Chargé de l'accueil des doctorants étrangers – Régisseur F/H

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DATE DE PUBLICATION11/02/2020 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

 

Présentation de la Direction :

L’institut de Formation Doctorale (IFD) met en œuvre la politique doctorale de l’université, par la coordination et la mutualisation des actions des écoles doctorales de Sorbonne Université, le suivi d’indicateurs concernant les doctorants et les carrières des docteurs, l’ouverture sur l’environnement socio-économique et la promotion de la plus-value du doctorat, le développement de la coopération régionale, européenne et internationale.

Outre les écoles doctorales, l’IFD est composé d’un Département Formations & Carrières (DFC) qui a pour mission d’accompagner les doctorants dans la préparation de leur avenir professionnel, et d’un Bureau d’accueil qui assure l’accueil personnalisé des doctorants pour tout ce qui concerne leur situation administrative.

Le bureau d’accueil des doctorants est composé d’une équipe de 5 personnes. Il a pour mission d’accompagner les doctorants et HDR de leur inscription à la soutenance et à la délivrance de leur diplôme. Les doctorants peuvent contacter le bureau pour s'informer de leur situation administrative, pour toute question d’ordre réglementaire et obtenir des indications sur le déroulement du doctorat. Au sein du bureau, une cellule dédiée propose une offre de services destinée aux doctorants étrangers en vue de faciliter leur installation en France (visa, logement, action sociale, ouverture de comptes bancaires...).

Poste

Fonctions : Chargé de l’accueil des doctorants étrangers – Régisseur F/H

Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative

Catégorie : B

Corps : TECHNICIEN (RECH ET FORM)

BAP : J
 

Mission :

Assurer l’accueil, l’information et l’inscription des doctorants internationaux

Activités principales :

- Assister la chef du bureau sur :

   o Activités du bureau dont

       - Contrôle des actes de gestion de scolarité

       - Résolution de dossiers complexes

   o Anticiper les dysfonctionnements de procédure et proposer des solutions techniques

   o Assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques

- Assurer la fonction de régisseur de recettes des droits universitaires du point d’inscription Doctorat/HDR

- Assurer l'encadrement technique des différents acteurs du doctorat (écoles doctorales, direction des relations internationales, laboratoires d'accueil…)

   o Faire appliquer la réglementation du doctorat à l’international

   o Négocier, valider et suivre les conventions de cotutelle internationales ou autre programme international spécifique au doctorat o Réaliser les inscriptions administratives

   o Assurer la mise en œuvre du dispositif d’aide financière spécifique aux doctorants boursiers (négociation avec les unités d’accueil, les services financiers etc…)

- Proposer une offre de services dédiée à l’accueil des doctorants étrangers

   o Concevoir des conventions et partenariats relatifs à l'amélioration des besoins matériels des doctorants

   o Assurer l’interface avec le bureau d’accueil des chercheurs étrangers de Sorbonne Université

   o Développer l'information des doctorants sur les dispositifs de mobilité internationale, recueillir leurs besoins et diffuser les informations

- Participer aux activités de l'Institut de Formation Doctorale (journée d'accueil, cérémonie de remise des diplômes etc.)

 

Conditions particulières d'exercice :

Le poste proposé est un poste partagé (50%/50%) sur deux écoles doctorales dont les locaux sont en un même lieu, chacune de ces écoles doctorales ayant par ailleurs une autre gestionnaire affectée à 100%. La gestionnaire recrutée se verra attribuer des missions propres au sein des deux écoles doctorales, différentes de celles de ses collègues, tout en interagissant avec celles-ci sur les autres missions, de manière à développer toutes les compétences en lien avec la gestion d'une école doctorale.

 

Conduite de projets : Non

Encadrement : Non

Profil

Connaissances transversales requises :

- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France et plus particulièrement de la recherche et du doctorat

- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université

- Réglementation applicable au doctorat

- Connaissance générale des techniques de gestion administrative

- Notions de base en gestion budgétaire et comptable

- Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche

- Maîtrise de la réglementation financière en matière de régie de recettes et indemnités de stage

Savoir-faire :

- Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil

- Compréhension et expression écrite et orale en anglais (niveau B2 souhaité)

- Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations réceptionnées et rechercher rapidement celles qui sont nécessaires au fonctionnement de la structure et à l’accueil des doctorants.

- Savoir restituer et transmettre l'information écrite et orale sous forme de synthèse.

- Savoir gérer la confidentialité des informations et données.

- Savoir utiliser des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur) et les systèmes d’information de l’université (CASPER, Apogée, Oscar, Sipad…)

- Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service

- Savoir assurer l’accueil des publics étrangers et/ou des personnels de l’université et proposer des solutions

- Savoir négocier des partenariats avec des prestataires extérieurs

Savoir-faire transversaux :

- Informer et rendre compte à sa hiérarchie

- Rechercher l’information, la vérifier et la classer

- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

- Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires

- Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances

- Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures

- Capacité à élaborer des outils d’analyse et de synthèse et en rendre compte

- Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats

- Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs

- Capacité à s’assurer de la bonne circulation de l’information au sein du service

- Capacité à accompagner les personnels à l’usage des procédures

Savoir être :

- Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels

- Autonomie, méthode et rigueur

- Sens de l’organisation et de la coordination

- Aptitude à travailler en équipe

- Disponibilité, discrétion et confidentialité

- Sens du contact et des relations humaines

- Polyvalence et capacité d’adaptation

- Sens de l’analyse et force de proposition

- Sens du service public

Informations employeur

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Toute candidature doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : [email protected]

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