Chargé d'appui au pilotage de l'offre de formation F/H

MISSION PRINCIPALE
Assurer la coordination administrative, pédagogique et partenariale de l'EMS en :
• Pilotant les pôles de la Scolarité et des Relations Extérieures.
• Garantissant la fluidité des processus (inscriptions, examens, partenariats, communication).
• Soutenant le Responsable administratif dans la mise en œuvre de la stratégie globale de l'EMS.


ACTIVITÉS PRINCIPALES
1. Encadrement et management des équipes
• Pôle Relations Extérieures (2 agents) :
• Supervision stratégique :
• Valider les orientations du pôle (partenariats entreprises, communication, alumni) en lien avec le Responsable administratif.
• Assurer la cohérence entre les actions du pôle et les objectifs de l'EMS/Université Paris 1.

• Suivi opérationnel :
• Participer aux réunions d'équipe pour ajuster les priorités (ex : préparation d'un forum entreprises, campagne de levée de fonds).
• Évaluer les performances du pôle (indicateurs de partenariats, retombées médias, engagement des alumni).

• Soutien aux missions clés :
• Appuyer la négociation de partenariats (conventions de stage, chaires d'entreprise).
• Superviser la stratégie de communication externe (validation des supports, cohérence de la marque EMS).




• Service de la Scolarité (16 agents) :
• Animation et organisation en lien avec la Responsable du pôle Scolarité et de la Responsable du Bureau des Licences à l'EM-S :
• Piloter les procédures : Inscriptions administratives/pédagogiques (IA/IP), arrêts de jury, examens, délibérations, convocations, plannings.
• Optimiser l'organisation : Participer activement au projet d'évolution administrative du service (dématérialisation, réorganisation des tâches).

• Gestion des litiges et réclamations :
• Traiter les situations particulières (étudiants, enseignants) en collaboration avec la direction.
• Proposer des solutions pour améliorer la satisfaction des usagers.

• Coordination pédagogique :
• Organiser les calendriers des formations (rentrée universitaire, sessions d'examens, concours).
• Appuyer les responsables pédagogiques dans la mise en œuvre de l'offre de formation.




• Amélioration continue :
• Dématérialiser les procédures (candidatures, examens) et former les équipes aux nouveaux outils.
• Capitaliser sur les bonnes pratiques (retours d'expérience, benchmarking).

• Management transversal :
• Fédérer les équipes : Créer des synergies entre la Scolarité et les Relations Extérieures (ex : intégrer les retours des entreprises dans l'offre de formation).
• Gérer les ressources humaines :
• Évaluations et entretiens professionnels des agents.
• Recrutement et formation des nouveaux collaborateurs.
• Résolution des conflits et maintien d'un climat social positif.


2. Coordination administrative
• Soutien au Responsable administratif :
• Reporting :
• Produire des tableaux de bord (suivi des inscriptions, des partenariats, des litiges).
• Remonter les informations à la direction (points d'avancement, alertes).


• Lien avec les services centraux et partenaires extérieurs :
• Assurer l'interface avec la DEVE, la DRI, la DRH, la DAF, la DAJI, et la D2P/DPEIP (pour les partenariats).
• Transmettre les besoins des services (ex : évolutions réglementaires, outils informatiques).
• Assurer l'interface avec les CFA partenaires CFA FormaSup Paris et CFA Numia ainsi les acteurs de la professionnalisation et de l'internationalisation des parcours.

3. Participation à la vie institutionnelle
• Représentation :
• Représenter l'EMS dans des réunions internes.
• Participer à des groupes de travail transversaux.

• Événements :
• Coordonner l'organisation logistique des événements (journées portes ouvertes, cérémonies de remise de diplômes, forums entreprises).
• Mobiliser les équipes (Scolarité + Relations Extérieures) pour une communication unifiée.

• Veille et innovation :
• Benchmarking : Analyser les pratiques des autres écoles de management (ex : gestion des alumni, digitalisation des examens).
• Propositions d'amélioration : Suggérer des nouveaux processus (ex : plateforme unique pour les stages et l'insertion professionnelle).



4. Gestion des risques et conformité
• Respect des normes :
• Veiller à la conformité réglementaire (RGPD, règles de la comptabilité publique, hygiène/sécurité, démarche QALIOPI).
• Anticiper les risques (ex : litiges avec des partenaires, fraudes aux examens).

• Gestion de crise :
• Réagir aux urgences (ex : problème logistique lors d'un examen, conflit avec un partenaire).
• Proposer des plans de continuité (ex : report d'un événement, solution de remplacement pour un outil défaillant).