Assistante de Direction de l’hôpital Ambroise Paré

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DATE DE PUBLICATION30/04/2020 TYPE DE CONTRATCDD, CDI, Titulaire
RECRUTEURGHU PARIS SACLAY CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
BOULOGNE BILLANCOURT
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

L’AP-HP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 39 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d’hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile, quel que soit le mode de prise en charge.

Depuis juillet 2019, le groupe hospitalo-universitaire APHP. Université Paris Saclay réunit les actuels hôpitaux universitaires Paris Île-de-de-France Ouest et les hôpitaux universitaires Paris Sud, en lien avec l’Université Paris Sud et l’Université Saint Quentin en Yvelines.

Au sein de ce groupe, le site Ambroise Paré est l’établissement universitaire de référence du centre des Hauts de Seine et de l’ouest du 16e arrondissement pour les spécialités médicales et chirurgicales. Doté d’un SAU adultes et d’un SAU pédiatrique, d’un service de soins critiques adultes, il assure la permanence des soins en chirurgie orthopédique, digestive et vasculaire, et en imagerie interventionnelle.

Poste

INTITULE DU POSTE : Assistante de Direction de l’hôpital Ambroise Paré

METIER : Secrétaire de Direction

CODE METIER : 45S40

GRADE :

Assistante médico administrative ou Adjoint des cadres hospitaliers (catégorie B)

LIAISONS

 HIERARCHIQUE DIRECT (N+1)

Directrice de l’hôpital Ambroise Paré

FONCTIONNELLES

Directeur du GHU et son adjoint

Les référents des directions fonctionnelles présents sur le site (RH, travaux, DSEL, travaux)

Les Directeurs adjoints et leurs collaborateurs du GHU

Les Directeurs de DMU (départements médico-universitaires) du GH, les  Cadres Paramédicaux de DMU, les Cadres Administratifs de  DMU

Les chefs de service du site Ambroise Paré

L’ensemble des cadres paramédicaux, administratifs et logistiques des services du site

Les Directions du siège de l’AP-HP

Les partenaires extérieurs (ARS, HAS, UVSQ, la ville de Boulogne Billancourt, les établissements partenaires)

 

ACTIVITES

Mission permanente : Assiste la Directrice du site dans la gestion courante des affaires générales.

  • Gestion de l’agenda, organisation des réunions, des rendez-vous, des déplacements
  • Gestion des appels téléphoniques et de l’accueil physique
  • Traitement et suivi du courrier et gestion des messages électroniques
  • Travaux de secrétariat : frappe de note, mise en forme de courriers
  • Organisation et suivi de la planification des réunions techniques (comité de site, réunion d’encadrement toutes filières), aide à l’élaboration des ordres du jour, envoi des documents
  • Vérification des documents à la signature du directeur (conventions, autorisations, attestations...)
  • Traitement et transmission des notes de service, des notes d’informations, et autres documents
  • Assurer un suivi des demandes diverses de la vie courante de l’établissement
  • Réalisation de l’archivage et du classement des documents
  • Gestion des plannings des salles de réunion et des véhicules de service 
  • Gestion des stocks de fournitures de bureau et autres approvisionnements
  • Elaborer le planning de garde des administrateurs de garde du site + envoi des informations
  • Gestion des dossiers spécifiques (cérémonies institutionnelles : être en appui pour l’organisation des cérémonies, établissement des listes d’invités, envoi des notes relatives aux Commémorations-Pavoisements)
  • Gestion des situations de crises (relais d’information, alerte, veille)

Mission spécifique :

 

  • Coordination et suivi du CHSTL en lien avec le Président et le Secrétaire, élaboration de l’ordre du jour, recueil des supports documentaires, participation à l’instance, rédaction du
    procès-verbal, assurer une information de ces travaux

 

QUOTITE DE TRAVAIL : 100 %

HORAIRES DE TRAVAIL : 7h30 / 9h à 17h

 

Avantages et contraintes liés au poste

 

Avantages :

Poste stratégique au sein de l’hôpital

Autonomie, pouvoir être force de propositions

Possibilité de télétravail pour la rédaction des PV de CHSCT

 

Contrainte :

Travail prolongé sur écran

 

 

Profil

COMPETENCES REQUISES

 

Connaissances particulières

Connaissance de l’environnement hospitalier et des acteurs institutionnels.

Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Power-Point)

Connaissance Internet (intranet, mail, internet) et maîtrise messagerie Outlook : gestion des agendas et des mails

Application doodle pour l’organisation des réunions

SAP (commande)


QUALITES PROFESSIONNELLES

Aptitude à organiser son activité en fonction des priorités (urgences à gérer simultanément parfois)

Capacité d’adaptation

Anticipation et sens de l’initiative

Autonomie

Rigueur

Sens de l’accueil 

Dynamisme et efficacité

Réactivité et disponibilité

Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, compte-rendu, mise en page des courriers, techniques de classement et d’archivage etc.).

Maîtrise des techniques de l’expression écrite et parfaite maîtrise des outils bureautiques (pack Office).
 

FORMATIONS ET/OU QUALIFICATIONS SOUHAITEES

Formation aux techniques de secrétariat (dactylographie, rédaction, classement, organisation,)

BTS Assistant Manager ou équivalent

Informations employeur

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