Assistante de la Direction des Soins h/f

  • Partager
  • Envoyer à un ami
  • Imprimer
DATE DE PUBLICATION25/11/2020 TYPE DE CONTRATTitulaire, CDD
RECRUTEURGHU PARIS SACLAY CATÉGORIEB, C
LIEUX DE TRAVAIL
LE KREMLIN BICETRE
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

AP-HP.Université Paris Saclay

Logo_Saclay_AP-HP Saclay  Université de Paris Saclay_AP-HP Saclay  Université de Paris SaclayFICHE METIER:

 

Zone de Texte:
 

CHU DE BICETRE

78, RUE DU GENERAL LECLERC - 94270 LE KREMLIN BICETRE

Métro : Station Le Kremlin-Bicêtre (ligne7) (direction Villejuif)
Bus : n° 47 - 131 - 323 (arrêt hôpital) - n° 125 (arrêt Convention Jaurès) - n° 186 (arrêt Parrot-Benserade)
Voiture : Fléchage à partir de la Porte d'Italie

Présentation de la structure et de l'équipe :

Structure de l’équipe :

- 1 Coordonnatrice générale des soins

- 1 Directrice des soins

- 2 Secrétaires de direction

- 2 Cadres experts chargées de missions

- 1 Cadre supérieur de santé responsable du SICS et 2 assistants

- 1 CS IBODE, 2IDE, 1 secrétaire pour l’équipe opérationnelle d’hygiène

- 1 CS, 2 AS et 1 ASH pour la chambre mortuaire

- 2 Cadres de santé au service des transports malades

- 2 IDE sur l’équipe de coordination en cancérologie

- 1 CSS et 1 CS pour la rééducation

- 5 Cadres de santé de nuit

 

 

 

Position dans la structure :

Liaisons hiérarchiques :

Coordonnatrice générale des soins et des activités paramédicales du GHU AP-HP. Université Paris-Saclay

Directrice des soins de Bicêtre

 

Liaisons fonctionnelles :

Directeurs des soins, CP DMU, cadres supérieurs de santé, cadres de santé, directeurs adjoints, secrétariats des différentes directions.

 

Poste

Mission générale :

  1. Assister la coordonnatrice générale des soins et la directrice des soins
  2. Assurer le secrétariat de la coordonnatrice générale des soins et des activités paramédicales du GHU et de la directrice des soins du site de Bicêtre
  3. Assurer l’interface entre les directions des soins de chaque site du groupe hospitalier
  4. Assurer l’interface entre la direction des soins du groupe hospitalier universitaire, la direction des ressources humaines, les différentes directions du GHU, les pôles d’activités, les CSS en mission transversale (recrutement, formation continue, stages), l’institution DSAP AP-HP, et les sociétés extérieures.
  5. Assurer le suivi des dossiers de recrutement des personnels non médicaux des différents DMU

 

 

Missions permanentes : les missions sont réparties entre les deux secrétaires en concertation avec la coordonnatrice générale des soins (CGS) et la directrice des soins.

 

  1. Accueil physique et prise en charge des professionnels ou des usagers
  2. Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
  3. Prise de rendez-vous, organisation des rendez-vous, tenue de l’agenda
  4. Suivi de la messagerie de la coordonnatrice générale des soins
  5. Préparation et suivi des dossiers quotidiennement
  6. Organisation et préparation des différentes réunions : CPDMU, encadrement, réunions de direction
  7. CLSIRMT : envoi convocation aux membres du bureau de la commission, réservation et préparation de la salle au sein du groupe hospitalier, frappe du compte rendu. Mise à jour sur l’intranet. Déplacements ponctuels les sites du GHU
  8. Réunion encadrement des pôles d’activités : envoi l’ordre du jour aux membres, réservation et préparation de la salle, suivi des listes d’émargement.
  9. Traitement quotidien du courrier. Présentation de divers documents, notes, comptes rendus, etc…
  10. Traitement et mise en forme des courriers, des documents, du projet de soins, des tableaux de garde des cadres de santé, des plannings des cadres de nuit, de l’organigramme de l’encadrement des pôles d’activités du GH, de l’organigramme de la direction des soins…
  11. Recensement pour suivi et/ou élaboration de documents institutionnels (enquête escarres, bilan projet de soins, états des lieux des unités de soins, etc…)
  12. Constitution et suivi de dossiers thématiques. Classement des dossiers
  13. Accueil et organisation des RDV des recrutements cadres de santé, cadres supérieurs…
  14. Enregistrement et suivi administratif des différents mouvements en lien avec la DRH (recrutement/mutation/disponibilité/TP).
  15. Gestion des candidatures du personnel paramédical : réception, traçabilité, transmission aux cadres paramédicaux, suivi des tableaux de bord, envoi des réponses négatives par mail et courrier, classement des candidatures sans suite et négatives, archivage, publication des postes vacants au sein du groupe hospitalier, transmission du dossier de recrutement au bureau du personnel. Information aux postulants de la suite donnée à leur candidature
  16. Suivi mensuel des TPER avec les CPDMU
  17. Publication et actualisation des fiches de poste sur espace emplois, FHF et autres sites
  18. Gestion des stages paramédicaux dans les services de soins du GH : réception des demandes, transmissions aux cadres pour avis, suivi par tableaux de bord et fichiers partagés, réponse aux candidats. Suivi des conventions de stages et des documents obligatoires. Echange entre le demandeur, l’encadrement et l’établissement de formation.
  19. Recensement des places des stages auprès des CPP pour les étudiants à l’IFCS, transmission à l’IFCS.
  20. Elaboration du suivi mensuel des postes vacants. Diffusion des postes vacants auprès de l’encadrement paramédical pour affichage.
  21. Gestion et tableau de suivi par DMU des candidatures RCA.
  22. Organisation et préparation des différentes manifestations (journées d’échanges professionnels, accueil des étudiants infirmiers, de médecine…). Gestion de l’accueil des étudiants de médecine L2 en lien avec les cadres experts en soins au sein du GH : lien avec l’université, lien avec les référents de site au sein du GH, information auprès des intervenants, mise à jour du programme d’accueil, réservation de la salle, information auprès des unités cliniques d’accueil.
  23. Préparation et planification mensuelle des astreintes WE des cadres de santé (planning des heures pour la DRH en début de mois)
  24. Transmission des rapports d’astreintes et heures effectuées par l’encadrement
  25. Suivi des congés des CPDMU et de la Direction des soins
  26. Gestion des Cartes GESTIME de la Direction des soins
  27. Communication en transversale avec les secrétariats des Directions fonctionnelles : envoi de l’organigramme des pôles d’activités, du planning des cadres de nuit, du planning de garde des CS, mise à jour du fichier Excel d’arrivée-départ des cadres permettant du publipostage et mise à jour de la liste de diffusion informatique, planning des réunions de la DSAP, agenda partagé….
  28. Gestion des stocks de fournitures de bureau / consommables informatiques et produits en lien avec la pharmacie Gestion des fournitures du service et matériels de bureau.
  29. Classement et archivage des documents et dossiers du service.
  30. Reproduction de documents.

 

 

Missions ponctuelles ou spécifiques 

  • Participer à la création et à l’alimentation de dossiers partagés.
  • Contribuer à l’élaboration de supports de communication (diaporama)
  • Assurer la continuité du secrétariat

 

Risques professionnels liés à l’activité 

 Surcharge d’informations et multiples sollicitations

 

Mesures de prévention prises face à ces risques : formation à la gestion du temps et à la qualité de vie au travail

 

 

Profil

COMPETENCES

Savoir-faire requis

 

Formation et/ou qualifications requises :

  • Maîtriser les logiciels informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook (messagerie et calendrier), méthode de classement, formation à l’accueil souhaitée.

 

  • Connaissances particulières requises : savoir gérer un agenda, prendre des notes, faire des synthèses, préparer des dossiers. Organiser et gérer son temps. Maîtriser la rédaction des procès-verbaux et des comptes rendus.

 

 

 

QUALITES REQUISES

 

  • Capacité à prendre des initiatives et à prioriser, anticipation, rigueur, sens de l’organisation, des contacts.

- Capacités communicationnelles développées, maîtrise de soi.

  • Discrétion professionnelle et loyauté

- Disponibilité.

- Savoir travailler en étroite collaboration avec l’équipe de directeurs

- Adapter son mode de communication à ses interlocuteurs

 

PREREQUIS

détenteur d’un BTS Service et prestations des secteurs sanitaire et social ou autre BTS préparant à l’assistance de direction

 

 

EXPERIENCE CONSEILLEE

Expérience du secrétariat

Expérience de secrétariat souhaité

 

Informations employeur

Afficher les informations

PERSONNE A CONTACTER

 

Lettre de motivation et CV à envoyer à :

POSTULER À L'OFFRE
Assistante de la Direction des Soins h/f

Vous avez déjà un CV Emploi Public ? Postulez avec votre compte

* : éléments obligatoires

Civilite*

(Taille maximum : 1Mo – Type de fichier : pdf, doc(x), odt, rtf)

Offres d’emploi similaires à Assistante de la Direction des Soins h/f

INFOPRO DIGITAL

Commercial Sédentaire B to B H/F

Titulaire, Contractuel, CDI, CDD | 04/12/2020 | INFOPRO DIGITAL

VILLE DE PLAISIR

Plombier H/F

Titulaire, Contractuel, CDD | 03/12/2020 | VILLE DE PLAISIR

VILLE DE PLAISIR

Un Directeur ou une Directrice des Finances et des Achats (H/F)

Titulaire, Contractuel | 03/12/2020 | VILLE DE PLAISIR