Chargé de la Vie Institutionnelle / assistant de direction F/H

Contexte et spécificités du poste
Rattaché au groupe support de la Direction de l'Institut, le poste de Chargé de la Vie Institutionnelle / assistant de direction F/H a pour objet le soutien administratif et technique de l'équipe de direction : Directeur ou Directrice, Directeurs ou Directrices adjoints, Directeur.trice Administratif.ve et Financier.e de Composante et Institut (DAFCI).
Placé sous autorité conjointe du Directeur ou Directrice de l'Institut et du DAFCI, le poste est associé et en interaction permanente avec le poste d'assistant.e de direction avec lequel il partage les missions d'appui généraliste à la gouvernance de la composante multi-sites et pluri-partenariale qu'est l'INSPE (sites départementaux, services académiques, Université de Bordeaux, Université Bordeaux-Montaigne, Université de Pau et des pays de l'Adour).
Les missions du poste s'exercent en collaboration étroite avec l'équipe de Direction et en particulier sa ou son DAFCI, mais aussi l'ensemble des services supports et sites départementaux de l'institut. Il nécessite une connaissance fine de la structure et un fort engagement au service de l'ensemble de la communauté en vue d'assurer une circulation fluide des informations et de la mise en relation des différents acteurs, enseignants ou non enseignants.
Fortes contraintes de présence exigée, pas d'encadrement ni responsabilités financières mais une participation active aux processus de décision de l'équipe de Direction et au déploiement interne des procédures et du projet d'établissement.
Missions
Dans le cadre de la consolidation des services supports de l'équipe de direction, les missions sont partagées entre les postes d'assistant.e de Direction et de chargé.e de la vie institutionnelle dans le but d'assurer une pleine continuité de service.
Les missions décrites font l'objet d'une répartition visant à assurer une affectation prioritaire et une secondaire afin de répartir la charge globale de suivi des activités conjointes en vue d'une continuité intégrale sur l'ensemble des missions.
Activités principales :
• Chargé.e de la vie institutionnelle et partenariale :
Organiser et suivre les activités du Conseil d'Institut (6 par an et séances exceptionnelles) et de ses sous-commissions statutaires (commission BIATSS) ;
Réaliser et suivre les conventions : vérification de la régularité juridique et administrative des projets de conventions, appui à la rédaction des projets de conventions, mise à jour des projets de conventions et Autorisation d'Occupation temporaire (AOT), suivi du circuit de validation et de signature des conventions en lien avec la Direction des Affaires Juridiques (DAJ) de l'université ;
Gérer les opérations électorales (1 par an) : communication auprès des personnels et étudiants, réalisation des listes électorales des 5 sites de l'INSPE, gestion des listes de candidats, suivi de l'organisation des élections par voie électronique.
• Assistant.e DAFCI et Équipe de Direction :
Organiser et suivre l'ensemble des réunions périodiques des responsables de service, régulières et ponctuelles, groupes de travail et entretiens spécifiques, en assurer au besoin la rédaction et diffusion de comptes rendus ;
Gérer l'agenda du DAFCI et du Directeur (secondaire) avec une vision d'ensemble programmatique, en sachant prioriser, anticiper et contrôler les échéances ;
Apporter un appui à l'organisation d'évènements relevant de la vie de l'Institut.
• Assistance généraliste conjointe de la gouvernance de l'Institut (activités secondaires contribuant à la continuité de service) :
Contribuer à la construction et l'alimentation d'outils partagés de suivi des activités ;
Apporter une aide rédactionnelle et de suivi d'opérations à l'ensemble de l'équipe de Direction dans le cadre des travaux préparatoires aux prises de décisions collectives (délibérations, procédures et règles de gestion, communication institutionnelle, interface présidence/services supports – gouvernance INSPE etc.) ;
Assurer l'interface entre l'équipe de Direction, le Directeur ou la Directrice et l'ensemble des partenaires quotidiens de l'Institut, assurer l'accueil physique et téléphonique, l'organisation de réunions, la rédaction de courriers et de messages électroniques, le partage et cogestion des agendas communs de l'Équipe de Direction (ED) ;
Répondre aux demandes d'informations émanant des autres services et des partenaires extérieurs, retranscrire avec fiabilité des informations orales à l'écrit.