Assistante du Département Systèmes de Transport_F/H_6299

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DATE DE PUBLICATION23/01/2024 TYPE DE CONTRATTitulaire
RECRUTEURILE DE FRANCE MOBILITES  CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
Paris - 9ème arrondissement
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
75009
 VALABLE JUSQU'AU
23/03/2024

Poste

 * gestion de l'agenda du chef de département ST et des chefs des pôles matériels roulant et infrastructures & systèmes, montage des réunions en lien avec l'assistante de la direction ferroviaire, réservation de salles, mise à jour de l'agenda et gestion des conflits, accueil des participants extérieurs ;

* après répartition du courrier et des parapheurs ST par l'assistante FER, suivi des courriers départ (mise en forme, enregistrement, traçabilité et envoi) pour le département ST.

* préparation des fonds de dossier pour les réunions / visites à venir sur demande du chef de département ST

*participation et préparation des réunions hebdomadaires du département ST conformément à la note interne sur l'organisation des réunions

* classement et archivage des dossiers « papier » en soutien à l'assistante FER/OF,

* classement, mise à jour et archivage des dossiers « numériques » sur la GED FER/ST

* gestion des réponses d'attente aux sollicitations extérieures

*gestion des tickets oxygen : demandes d'interventions techniques pour la direction ferroviaire,

*gestion de la commande des fournitures de la direction ferroviaire,

*réception et préparation des réponses aux demandes de déclassements et de cession en lien avec les chargés de mission (enregistrement des demandes, mise à jour du tableau, envoi du courrier de réponse)

*participation aux réunions du réseau Assistantes (1 fois/trimestre),

* intérim de l'assistante FER/OF en cas d'absence notamment sur appui au pôle GBA (Gestion budgétaire et administratif) dans le traitement, la préparation et le suivi des conventions de financement

Profil

Connaissances mobilisées : 

·      Maîtrise des outils bureautiques (Word, Outlook, PowerPoint, Excel, publipostage) 

·      Connaissance des procédures administratives  

·      Maîtrise des techniques de secrétariat  

·      Connaissance des méthodes de classement et d'archivage  

Compétences requises :  

·      Bonne expression orale et rédactionnelle 

·      Esprit d'équipe et bon relationnel 

·      Anticiper, organiser, gérer 

·      Rendre compte, Alerter 

·      Discrétion

·      Motivation 

Expérience :  expérience confirmée sur des fonctions d'assistanat/de secrétariat

Employeur

Île-de-France Mobilités est l’Autorité Organisatrice des Mobilités Durables (AOMD) en Île-de-France. Elle organise et développe le service public de transport et coordonne les politiques liées à la mobilité des franciliens. Etablissement public administratif relevant de la Fonction Publique Territoriale, ses 487 agents pilotent chaque jour des centaines de projets allant de la construction de nouvelles lignes de transport au renouvellement des matériels roulants, en passant par la création de nouveaux services tels que la dématérialisation des titres de transport ou le service de location longue durée de vélo à assistance électrique Véligo Location.

Le réseau d’Île-de-France Mobilités est l’un des plus importants réseaux de transports en commun du monde. Ce réseau s’étend et se modernise afin d’offrir aux 12 millions de franciliens et aux 50 millions de visiteurs annuels un service toujours plus performant avec plus de 200 km de nouvelles lignes de métro, tramway et RER en constructions, une flotte de bus 100% propre…

Chiffres-clés

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Assistante du Département Systèmes de Transport_F/H_6299

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