ASSISTANTE ADMINISTRATIVE H/F

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DATE DE PUBLICATION22/01/2024 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURGIP MA SANTE MA REGION CATÉGORIEA
LIEUX DE TRAVAIL
Haute-Garonne
 SALAIRE
Non communiqué
VALABLE JUSQU'AU
22/03/2024

Poste

ASSISTANTE ADMINISTRATIVE au sein du GIP Ma santé, Ma Région

Poste à temps complet
A pourvoir dès que possible à partir de janvier 2024

Ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement, voire de mise à disposition et aux non-fonctionnaires (contrat de travail de droit public)

Poste basé administrativement à Toulouse

Contexte de l’activité :

L’Occitanie n’échappe pas à la problématique nationale de démographie médicale qui se traduit pour les populations par une difficulté d’accès, dans certains territoires, à un médecin généraliste, un médecin traitant. Sur l’impulsion de la Région, et à l’issue de plusieurs mois de pré-figuration, le 17 juin 2022 est né un outil innovant, inédit par son caractère partenarial. Cet outil, regroupe des partenaires autour d’un intérêt et des objectifs partagés d’amélioration de l’accès à un médecin traitant dans les Territoires d’Occitanie les plus en tension en matière d’offre médicale, des objectifs partagés au service du public : cet outil dédié est un Groupement d’Intérêt Public. Il est le fruit d’une vaste démarche partenariale lancée par la Région Occitanie pour concrètement proposer à des médecins généralistes l’exercice salarié dans des Territoires en tension qui n’attirent plus assez de médecins libéraux.
Le Groupement d’Intérêt Public « Ma santé, Ma Région », a pour missions d’embaucher des professionnel.les de santé, principalement des médecins généralistes mais également des sages-femmes, infirmièr.es en pratique avancée et assistant.es médicaux, et de mettre en place puis gérer les conditions de leur exercice salarié, en portant la création et assurant la gestion de centres de santé de Ma Région. L’objectif est d’agir, outre avec la Région, en partenariat notamment avec les collectivités locales des territoires les plus en manque de médecins généralistes libéraux. L’activité du Groupement a vocation à se développer là où c’est nécessaire, là où le secteur libéral est insuffisamment implanté, en complémentarité et non bien sûr pour le remplacer.
A début décembre 2023, 14 centres de santé de Ma Région sont ouverts aux publics, 56 médecins, 3 sages-femmes et près de 30 secrétaires – assistantes médicales sont salarié.es du GIP. Sont en préparation d’ici fin 2024 l’ouverture de 10 centres supplémentaires. Le GIP emploie également des personnels qui assurent des missions dites mutualisées, pour l’ensemble des centres de santé : coordination administrative, ressources humaines, finances et commande publique, recherche active de médecins, etc.
L’objectif fixé par la Région membre majoritaire du Groupement est d’embaucher d’ici 2028 200 professionnel.les de santé.

Dans le cadre de la structuration du fonctionnement des centres de santé de Ma Région et des deux pôles en responsabilité de la gestion et exécution du programme d’activités, le GIP recherche un-e assistant-e  administrative qui sera chargé-e :

  • d’assurer en priorité et en distanciel l’accueil téléphonique en l’absence des secrétariats médicaux des centres de santé situés sur l’ensemble du territoire Occitanie,
  • d’assister les équipes des deux pôles du GIP : le pôle le pôle développement et coordination des centres de santé ainsi que le pôle Administratif, Ressources Humaines et Finances  ,
  • de réceptionner les appels urgents des centres de santé
  • de seconder l’assistante de Direction en cas d’absence.

Ce poste est placé sous l’autorité hiérarchique de la responsable « développement et coordination des centres de santé de Ma Région ».

ACTIVITES ET TACHES PRINCIPALES DU POSTE :

Hotline secrétariat médical des Centres de santé de Ma Région :

  • Prise en charge concomitante des appels téléphoniques de plusieurs centres de santé de Ma Région : demandes ou modifications de RV, de renseignements, toutes autres demandes.
  • Saisie des demandes de RV sur planning logiciel santé
  • Traçabilité des messages hors RV et envoi rapports d’activités auprès des professionnels de santé pour information et prise de décision ;
  • Prises de rendez-vous auprès de spécialistes selon directives données par les professionnels de santé et traçabilité des tâches exécutées selon tableau de bord de suivi à élaborer ;
  • Messages écrits auprès des responsables de pôle et coordonnateurs des centres en cas d’alertes particulières.

Secrétariat du pôle Développement-Coordination des Centres de santé et aide ponctuelle du pôle Administratif, Ressources Humaines et Finances :

  • Accueil physique et téléphonique
  • Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage),
  • Traitement et mise en forme de documents : courriers, comptes-rendus, tableaux de bord, marchés, en l’absence des gestionnaires
  • Assistance à la préparation des séances institutionnelles : Assemblée Générale, Conseil d’Administration en lien avec la secrétaire de Direction
  • Gestion des agendas du pôle Développement-Coordination des Centres de santé : suivi des déplacements, et traçabilité des absences et présences de l’équipe.
  • Organiser des réunions, prise en notes des échanges et rédaction de comptes rendus.
  • Trier et organiser le classement de documents et dossiers.

Intérim du Secrétariat de Direction Générale en l’absence de la secrétaire de direction,

Profil

  • Bonne maîtrise des outils bureautiques
  • Savoir prendre des notes
  • Être capable de rédiger
  • Savoir hiérarchiser et classer des documents
  • Savoir communiquer rapidement et efficacement
  • Gestion des priorités
  • Aisance dans l’accueil téléphonique
  • Savoir gérer les situations relationnelles difficiles et le stress des interlocuteurs
  • Avoir un esprit collaboratif et agile en toutes circonstances
  • Être organisé, rigoureux et méthodique.
  • Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve

Employeur

GIP MA SANTE MA REGION RECRUTE

Informations employeur

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Modalité de réponse :
Les candidat.tes sont invité-es à se faire connaître, en adressant auprès du GIP Ma santé, Ma Région, une demande écrite accompagnée d’un curriculum vitae actualisé,
Au plus tard le : 23 janvier 2024 par mail à : [email protected]

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