Assistante du chef de service PMI et Santé Sexuelle - MDS de Meaux F/H

La Direction Générale adjointe de la Solidarité (DGAS), traite de toutes les questions allant de la protection maternelle et infantile, protection de l'enfance, aide aux personnes âgées et handicapées en passant par l'emploi et la santé. A travers ces différentes missions, elle oeuvre au quotidien pour faire du Département un territoire de la solidarité et de lutte contre les inégalités. Au sein de la Maison Départementale des Solidarités (MDS) de Meaux, le service Protection Maternelle et Infantile (PMI) et Santé Sexuelle oeuvre en faveur de la prévention, de l'accompagnement des familles, de la santé des enfants et de la promotion de la santé sexuelle. Vous occupez une fonction centrale d'assistanat du chef de service et de coordination administrative. À ce titre, vous contribuez activement au bon fonctionnement du service, à la qualité de l'organisation interne et à l'amélioration continue de l'accueil des usagers et des partenaires. Ce poste requiert une forte capacité d'organisation, une grande discrétion professionnelle, un sens aigu du service public et une appétence pour le travail en environnement médico-social. Vos activités : Accueil et rôle d'interface
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du service PMI et Santé Sexuelle.
- Recevoir, filtrer et transmettre les appels, messages et courriels.
- Évaluer les demandes des usagers (familles, partenaires, professionnels), les informer, les orienter ou les conseiller de manière adaptée.
- Gérer des situations d'accueil pouvant être sensibles ou complexes.
Assistance directe au Chef de Service
- Gérer et suivre l'agenda du Chef de Service, en tenant compte des priorités et des contraintes institutionnelles.
- Organiser et préparer les réunions, instances et rendez-vous (logistique, convocations, documents, comptes-rendus).
- Constituer les dossiers nécessaires au pilotage de l'activité du service.
- Représenter ponctuellement le chef de service lors de réunions d'information.
Production administrative et suivi d'activité
- Rédiger des comptes-rendus, élaborer des supports de présentation et documents professionnels.
- Concevoir, renseigner et suivre des tableaux de bord, outils de suivi et de gestion de l'activité.
- Assurer la gestion de la messagerie électronique, du courrier, des parapheurs et de l'archivage des documents.
Coordination administrative du service
- Coordonner le secrétariat du service PMI et Santé Sexuelle.
- Accompagner les stagiaires et agents saisonniers et préparer l'arrivée des nouveaux agents (habilitations, équipements, outils informatiques).
- Diffuser les informations utiles à l'ensemble des professionnels du service.
Appui logistique et organisationnel
- Gérer les plannings (instances, congés, absences, astreintes).
- Suivre les frais de déplacement, gérer les stocks, commandes et fournitures.
- Assurer le suivi des courriers signalés.
- Accompagner les agents dans l'utilisation des outils informatiques et téléphoniques (Outlook, logiciels métiers, téléphonie, copieurs, imprimantes, etc.).
Travail transversal et continuité de service
- Participer au plateau technique administratif et à l'accueil de la MDS à tour de rôle.
- Participer aux réunions des secrétaires.
- Apporter un renfort ponctuel aux autres secrétariats de la MDS lorsque nécessaire.
Missions complémentaires
- Assurer le secrétariat des infirmières scolaires rattachées au service PMI.
En l'absence du binôme :
- soutien au secrétariat des assistants maternels,
- soutien au secrétariat PMI / planification.