opération de construction/reconstruction, leurs rôles et missions

Maîtriser   le   déroulement   et   l’accomplissement   des   phases   d’une   opération   de construction

Code des Marchés publics

Capacités à travailler en équipe et à rendre compte

Savoir-faire :

Avoir une connaissance générale des techniques de gestion administrative et financière.

Connaître les règles en gestion budgétaire et comptable.

Maîtriser les techniques de secrétariat.

Maîtriser les outils bureautiques, internet et la messagerie.

Savoir rechercher l’information, la vérifier et la classer.

Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services internes et les partenaires extérieurs.

Savoir identifier les priorités et planifier ses activités.

Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée.

Utiliser les techniques de classement et d’archivage.

Savoir-être :

Travailler en équipe.

Etre autonome.

Informer et rendre compte.

Esprit d’initiative.

Rigueur et sens de l’organisation.

Discrétion.

Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, primes, etc…) :

Encadrement : OUI/NON                                       Nb agents encadrés par catégorie : …A - …B – …C

Conduite de projet : OUI/NON
 

Informations employeur

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Contacts

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation :

[email protected]

Date limite de candidature : 05/09/2020

Date de prise de fonction : dès que possible

POSTULER À L'OFFRE
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