Assistante administrative associations et sports H/F

Rattaché au service des sports, l’assistant.e administratif.ve et secrétariat du service "Associations et Sports" est chargé.e de réaliser les différentes missions en lien avec les associations Divonnaises et participe pleinement aux événements et aux manifestations municipales qui en découlent.

MISSION 1 : Accueil et information aux associations

• Accueil des associations les lundis, mardis, jeudis et vendredis de 8h30 à 12h
• Solutionner les demandes litigieuses journalières
• Mise à jour des statuts associatifs, coordonnées
• Soutient administratif aux associations (en relation avec le greffe des associations)

MISSION 2 : Gestion des manifestations associatives et sportives organisées en partenariat avec le service

• Organisation de manifestations associatives et sportives : organisation de réunions interservices, prises de note et élaboration de compte-rendu, centralisation des informations, réservation de créneaux
• Accueil des équipes nationales (réservation de terrains, salles et organisation de rencontre avec le public)
• Mise en place du suivi des informations liés aux animations/évènements, analyse les documents liés type appels à projets pour élaboration de notes synthétiques
• Organiser les événements / manifestations en lien avec TDJ 2024 avec le service protocole et les services techniques, participer avec le service communication à la mise en lumière des évènements

MISSION 3 : Gestion des réservations de salles pour les manifestations associatives et stages associatifs

• Élaboration et envoi du formulaire de souhait d’occupation, centralisation des informations, élaboration du planning, communication de celui-ci aux associations et suivi des demandes avec les autres services
• Instruction des demandes spontanées de manifestation associative ou stage associatif sur les salles communales (disponibilité de la salle/envoi des formulaires de demande/ réception des formulaires)
• Élaboration d'un état annuel de recettes pour préparation budget prévisionnel

MISSION 4 : Administration générale

• Suivi des versements des subventions: établissement des ordres de versement
• Mise à jour de la liste des associations et transmission des informations au service direction générale, communication (service communication), premier accueil et services et élus référents
• Solutionner les demandes litigieuses journalières ; mise à jour des statuts associatifs, coordonnées ; Soutient administratif aux associations (en relation avec le greffe des associations)
• Préparation de la commission Vie associative, sportive et bénévolat (Centralisation des dossiers, convocation, prise de note, élaboration du compte-rendu et suivi des dossiers)
• Préparation et suivi des dossiers de subventions (Constitution, envoi, réception et instruction des dossiers des associations sous l'égide du service; Courriers de réponse aux associations