Assistante de direction F/H

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels. Labelisée HR Excellence in Research par la Commission européenne depuis 2021, Sorbonne Université porte une stratégie ambitieuse au service de l'ensemble de sa communauté de recherche.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 30 sites en Ile-de-France et en régions.

CDD de 1 an (renouvelable).
A compter du 01/01/2027.

Rejoignez Polytech Sorbonne et contribuez au quotidien au développement d'une école d'ingénieurs !
Au coeur de la vie de l'école, l'assistant·e de direction joue un rôle clé dans le bon fonctionnement de l'établissement et accompagne directement l'équipe de direction dans ses activités quotidiennes et ses projets.
Véritable interface entre la direction, les services de l'école, les étudiants, les enseignants et les partenaires, vous contribuez à fluidifier l'organisation, à coordonner les différents acteurs et à assurer le suivi des activités de l'école.
Ce poste, à la fois polyvalent et transversal, offre une grande diversité de missions et permet d'être au coeur des projets et des temps forts de Polytech Sorbonne.

Missions :
1. Accompagner la direction au quotidien
Assurer l'accueil et l'orientation des interlocuteurs
Organiser et gérer les agendas de la direction, tout en assurant un suivi administratif de ses activités afin de faciliter sa prise de décision
Suivre le calendrier des projets, instances et événements de l'école et apporter un soutien opérationnel aux chargés de missions dans la réalisation de leurs objectifs
Coordonner l'organisation des réunions internes et externes, en veillant à leur bon déroulement et à leur efficacité
Rédiger les comptes rendus des réunions et conseils, et mettre en forme les courriers officiels
Servir de pont entre la direction et les associations d'élèves, pour favoriser les échanges et soutenir les initiatives étudiantes
Contribuer activement à la logistique de l'école, en assurant une gestion fluide des ressources et des espaces
Participer, aux côtés de la chargée de communication, à l'organisation des grands événements de l'école : salons étudiants, cérémonie de remise des diplômes, événements institutionnels, etc, pour valoriser l'image de l'école et renforcer son attractivité

2/ Finances
Participer au suivi des recettes et des dépenses
Assurer la saisie et le suivi des actes de commande et de vente dans SIFAC
Gérer les virements et prestations internes
Assurer le traitement des demandes de remboursement et le suivi de la carte achat de la direction
Organiser les déplacements professionnels en France et à l'étranger et établir les ordres de mission


3/ Ressources Humaines
Assurer la gestion administrative des dossiers des enseignants vacataires, en lien avec le pôle pédagogique de l'école et la DRH de l'université
Accompagner et suivre le processus de recrutement et de mise en paiement des emplois étudiants
Veiller au respect des échéances et à la bonne circulation des informations entre les différents interlocuteurs


Conditions particulières d'exercices :
Les services de l'école s'organisent autour des enseignements qui se déroulent entre 8h30 et 18h00.
Les horaires de travail seront organisés afin d'assurer une continuité de service public, tout en tenant compte des contraintes familiales de l'agent.