Assistante de Direction

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DATE DE PUBLICATION12/05/2020 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURGHU PARIS SACLAY CATÉGORIEB, C
LIEUX DE TRAVAIL
CLAMART
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Présentation du groupe hospitalier L’AP-HP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu, composé de 39 hôpitaux réunis au sein de 6 groupes hospitaliers. L’AP-HP est le premier employeur d’Ile de-France : 100 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent. Dans le cadre de la « Nouvelle AP-HP », de nouveaux groupes hospitaliers mieux articulés avec les universités et leur territoire ont été mis en place. A compter du 1er juillet 2019, un nouveau groupe hospitalier Paris Saclay réunit les hôpitaux universitaires Paris Île-de-de-France Ouest et les hôpitaux universitaires Paris Sud, en lien avec l’Université Paris Sud et l’Université Saint Quentin en Yvelines. Il travaillera aussi en étroite collaboration avec le Groupe hospitalier universitaire Henri Mondor, qui a vocation à être associé à son projet stratégique et médical. Les Hôpitaux universitaires Paris Ile-de-France Ouest se composent des sites d’Ambroise Paré (Boulogne-Billancourt), Raymond Poincaré (Garches), Berck-sur-Mer (Berck, Nord-Pas-de-Calais) et Sainte-Perrine (Paris XVIème). Les Hôpitaux universitaires Paris Sud se composent des sites de Bicêtre (Le Kremlin Bicêtre), Paul Brousse (Villejuif), et Antoine Béclère (Clamart). Le groupe hospitalier Paris Saclay rassemble plus de 13000 professionnels et représente un budget de 1,2 milliard d’euros. Il est un acteur majeur de la recherche clinique et de l’innovation.

Présentation du service et de l’équipe : Missions de la DEL-QH : organisation et gestion des achats de fournitures et des prestations de la logistiqu

Poste

MISSIONS Missions générales :
 
Assurer le secrétariat du directeur des Achats, de la Logistique et de la Qualité Hôtelière.
 
Missions permanentes : - Gestion du planning du directeur : agenda, rendez-vous, organisation de réunions et préparation de dossier, organisation des déplacements, - Utilisation quotidienne de l’application Trello (outil de gestion de projet et de tâches) - Etroite collaboration avec l’ensemble des cadres des 7 sites du directeur, - Frappe des courriers, rapports, tableaux de synthèse ou d’indicateurs et diffusions d’informations par mail pour le directeur et ponctuellement pour l’ensemble de ses cadres


- Accueil téléphonique et physique : nombreux contacts téléphoniques pour tout le groupe hospitalier, - Assurer le suivi des « affaires en cours » pour les 7 sites du groupe hospitalier : demandes de prestations de restauration, convocation en entretiens pré-disciplinaires pour les agents de la DEL-QH, recensement des CDD de la DEL-QH, - Recensement et traitement des fiches Osiris relatives aux transports de patients pour les 7 sites du groupe hospitalier avec courrier aux sociétés d’ambulances ou au Service Central des Ambulances, - Saisie des congés dans Gestime du directeur et de l’ensemble de l’encadrement DEL-QH, - Saisie des commandes de fournitures, prestations et des demandes d’interventions dans le logiciel SAP, - Mise en forme de documents à partir de notes (excel/power-point/word).
 
PARTICULARITES : Le Directeur des Achats, de la Logistique et de la Qualité Hôtelière gère les secteurs logistiques des 7 sites du groupe hospitalier Universitaire Paris Saclay : veiller à organiser au mieux les rdv en fonction des sites et des temps de trajets.
 
RISQUES PROFESSIONNELS LIES A L’ACTIVITE : Travail sur écran
 
MESURES DE PREVENTION PRISES FACE A CES RISQUES : Ergonomie du poste de travail

 

Quotité du travail : 100 % Amplitude horaire : 9 h – 17h (en 7h36) - A organiser entre les deux secrétaires

Profil

COMPETENCES REQUISES
 
FORMATIONS ET/OU QUALIFICATIONS SOUHAITEES : Formation aux techniques de secrétariat (dactylographie, rédaction, classement, organisation,…) BTS Assistant Manager ou niveau
 
CONNAISSANCES PARTICULIERES : Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Power-Point)) Connaissance Internet (intranet, mail, internet) Maîtrise messagerie Outlook : gestion des agendas et des mails Application Trello fortement conseillée Application doodle pour l’organisation des réunions Gestime SAP
 
EXPERIENCE PROFESSIONNELLE : Fortement conseillée en secrétariat
 
QUALITES PROFESSIONNELLES : Ponctualité Rigueur Réactivité  Autonomie et aptitude à organiser son activité en fonction des priorités (beaucoup d’urgences à gérer simultanément) Esprit d’initiative 
Logique d’organisation (la DEL-QH s’étend sur 7 sites éloignés géographiquement) Sens des relations et de l’accueil téléphonique (orientations des communications) ou physique (patients souvent perdus dans l’établissement) Bonne présentation Discrétion et secret professionnel
 

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