ASSISTANTE de DIRECTION H/F

IDENTIFICATION DU POSTE

Métier : Secrétaire de Direction

Code métier : 45540

Appellation locale : Assistante de Direction ou Adjoint des Cadres Hospitaliers

Poste à pourvoir au : 1er juillet 2021

Modalités de recrutement : Titulaire

Schéma horaire : Jour

PRÉSENTATION DU SERVICE

• Direction du site Raymond-Poincaré
• Directeur référent des DMU neuro-locomoteur et handicaps / chirurgie orthopédique – chirurgie plastie et reconstruction
• Service de la médiathèque
• Loge et sécurité anti-malveillance.

Composition de l’équipe :

• 1 assistante de direction
• 2 professionnelles à la médiathèque
• Supervision des personnels affectés à la loge (7) et au service anti-malveillance (2).

LIAISONS

Liaisons hiérarchiques (N+1) :

• Directrice de l’hôpital Raymond-Poincaré

Liaisons fonctionnelles :

• Le Directeur du GHU, son adjoint et la secrétaire générale
• Le Directeur des Soins et des Activités Paramédicales du site
• Les référents des directions fonctionnelles présents sur le site (RH, travaux, DAL-HQ, équipement, qualité, risques, droits des patients, sécurité)
• Les Directeurs adjoints et leurs collaborateurs du GHU
• Les Directeurs de DMU (Départements Médico-Universitaires) du GHU, les Cadres paramédicaux de DMU, les Cadres administratifs de DMU
• Les Chefs de service du site Raymond-Poincaré
• L’ensemble des Cadres paramédicaux, administratifs et logistiques des services du site Raymond-Poincaré
• Les Directions du Siège de l’AP-HP
• Les Administrateurs de garde du site Raymond-Poincaré
• Les partenaires extérieurs (ARS, HAS, UVSQ, la ville de Garches, les établissements partenaires)

ACTIVITÉS

Missions générales : Assiste la Directrice du site dans la gestion courante des affaires générales

• Gestion de l’agenda, organisation des réunions, des rendez-vous, des déplacements
• Gestion des appels téléphoniques et de l’accueil physique
• Traitement et suivi du courrier et gestion des messages électroniques
• Travaux de secrétariat : frappe de notes, mise en forme de courriers, comptes-rendus de réunions, corrections aux projets de procès-verbaux du CHSCT dactylographiés par un prestataire de service
• Organisation et suivi de la planification des réunions techniques (comité de coordination, réunion d’encadrement toutes filières), aide à l’élaboration des ordres du jour, envoi des documents
• Vérification des documents à la signature du Directeur (conventions, autorisations, attestations…)
• Traitement et transmission des notes de service, des notes d’informations et autres documents
• Suivi des demandes diverses de la vie courante de l’établissement
• Réalisation de l’archivage et du classement des documents
• Gestion des plannings des salles de réunions et des véhicules de service
• Gestion des stocks de fournitures de bureau et autres approvisionnements sur SAP
• Elaboration et mises à jour du planning de garde des administrateurs du site et des Internes
• Gestion des dossiers spécifiques (cérémonies institutionnelles : être en appui pour l’organisation des cérémonies ou visites institutionnelles, établissement des listes d’invités, envoi des notes relatives aux Commémorations-Pavoisements)
• Gestion des situations de crises (relais d’information, alerte, veille)

Missions spécifiques :

• Coordination et suivi du CHSCT en lien avec le Président et le Secrétaire, élaboration de l’ordre du jour, mise à jour de l’arrêté et diffusion, recueil des supports documentaires dans les délais impartis, installation technique de la salle des instances, diffusion des procès-verbaux

Particularités du poste :

• Travail en collaboration étroite avec l’autre assistante en charge du secrétariat du Directeur des Soins et des Activités Paramédicales, du Directeur des Achats, de la Logistique et de la Qualité Hôtelière et de l’Ingénieur Biomédical (continuité de suivi des dossiers, remplacement mutuel pour les congés, RTT…).

HORAIRES DE TRAVAIL

Horaires : 

• Du lundi au vendredi : en 7 h36 – Repos les week-end et jours fériés
• Amplitude horaire : A définir sur une plage horaire entre 8 h30 et 17 h30 en alternance et en coordination avec l’Assistante en charge des secrétariats de plusieurs directions fonctionnelles

Quotité de temps :

• 100 %

GESTION DE LA PRÉVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

RISQUES PROFESSIONNELS LIÉS À L’ACTIVITÉ

• Travail prolongé sur écran
• Possibilité de télétravail dans le cadre des règles AP-HP

MESURES DE PRÉVENTION PRISES FACE À CES RISQUES

• Chaise et bureau ergonomique.
• Alternance des travaux assurés et pauses pour éviter un travail en continu sur ordinateur.

FORMATIONS À LA SECURITÉ ET À LA SANTÉ LIÉES AU TRAVAIL :

• Formation obligatoire à la sécurité incendie (annuelle)

SURVEILLANCE MÉDICALE

Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé. Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer.

COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances particulières :

• Connaissance de l’environnement hospitalier et des acteurs institutionnels
• Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Power-Point)
• Connaissance Internet (intranet, mail, internet) et maîtrise messagerie Outlook : gestion des agendas et des mails
• Application doodle pour l’organisation des réunions
• SAP (commande)
• Outils de visio/audi conférence : skype, zoom…

Qualités professionnelles requises :

• Aptitude à organiser son activité en fonction des priorités (urgences à gérer simultanément parfois)
• Capacité d’adaptation
• Anticipation et sens de l’initiative
• Autonomie
• Rigueur
• Sens de l’accueil
• Dynamisme et efficacité
• Réactivité et disponibilité
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, compte-rendu, mise en page des courriers, techniques de classement et d’archivage etc…)
• Maîtrise des techniques de l’expression écrite et parfaite maîtrise des outils bureautiques (pack office)

PRÉ-REQUIS

Formations et/ou qualifications requises :

• Formation aux techniques de secrétariat (dactylographie, rédaction, classement, organisation)
• BTS Assistant Manager ou équivalent

EXPÉRIENCE REQUISE

• Expérience antérieure de secrétariat de direction appréciée.
• Notions juridiques et affectation antérieure aux affaires générales.