Assistante de direction à la direction générale H/F

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DATE DE PUBLICATION 01/06/2018   TYPE DE CONTRAT Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR HOPITAL SIMONE VEIL   CATÉGORIE B, C
LIEUX DE TRAVAIL
Val-D'Oise
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

                   

Poste

Missions

Organiser la gestion de l’agenda et la réception, le traitement et la circulation de l’information (documents, communications téléphoniques, messages électroniques) de la directrice

Assurer le suivi de dossiers liés aux affaires générales el lien avec la Directrice ou le directeur-adjoint chargé des AG.

Participer à la gestion des instances rattachées à la Direction Générale et à la préparation de l’ordre du jour des diverses instances

 

Activités

Elaboration, adaptation et optimisation du planning de travail et de rendez-vous (gestion des agendas) de la directrice

Réception et traitement du courrier postal, des appels téléphoniques, des messages électroniques

Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

Accueil, orientation et/ou renseignement de tout public se présentant à la direction générale

 

Planification et organisation des réunions institutionnelles

Coordination de la préparation des instances (dont ordre du jour ; documents à diffuser) ;

Rédaction des compte- rendus et suivi du directoire et du conseil de surveillance

Préparation des invitations à diverses réunions

Préparation de supports (dont diaporamas)  pour la directrice

Organisation et classement des données, documents et rapports relatifs à son domaine de compétence

Suivi des dossiers d’autorisation d’activité et des conventions inter-hospitalières en relation avec le Directeur adjoint responsable des AG (à confirmer selon réorganisation)

 

Diffusion du planning de garde des directeurs

Gestion des congés des directeurs

Gestion des formations des directeurs (circuit autorisation ; suivi du budget ; inscriptions) en lien avec le service formation continue pour la partie mandatement

Réservation de salles de réunion

Profil

Exigences du poste

Niveau d’instruction et / ou diplôme(s) :

BAC minimum, BTS assistant de direction ou BAC +2 souhaité

Expérience similaire appréciée, en milieu hospitalier ou non

 

Connaissances requises :

Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur,…)

Maîtrise des Technologies d’Informations et de Communication (TIC)

Adaptation à l’emploi

Connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’un établissement public hospitalier

 

Compétences requises et qualités professionnelles :

Discrétion, rigueur, disponibilité, sens relationnel, sens de l’initiative, réactivité

Savoir identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

 

Savoir apprécier les urgences et prioriser ses tâches

 

Qualités rédactionnelles et de synthèse

 

Modalités d’organisation

Horaires de présence et d’accueil téléphonique

Plage horaire d’ouverture du secrétariat de 8h30 à 18H00, lundi au vendredi hors jours fériés, amplitude à couvrir avec la secrétaire du site de Montmorency.

Horaires en 8h00 par jour dont 7h24 travaillées ; disponibilité pour dépassement de temps si nécessaire (récupération)

Sectorisation, organisation du travail

Répartition des tâches entre les 2 assistantes  de direction, selon profil évolutif

 Polyvalence pour l’accueil et les périodes de congés

 

Outils informatiques et bureautiques :

Poste informatique avec pack office, pas d’utilisation de logiciel spécifique

Accès intranet/internet et messagerie interne

 

Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles

Liaisons hiérarchiques

L’assistante de direction est placée sous l’autorité du Directeur général

 

  • Liaisons fonctionnelles
  • Internes :

L’ensemble du personnel du centre hospitalier et notamment l’équipe de direction, le président de CME, les chefs de pôle, les médecins et les responsables non médicaux de services médicaux, médico -techniques, administratifs et techniques.

  • Externes :

Collectivités locales et territoriales, centres hospitaliers, ARS …

 

Lieu d’exercice

 

Site d’Eaubonne

Site de Montmorency de façon ponctuelle

 

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