Chargé des instances de la politique doctorale, appui administratif transverse H/F

Environnement et contexte de travail :

Au sein de l’université, la Maison du Doctorat pilote la politique doctorale et coordonne l’ensemble des actions liées à la formation des doctorants, en lien avec les écoles doctorales et les partenaires académiques et socio-économiques. Elle accompagne environ 4 400 doctorants dans le développement de leurs compétences scientifiques et transversales, ainsi que dans la préparation de leur insertion professionnelle.

Missions :

Au sein de la Maison du doctorat de l'Université Paris-Saclay, sous l'autorité de la Directrice de la Maison du doctorat, le/la chargé·e des instances de la politique doctorale, appui administratif transverse contribue au pilotage et à la mise en œuvre de la politique doctorale de l'Université. Il/elle assure en premier lieu la préparation, l'organisation et le suivi des travaux du CoPoD – Comité de la politique doctorale de l'Université Paris-Saclay, en lien avec la Vice-présidence déléguée au doctorat. Il/elle prépare les dossiers soumis à l'instance, assure le suivi des décisions et contribue à la coordination des actions qui en découlent. Il/elle assure un appui également sur les réseaux métiers de la maison du doctorat. À l'interface entre les instances de gouvernance, les écoles doctorales, les Graduate Schools, les unités de recherche et les services de l'Université, le poste comporte également une mission d'appui administratif à la Maison du doctorat.

Missions principales

Le/la chargé·e de mission assure la préparation, l'organisation et le suivi des principales instances et réseaux associés à la politique doctorale de l'Université Paris-Saclay, sous l'autorité de la Directrice de la Maison du doctorat.

CoPoD – Comité de la politique doctorale

Le CoPoD constitue l'instance principale suivie dans le cadre du poste. À ce titre, le/la chargé·e de mission :

• prépare, en lien avec la Directrice de la Maison du doctorat, les réunions du CoPoD ;
• recueille et consolide les sujets proposés à l'ordre du jour ;
• prépare les dossiers, notes, documents d'analyse et supports nécessaires aux travaux de l'instance ;
• coordonne la collecte des contributions auprès des différents interlocuteurs ;
• prépare et suit les dossiers soumis au CoPoD, notamment les dossiers de césure et de formation tout au long de la vie ;
• assure la préparation matérielle et logistique des séances ;
• rédige les comptes rendus et/ou relevés de décisions ;
• assure leur diffusion après validation ;
• tient à jour les outils de suivi des décisions et actions ;
• assure le suivi des décisions prises par le CoPoD et des actions qui en découlent ;
• contribue à la préparation des éléments nécessaires aux échanges avec la Vice-présidence déléguée au doctorat.

L’agent·e peut contribuer à appuyer administrativement les activités de la Maison du doctorat, en lien avec les priorités définies par la Direction et la politique doctorale de l'Université Paris-Saclay.

Dans le cadre de son activité, l’agent·e assure notamment :

• la coordination globale du calendrier des concours et recrutements doctoraux, en lien avec la DRH (le suivi du calendrier des programmes blancs ) ;
• le suivi et la coordination des échanges concernant la plateforme Doctorant-RH ;
• la remontée et le suivi des difficultés rencontrées par les écoles doctorales ;
• la diffusion des informations et évolutions auprès des écoles doctorales.

Il/elle peut être amenée à intervenir notamment dans l’accompagnement des écoles doctorales dans les périodes d’inscription ou d’actualité spécifique qui nécessite un renfort.