Assistante de la directrice du cabinet de Mme la Maire et du secrétariat des élus (H / F)

  • Partager
  • Envoyer à un ami
  • Imprimer
DATE DE PUBLICATION 15/02/2019   TYPE DE CONTRAT Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR VILLE DE CACHAN   CATÉGORIE B
LIEUX DE TRAVAIL
Val-De-Marne
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

         

Poste

Fonction : Assistante de la directrice du cabinet de Mme la Maire et du secrétariat des élus (H / F)

Direction - Service : Cabinet du Maire

Catégorie B – cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux

             

MISSIONS

Assistante permanente à la direction du cabinet et du secrétariat des élus.

FONCTIONS ET ACTIVITES

Organisation de la vie professionnelle du cadre et des élus :

Gestion des agendas

Organise l’activité quotidienne de la Directrice de Cabinet et des élus

Rappel de l’information importante de transmettre les messages

Tri et répartition du courrier du Cabinet

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :

Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers du cabinet

Réaliser la saisie de documents de forme et contenus divers

Organiser le classement et l’archivage des dossiers

Fonctions transversales :

Renseigner des tableaux de suivi des activités du service

Recenser les congés de la direction

Recenser les demandes de formation

Recenser les équipements bureautiques

Accueil téléphonique et physique des secrétariats :

Assurer l’accueil du public

Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les services compétents

Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Secrétariat des élus :

Organiser les réunions et faire l’interface avec les services

Gestion des astreintes des élus (planning, suivi…)

Suivi des congés des élus

Suivi des parapheurs à la signature des élus

Tri et répartition du courrier

Relations quotidiennes avec l’ensemble des élus du Conseil Municipal (35 membres)

Communication web :

Conception et intégration des supports dans le logiciel de l’affichage dynamique

Autres missions :

Polyvalence sur les différents postes de travail au Cabinet (secrétariat du Maire + l’accueil du Cabinet/gestion des salles)

S’adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques

Profil

COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES

Savoir :

Maîtrise des principaux logiciels bureautique (Word, Excel, Outlook…)

Maîtrise des logiciels de PAO (design) et de retouche d’images (Photoshop)

Connaissance du fonctionnement municipal (élus et administration)

Connaissance de base en droit public et droit civil, en relation avec les missions des collectivités territoriales

Savoir-faire :

Réalisation de tous types de documents administratifs

Réalisation de documents de communication

Réalisation de documents statistiques

Organisation de réunions

Gestion des congés d’une équipe de 22 personnes

Accueil du public

S’adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques

Aptitudes / Qualités :

Esprit d’équipe

Ecoute

Esprit d’initiative

Qualités relationnelles

Discrétion

Disponibilité, adaptabilité

Bonnes qualités rédactionnelles

Sens de l’organisation

Rigueur, concision, diplomatie

Bonne résistance au stress

CONDITIONS D’EXERCICE DES MISSIONS / ENVIRONNEMENT DU POSTE

Hiérarchie :

N+1 : Directeur du Cabinet

Lieu de travail : Mairie de Cachan

94230 CACHAN

Temps de travail : 37 h 30

Horaires : Horaires de bureau

Particularité : Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Dans le cadre de la charte Handicap, le poste est, à compétences égales, accessible et ouvert aux personnes reconnues travailleur handicapé