Assistante - Chargé(e) des demandes de dossiers médicaux

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DATE DE PUBLICATION13/03/2020 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURGHU PARIS SACLAY CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
LE KREMLIN BICETRE
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

POLE/ Direction :

INTITULE : Direction Qualité-Gestion des risques, des Droits des patients et des relations avec les usagers

ACTIVITE :

 

SERVICE : Département Droits des Patients

COMPOSITION DE L’EQUIPE

La Direction des Droits des Usagers de la gestion des risques et de la Qualité comprend :

  • Un directeur
  • Un adjoint au directeur de la Qualité
  • Un responsable du Département Gestion des risques / gestion de crise et 4 Gestionnaires des risques GHU
  • Un responsable du Département Qualité / Certification et de 6 responsables qualité
  • Un responsable du département des droits des patients
  • De 2 assistantes de direction
  • 7 chargés de relations avec les usagers
  • 2 chargés des demandes de dossiers médicaux
  • 1 chargé des associations et des cultes
  • 5 responsables d’archives

LIAISONS

HIERARCHIQUE DIRECT

Responsable du Département des Droits des Patients

FONCTIONNELLES

Siège de l’AP-HP

DAJ

Services cliniques GHU

Gestionnaire des risques GHU

Conseiller juridique GHU

Médiateurs médicaux et non-médicaux

Membres de la Commission des Usagers

 

L’APHP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Avec ses 39 hôpitaux, l’APHP accueille chaque année 10 millions de personnes malades (en consultation, en urgence, en hospitalisation programmée ou en hospitalisation à domicile, quel que soit le mode de prise en charge). Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24. L’AP-HP est également le premier employeur d’Ile-de-France : 100 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent. http://www.aphp.fr.

 

Dans le cadre de la « Nouvelle AP-HP », de nouveaux groupes hospitaliers mieux articulés avec les universités et leur territoire ont été mis en place . Depuis le 1er juillet 2019, le groupement hospitalier intitulé « Paris Saclay » est constitué avec les anciens hôpitaux universitaires Paris Île-de-de-France Ouest et les hôpitaux universitaires Paris-Sud, en lien avec l’Université Paris Sud et l’Université Saint Quentin en Yvelines. Il travaille aussi en étroite collaboration avec le Groupe hospitalier universitaire Henri-Mondor, qui a vocation à être associé à son projet stratégique et médical.

Le groupe hospitalier Paris Saclay rassemble plus de 13000 professionnels. Il est un acteur majeur de la recherche clinique et de l’innovation.

 

Le Groupe Hospitalier paris-Saclay comprend 15 DMU :

1 - Médecine, territoires, gériatrie

2- Santé des femmes et des nouveau-nés

3- Maladies de l'enfant

4- Maladie du Cœur et des Vaisseaux

5- Thorinno

6- Maladies et oncologie digestives - nutrition – transplantations

7- Métabolisme Immunités Inflammations Cancer – Urgences

8- Neuro-locomoteur et handicaps

9- Neurosciences

10- Orthopédie

11 - Santé mentale, psychiatrie, addictologie

12- Anesthésie - réanimation – douleur

13 - Santé publique, information médicale et appui à la recherche clinique

14- Imagerie, médecine nucléaire-pathologie

15- Biologie-génétique- PUI

 

 

 

Poste

 

Secrétariat

  • Accueillir les patients, usagers et familles
  • Accueil téléphonique et gestion des appels 
  • Enregistrer et répartir les courriers 
  • Coordonner la mise en place des réunions 
  • Classer et archiver des documents, courriers, notes et rapports 
  • Commander et gérer les fournitures de bureau, matériel et bureautique 
  • Préparer et organiser les réunions : envoyer les avis, ordres du jour, comptes rendus CDU, réservation des salles 
  • Utiliser le logiciel de gestion documentaire, mettre en forme  et diffuser les documents 
  • Assurer les relais auprès des secrétaires des services pour la bonne application des procédures de la gestion

               documentaire et l’utilisation du logiciel de gestion documentaire

  • Mettre à jour le logiciel GESTIME et en assurer le suivi avec la responsable des Droits des Patients

 

Demande de dossiers médicaux  territoire Sud (Bicêtre/Antoine Béclère/Paul Brousse)

 

  • Accueillir les patients (accueil physique et téléphonique) qui se présentent pour obtenir leur dossier médical
  • Traiter les demandes de dossiers médicaux, de la réception de la demande à la clôture du dossier 
  • Tenir à jour et enregistrer ces demandes sur le tableau de recensement 
  • Etre en contact et relancer les services pour ces demandes suite à l’appel des patients 
  • Traiter avec le responsable du département , la DAJ ou le responsable juridique les demandes qui soulèvent un point juridique ou de contestation 
  • Participer si besoin à des réunions d’information avec les services sur ces demandes 

 

 

 

 

Missions ponctuelles

 

  • Assurer les relais auprès des secrétaires des services pour la bonne application des procédures de la gestion documentaire et l’utilisation du logiciel de gestion documentaire

 

 

Profil

 

  • Accueillir, écouter, renseigner et orienter des personnes
  • Organiser des réunions
  • Rédiger et mettre en forme une communication orale et/écrite
  • Créer et développer une relation de confiance et d’aide avec le patient et / ou son entourage
  • Rédiger et mettre en forme des notes, documents
  • S’exprimer en face-à-face auprès d’une ou plusieurs personnes
  • Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
  • Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle
  • Travailler en équipe / en réseau

 

 

Qualités professionnelles

 

-     Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire

-     Capacité d’écoute

-     Qualités relationnelles, d’écoute et de médiation

-     Rigueur, discrétion, loyauté, disponibilité

-     Diplomatie, tact

-     Sens de l’organisation

 

PRE-REQUIS

 

  • Bonne maîtrise de l’orthographe et de la grammaire
  • Grande discrétion, capacité d’adaptation, esprit d’initiative
  • Qualités humaines, relationnelles et diplomatie
  • Rigueur et sens de l’organisation
  • Maîtrise des applications bureautiques Word, Excel et Powerpoint, Gilda, Orbis, Gestime, NSI gestion,
  • Connaissance des outils internet et intranet,
  • Connaissance de la gestion documentaire.
  • Expérience conseillée dans le domaine du secrétariat

 

Informations employeur

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Merci d'adresser votre candidature (Lettre de motivation et CV) à :

Mme Catherine TARDY

Directrice de la Direction des droits des Usagers de la gestion des risques et de la Qualité

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