ASSISTANTE ADMINISTRATIVE H/F

Missions :

Gestion administrative :

• Assister la direction dans ses missions
• Gérer les inscriptions des usagers
• Gérer les procédures et les mises en œuvre règlementaires
• Assurer le suivi d’assiduité des élèves
• Gérer le calendrier d’activités et les emplois du temps des salles
• Procéder au classement et archivage des dossiers
• Assurer la gestion du Conseil d’Etablissement
• Assurer le suivi des évaluations et la gestion des examens internes ou centralisés
• Gérer la communication interservices et avec les partenaires extérieurs
• Participer à la gestion du conseil d’Etablissement

Gestion financière :

• Participer à la préparation budgétaire
• Editer des bons de commandes dans le cadre des process internes et de la comptabilité publique

Gestion patrimoniale :

• Procéder à la bonne tenue de l’inventaire d’instruments et au suivi de son entretien
• Assurer la gestion des locations et prêts d’instruments
• Procéder à la bonne tenue de la partothèque
• Assurer la gestion du prêt des partitions
• Mettre en application les consignes relatives aux photocopies et timbres SEAM

Suivi pédagogique :

• Participer au suivi pédagogique des élèves
• Participer à la préparation et aux commissions pédagogiques
• Préparer les outils de découverte et sensibilisation
• Participer à l’organisation des concerts et ateliers de découvertes des instruments
• Assurer le suivi des certificats médicaux ou autre formulaire concernant les élèves en danse
• Procéder à la bonne tenue de l’inventaire d’instruments et au suivi de son entretien

Gestion de projets :

• Gestion et organisation des événements du conservatoire (réservation des lieux de diffusion, gestion des besoins techniques et logistique, gestion des jauges et sondages…)
• Rédaction des programmes et autres supports de communication internes
• Fonction support et encadrement lors des prestations du conservatoire

Relations avec le public :

• Assurer le suivi de la communication avec les usagers
• Gestion du mail générique
• Gestion des RDV élèves et familles
• Information et orientation des publics

Missions secondaires :

• Utiliser les applicatifs métiers et assurer le suivi des procédures associées (suite Office, outlook, e-atal, pytheas, concerto, billet web, lyflow, wimi, xmind)
• Garant de la transmission des messages entre la direction, le pôle administratif et le pôle pédagogique
• Veiller à la formation continue
• Veille administrative et financière liée à la vie du Conservatoire