Assistante de la Direction Générale F/H

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

Métier : Adjoint Administratif Catégorie C - F/H
Poste : Jour
Horaires : Amplitude horaire du secrétariat : 8h30 à 18h00
Pourcentage temps de travail : 100%

Définition
Organiser pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions, ).

MISSIONS GENERALES
Organisation des rendez-vous, réunions et déplacements du Directeur Général Adjoint et du Secrétaire Général.
Organisation des instances en lien avec la Cheffe de Cabinet et l'Assistante du Directeur Général.
Gestion des appels téléphoniques de la Direction Générale.
Gestion du courrier de la Direction Générale (réception, enregistrement, diffusion et classement).
Traitement et suivi de la boîte mail de la Direction Générale.
Mise en forme, relecture et préparation des courriers, notes et documents pour signature du Directeur Général.
Réservation et préparation des salles de réunion.
Gestion et suivi des conventions en l'absence de la secrétaire référente conventions.
Assurer l'accueil physique des interlocuteurs internes et externes de la Direction Générale.
Assurer le suivi administratif des dossiers confiés par le Directeur Général, le Directeur Général Adjoint et le Secrétaire Général.
Contribuer à la préparation des réunions, instances, commissions et groupes de travail (élaboration des ordres du jour, préparation des dossiers, diffusion des documents).
Réaliser les comptes rendus et assurer le suivi des actions décidées lors des réunions.
Garantir la confidentialité des informations et des dossiers traités.
Assurer le classement, l'archivage et la gestion documentaire de la Direction Générale.
Participer à l'amélioration continue des procédures administratives et des outils de gestion du secrétariat.
Assurer le suivi des échéances, relances et tableaux de bord administratifs de la Direction Générale.
Contribuer à la circulation de l'information entre la Direction Générale et les différentes directions de l'établissement.
Apporter un soutien logistique et administratif lors de l'organisation d'événements institutionnels.
Assurer un rôle d'interface privilégiée entre les services internes, les partenaires extérieurs et les membres de la Direction Générale.

Niveau requis en fonction de l'activité :
Accueil des personnes (directeur, autorités, chefs de pôles, chefs de services etc.
.
) : Expert
Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle,
relance commandes) : Pratique courante
Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées : Expert
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents : Maîtrisé
Prise de rendez-vous / gestion des agendas : Expert
Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques : Maîtrisé
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers : Maîtrisé
Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri,
traitement, diffusion, archivage) : Maîtrisé
Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité : Expert

Accueil téléphonique :Connaissances d'expert
Bureautique : Connaissances approfondies
Classement et archivage : Connaissances approfondies
Communication / relations interpersonnelles : Connaissances d'expert
Droit hospitalier : Connaissances générales
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement : Connaissances approfondies
Secrétariat : Connaissances d'expert

Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics : Maîtrisé
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion
documentaire : Maîtrisé
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites : Maîtrisé
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel : Expert
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures : Maîtrisé
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence : Expert
S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes : Maîtrisé
Travailler en équipe / en réseau : Maîtrisé
Utiliser les outils bureautique / TIC : Maîtrisé