ASSISTANTE DE LA DIRECTION DU SYSTEME D’INFORMATION H/F

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DATE DE PUBLICATION10/07/2020 TYPE DE CONTRATTitulaire, CDD
RECRUTEURGHU PARIS SACLAY CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
LE KREMLIN BICETRE
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

STRUCTURE

L’AP-HP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Ses 39 hôpitaux accueillent chaque année
10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d’hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile, quel que soit le mode de prise en charge. Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c’est pour elle à la fois un devoir et une fierté.

 L’AP-HP est le premier employeur d’Ile de-France : 100 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent.

Dans le cadre de la « Nouvelle AP-HP », de nouveaux groupes hospitaliers mieux articulés avec les universités et leur territoire ont été mis en place. Depuis juillet 2019, le groupe hospitalo-universitaire APHP.Université Paris Saclay réunit les actuels hôpitaux universitaires Paris Île-de-de-France Ouest et les hôpitaux universitaires Paris Sud, en lien avec l’Université Paris Sud et l’Université Saint Quentin en Ÿvelines. Il travaille aussi en étroite collaboration avec le Groupe hospitalier universitaire Henri Mondor, qui a vocation à être associé à son projet stratégique et médical.

Le groupe hospitalo-universitaire APHP.Université Paris Saclay se compose des sites Bicêtre (Le Kremlin Bicêtre), Paul Brousse (Villejuif),  Antoine Béclère (Clamart), Ambroise Paré (Boulogne-Billancourt), Raymond Poincaré (Garches), Maritime de Berck (Berck-sur-Mer, Nord Pas-de-Calais) et Sainte-Périne (Paris XVIème). Le groupe hospitalo-universitaire APHP.Université Paris Saclay rassemble plus de 13.000 professionnels et représente un budget de 1,2 milliard d’euros, dont 51,9 M€ d’investissement. Il est un acteur majeur de la recherche clinique et de l’innovation.

 

SERVICE

PRESENTATION

Les missions de la Direction du Système d’Information sont les suivantes :

  • mettre en œuvre le schéma directeur du SI en alignement avec la politique stratégique et le projet d’établissement de l’APHP ;
  • assurer le bon fonctionnement du SI (matériels et logiciels), sa disponibilité et sa fiabilité, dans le respect de la politique générale de sécurité ;
  • développer et maintenir le SI à un niveau technologique et fonctionnel élevé ;
  • garantir un haut niveau de services aux utilisateurs ;
  • accompagner les utilisateurs dans le changement et la prise en main des outils numériques ;
  • participer aux travaux de transformation des organisations pour adapter le SI aux processus métier.
 

COMPOSITION DE L’EQUIPE

La Direction du Système d’Information comprend notamment :

  • Un département Direction
  • Un département Infrastructure : Exploitation, Réseau, Systèmes
  • Un département Proximité : une équipe Postes de travail sur chaque site
  • Un département Applications et projets

 

LIAISONS

HIERARCHIQUE DIRECT (N+1) : Le Directeur du Système d’Information

 

FONCTIONNELLES : Le directeur de Projets de la DSI, l’ensemble des directions fonctionnelles du groupe hospitalier, l’ensemble des pôles médicaux, le Département Infrastructure et Services de l’APHP, les Centres de compétences et de Supports de l’APHP, les fournisseurs.

Poste

ACTIVITES

 

FONCTIONS GENERALES

  • Assurer le secrétariat de la Direction des Systèmes d’Informations du groupe hospitalo-universitaire APHP.Université Paris Saclay ;
  • Organiser la communication, le traitement et la circulation de l’information ;
  • Assurer le suivi et le contrôle budgétaire des comptes informatiques.

 

MISSIONS GENERALES

  • Organisation des réunions, des visites.
  • Prise de notes, frappe et mise en forme des documents.
  • Prise de rendez-vous / gestion des agendas.
  • Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques.
  • Reproduction et diffusion de documents, de dossiers auprès des contacts pertinents.
  • Réception et traitement des courriers, des dossiers, des documents de la direction (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).
  • Accueil et orientation des personnes, des groupes, des publics.
  • Gestion, diffusion et archivage des informations électroniques ou papier et de la documentation du service.
  • Rédaction et mise en forme de supports de communication internes DSI, GHU (notes, newsletters, …) et externes.
  • Participation aux démarches de certification (HAS, certification des comptes, …), notamment par la formalisation des documents (notes, rapports et procédures).
  • Suivi des budgets d’investissements informatiques, en collaboration avec la gestionnaire effectuant les commandes, dans l’outil SAP (calcul des amortissements, suivi des crédits de paiement, …).
  • Contrôle et analyse des dépenses d’exploitation et de maintenance informatique, en collaboration avec le gestionnaire de commandes, dans l’outil SAP.

 

MISSIONS PONCTUELLES ET SPECIFIQUES

-        Recueil, analyse, validation des demandes d’absences des agents et saisie dans le logiciel de gestion des temps (Gestime), en l’absence de la gestionnaire.

  • Saisie des demandes d’interventions techniques dans SAP.
  • Etre réquisitionnée en dehors de ses heures de travail, dans le cas d’un déclenchement de plan d’urgence.

 

QUOTITE DE TRAVAIL

100 %

HORAIRES DE TRAVAIL

Cadre au forfait en 7h36

Profil

COMPETENCES REQUISES

 

FORMATION ET/OU QUALIFICATION REQUISES

BTS DE SECRETARIAT DE DIRECTION OU BAC + EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

 

CONNAISSANCES PARTICULIERES REQUISES

  • Utilisation des outils bureautiques Microsoft (Word, Excel, Power Point, …)
  • Capacités rédactionnelles
  • Utilisation de l’application SAP
  • Techniques d’accueil téléphonique
  • Technique de classement et d’archivage
  • Communication relation interpersonnelle
  • Droit hospitalier sur les marchés publics
  • Organisation et fonctionnement du Groupe Hospitalier

 

PRE-REQUIS

QUALITES PROFESSIONNELLES : Organisation, Autonomie, disponibilité, esprit d’équipe, sens du service, gestion des priorités, discrétion, prise d’initiatives, diplomatie

Informations employeur

Afficher les informations

Thomas MERY

Directeur du Système d’Information

Secrétariat : 01 45 21 28 39

Mail : [email protected]

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ASSISTANTE DE LA DIRECTION DU SYSTEME D’INFORMATION H/F

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