Chargé d'accueil et scolarité F/H (réf. 2992)

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DATE DE PUBLICATION 08/01/2019   TYPE DE CONTRAT Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR SORBONNE UNIVERSITE   CATÉGORIE B
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d'un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d'une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l'université dans leur périmètre sur la base d'un contrat d'objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l'université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Localisation :
DIRECTION DE LA FORMATION ET DE L'INSERTION PROFESSIONNELLE
Sorbonne Université - 4 place Jussieu - 75005 Paris

La Direction de la Formation et de l'Insertion professionnelle appuie la définition de la politique de l'établissement en matière de formation tout au long de la vie. Elle a en charge l'appui expert et la coordination de la mise en œuvre de la politique de formation ainsi que la mise en cohérence des actions menées par les facultés. Elle assure notamment les relations avec les ministères et les établissements partenaires, tout comme la coordination des enquêtes et indicateurs liés à la formation et leur fiabilisation, en lien avec la direction chargée de l'aide au pilotage. Elle assure la veille réglementaire et sa diffusion au sein des facultés, ainsi que la mise en cohérence de l'instruction des recours et du précontentieux.

Poste

Fonction : Chargé d'accueil et scolarité
Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : TECHNICIEN (RECH ET FORM)
BAP : J

Mission :
Rattaché au responsable « Scolarité et cursus », », le technicien est en charge d'assurer les missions d'information des usagers et d'assister le responsable scolarité et cursus dans la gestion des dossiers touchant à la scolarité des étudiants et à l'organisation des cursus, et à la mise en cohérence des actions des trois facultés dans ces domaines.

Activités principales :
Le technicien participera à la gestion et la mise en cohérence des dossiers concernant la scolarité et le déroulement des cursus (candidatures, inscriptions, calendriers universitaires, modalités de contrôle des connaissances, stages, étudiants à statut particulier, recours et contentieux…). Il sera également en charge d'assurer les missions d'information et de communication à destination des usagers (candidats, étudiants déjà inscrits, stagiaires de formation continue…).
Instruction de dossiers
- Planifier des réunions et groupes de travail
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière des dossiers de contentieux ainsi qu'à la gestion des recours
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion des dossiers du bureau
- Participer au paramétrage des applications nationales de candidatures : Parcoursup, Etudes en France par exemple (création de comptes utilisateurs)
- Participer à la remontée des enquêtes et indicateurs scolarité depuis les facultés, et à leur fiabilisation ;
Actions de communication
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) sur toutes les questions liées aux missions scolarité et cursus
- Assurer la réponse aux questions des usagers extérieurs arrivant via un formulaire sur le site internet ou la boîte mail générique, assurer un premier niveau et/ou rediffuser vers le bon interlocuteur en interne ;
- Participer au recueil des données des différentes facultés pour la rédaction de notes et synthèses ;
- Assurer la circulation des informations entre l'université et les directions formation des facultés ;

Conduite de projets : Non
Encadrement : Non

Profil

Connaissances transversales requises :
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative,
• Connaissance du domaine de l'Enseignement supérieur (fonctionnement, réglementation, pratiques…)
• Connaissance du Code de l'Éducation
• Connaissance de l'organisation et des activités de formation au sein de Sorbonne Université

Savoir-faire :
• Connaître les outils de gestion et de communication informatiques
• Structurer et rédiger un document d'information technique ou réglementaire, une note et une synthèse

Savoir-être :
• Excellent relationnel
• Sens du travail en équipe
• Logique et rigueur
• Adaptabilité

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