Assistante administrative polyvalent – Accueil H/F

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DATE DE PUBLICATION20/09/2021 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURUNIVERSITE PARIS SACLAY CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
Essonne
 SALAIRE
Non communiqué
VALABLE JUSQU'AU
20/11/2021

Employeur

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
 

Poste

Fonction : Assistante administrative polyvalent – Accueil H/F
Métier ou emploi type* : 
* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE

Fiche descriptive du poste 
Catégorie : C
Corps : ARTF
BAP : 
Affectation
Administrative : S(I)UAPS
Géographique : Complexe sportif de Moulon – RD 128 Gif Sur Yvette  
Missions
Missions du service et positionnement de l’agent :
Le S(I)UAPS – Service Inter Universitaire des Activités Physiques et Sportives a pour objectif de coordonner la politique sportive de l’établissement et sa déclinaison dans les universités associées et les établissements composantes. Ce service contribue au rayonnement de l’université, des universités associées et établissements membres.

Cet objectif est défini autour de 2 missions principales :
    - La Formation Diplômante. Les écoles gardent leur autonomie sur ce point.
    - La Formation Personnelle dans le cadre de la Vie de Campus pour les étudiants et les personnels.

Administrativement le S(I)UAPS est placé sous la hiérarchie de la Directrice administrative, également DDGS de la faculté des Sciences du sport.
 
Activités principales de l’agent : 
-    Gestion administrative et financière du SUAPS
-    Accueil, renseignements, mise à jour des listes de contacts
-    Gestion des dossiers de recrutements en lien avec la DRH
-    Travail en relation avec les personnels de loge ; complémentarité dans la gestion des ouvertures de salle,
-    Inscription des étudiants en UE sport et relation avec le collègue responsable pédagogique,
-    Réservation de prêt d’installation sportive et suivi des plannings de réservation,
-    Contrôle des capacités d’accueil par cours en relation avec les enseignants,
-    Enregistrements des adhérents,
-    Gestion des paiements en relation avec le service financier de l’Université et de la Faculté des Sciences du Sport (rédaction de bordereaux d’envoi),
-    Gestion du cahier des réservations du minibus SUAPS,
-    Mise à jour des supports de communication (écrans dynamiques d’informations (TV), portail sport, flyers évènementiels, etc… 
-    Aide à la préparation et participation aux évènements
-    Actualisation des réseaux sociaux
-    Saisie des bons de commande,
-    Suivi des marchés
-    Préparation et suivi des conventions 
-    Soutien au service scolarité en période d’inscription  
 

Profil

Compétences attendues
Connaissance, savoir :
-    De l’Université et de ses différents services.
-    Du service universitaire des activité physique et sportive (SUAPS) et des associations sportives étudiantes et du personnel.
-    Maîtrise avérée de la langue française écrite et orale

Savoir-faire :
-    Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point), 
-    Aptitude à travailler en équipe,
-    Connaissance basique des outils de communication et des réseaux sociaux,
-    Gestion de planning,
-    Saisie sur logiciel SIFAC,
-    Techniques d’accueil téléphonique et physique

Savoir-être : 
-    Très bon relationnel,
-    Capacité d’adaptation et réactivité,
-    Forte capacité d’autonomie, de rigueur et d’initiative, 
-    Sens de l’organisation.

Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, primes, etc…) : 
De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.

Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.

Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique

Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 16h45

Télétravail non compatible avec les missions 

Informations employeur

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Contacts


Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation à (indiquez le nom et prénom de la personne en charge des auditions) 

Par Courriel :  [email protected]

Date de prise de fonction : 31 octobre 2021
Date de prise de fonction : 3 janvier 2022
 

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