ASSITANT.E DE GESTION ADMINISTRATIVE COMPTABLE ET IMPRESSIONS H/F

Service : DIRECTION DE LA COMMUNICATION

Grade(s) : Rédacteur Principal 1ère Cl. ; Rédacteur Principal 2ème Cl. ; Rédacteur Territorial

Date limite de dépôt des candidatures : 8/18/2022

Missions :

Vous assisterez la responsable du service dans le pilotage des projets et des activités quotidiennes tout en superivsant les missions de ses collègues des secteurs administratifs et diffusion et tout en étant garant du suivi des engagements et des factures de la direction en lien avec la direction comptabilité.

A ce titre, vos principales missions seront:

Coordonner et planifier

• Assister la responsable de service dans le domaine administratif et budgétaire
• Gérer le planning d’affichage des supports de communication
• Garantir au quotidien le suivi des demandes d’impression des services et des associations
• Suivre et vérifier les prestations externes de distribution (prestataire)
• Coordonner et suivre les plannings d’affichage du secteur Diffusion
• Mettre en œuvre l’organisation des procédures et projets de la responsable du service
• Assurer la supervision du secteur administratif et diffusion en partenariat avec la responsable

Comptabilité

• Exécuter et suivre le budget en lien la responsable du service
• Réaliser les engagements comptables des devis
• Suivre l'exécution des différentes émissions (mandats et factures)
• Vérifier les imputations comptables et les pièces (devis, factures, bordereaux des prix)
• Participer à la préparation budgétaire
• Traiter les relances simples fournisseurs
• Renseigner et améliorer les outils de comptabilité
• Participer et encoder les informations nécessaires aux bilans d’activités du service

Administratif

• Gérer les dossiers administratifs et garantir la continuité des activités en travaillant en partenariat avec les services de la ville et de la direction
• Encoder les congés des agents du service 754 (Sédit) en l’absence de sa collègue
• Encoder les formations des agents du service 754
• Gérer les commandes de fournitures pour la direction (entrée et sortie)
• Préparer les dossiers pour les réunions en identifiant les documents souhaités

Classement et archivage

• Réceptionner, enregistrer et vérifier les supports de communication à classer
• Trier, classer et archiver des documents produits par la direction de la communication
• Synthétiser et présenter les informations dans les bordereaux de versement

Accueil physique et téléphonique du public et des services

• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages pour les collègues (en absence agent d’accueil)
• Transmettre par mail les messages aux agents de la direction
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
• Réceptionne les demandes d'impressions des services (par courrier ou en mail)
• Accueillir des administrés, des fournisseurs et des personnes externes (en absence agent d’accueil)
• Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations (en absence agent d’accueil)
• Traiter le courrier arrivée et départ (en l’absence de l’agent d’accueil)

Suivi impression, affichage et distribution

• Vérifier la livraison des supports imprimés par l’imprimerie lors de la livraison journalière
• Solliciter le service compétent pour la validation et le contrôle qualité des documents
• Prévenir les services de la livraison de leurs supports par mail quotidiennement
• Relancer le secteur production concernant les documents non réceptionnés à la date butoir
• Réceptionner, planifier et inscrire les supports de communication à afficher et diffuser sur le mobilier urbain de la ville
• Participer à l’affichage de la communication de rue
• Suivi et gestion de la distribution externe
• Renseigner et suivre le bilan des impressions en binôme avec une collègue

Encadrement des agents

• En cas absence de la chef de service, orienter les agents du service 754 dans les missions quotidiennes.

Missions secondaires :

Aider sur la constitution des DCE marchés publics

Mission ponctuelle :

Durant les périodes de congés de la responsable, elle s’assure de la continuité du service