Assistante de Direction CDD 6 mois

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DATE DE PUBLICATION17/02/2021 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURCONSEIL DEPARTEMENTAL DE HAUTE SAVOIE CATÉGORIE
LIEUX DE TRAVAIL
Haute Savoie
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Collectivité de 3 000 agents exerçant plus de 120 métiers, le Département de la Haute-Savoie est l’un des plus gros employeurs de son territoire. Il déploie ses politiques et actions au bénéfice des 800 000 Haut-Savoyards en s’appuyant sur un budget d’environ un milliard d’euros.Travailler pour le Département de la Haute-Savoie, c’est rejoindre une équipe qui s’investit au quotidien pour les solidarités humaines et territoriales dont il est le garant. Action sociale, collèges, voirie départementale, sport, culture, environnement… participez à l’évolution et à la construction de l’avenir d’un des départements les plus attractifs de France !Finalité du poste / Contexte :Le Pôle Bâtiments et Moyens recrute un adjoint administratif territorial, à temps complet.Au sein du Pôle Bâtiments, sous l’autorité de la Responsable de l’Unité Coordination Administrative, l’agent sera chargé d’assister le Directeur de pôle dans l’organisation du travail de l’ensemble des directions adjointes et des services constituant le pôle.

Poste

Au quotidien voici les missions sur lesquelles vous interviendrez :Sous la responsabilité fonctionnelle du Directeur du Pôle et en binôme avec une assistante, vous :Gérez le planning du Directeur de Pôle Répondez aux appels téléphoniques du Directeur de Pôle Constituez les dossiers en préalable aux réunions du Directeur de pôle Rédigez les courriers, notes, rapports, comptes rendus et relevés de décision relevant du Directeur de Pôle Organisez et planifiez les principales réunions du pôle (planification, constitution des ordres du jour, prise de notes et rédaction de comptes rendus / relevés de décision) Diffusez de manière réactive et pertinente l'information au sein des équipes du pôle : rapports, comptes rendus, notes et actualités… Suivez et mettez à jour le fichier institutionnel (mise à jour des interlocuteurs internes et externes) Saisissez et mettez en page les rapports d’activité, les supports et actions de communication du pôle : photos, constitution et consolidation des informations dans le système d'informations internes (référentiels internes, intranet…) Assurez le suivi de la gestion du temps (GESTOR) des collaborateurs directs du Directeur de Pôle En coordination avec les deux assistantes de l’Unité, vous :Coordonnez le suivi des agendas des encadrants du Pôle Coordonnez le suivi et la préparation des échéances (régulières ou ponctuelles) du Pôle : veille, relance, suivi et partage avec les deux assistantes Effectuez la diffusion (réactive et ciblée) de l'information au sein des équipes : CR / relevés de décision, rapports… Participez à l’organisation du classement et de l'archivage du Pôle Gérez le chrono commun et partagé des courriers arrivés et sortants du Pôle

Profil

Pour réussir sur ce poste vous disposez nécessairement de ces savoir-faire justifiés par une expérience :Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales Qualités rédactionnelles Maîtrise des outils informatiques (PackOffice, intranet, outils de travail collaboratif) Rigueur et sens de l'organisation Expérience du travail en équipe Vos savoir-être sont le / la :Réactivité, créativité et autonomie Bon relationnel Adaptation aux changements Capacités d'écoute, de compréhension et de synthèse Sens de la pédagogie Sens de la confidentialité et de la discrétion Disponibilité Ce poste nécessite des conditions d'exercice particulières dont vous devez tenir compte :Rémunération de 1363 euros net à 1465 euros net.Si vous vous reconnaissez dans ce poste, le Département attend votre candidature avant le 31 janvier 2021  !

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