Chargé(e) d’accueil

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DATE DE PUBLICATION03/11/2022 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURDG DES PATRIMOINES ET DE L'ARCHITECTURE CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
RENNES
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
35000
 VALABLE JUSQU'AU
02/01/2023

Poste

Missions et activités principales :

Placé(e) sous la responsabilité du-de la secrétaire général.e, la personne chargée d’accueil et d’information accueille, oriente et

renseigne l’usager et les correspondants téléphoniques. Il.elle sera en capacité d’analyser la nature exacte de la demande et d’apporter des éléments d’information adaptés au besoin identifié.

Activités principales

1 – Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes(tâches non télétravaillables)

- Accueillir physiquement le public, identifier les demandes et orienter

- Réceptionner et traiter les appels téléphoniques courants (gestion du standard) : émettre, recevoir et transférer les appels, prendre des messages, informer et orienter vers le bon interlocuteur

- Informer et renseigner les différents interlocuteurs (renseignements d’ordre général sur l’école, renseignements sur les calendriers d’inscription, sur les temps forts de l’école etc…)

- Vérifier l’entrée et la sortie des interlocuteurs externes (prestataires, intervenants extérieurs etc…), remise d’un badge

- Appliquer les consignes réglementaires en matière de sécurité des personnes, des biens et de mise en œuvre des mesures en cas d’urgence

2- Organiser l’espace d’accueil et d’information (tâches non télétravaillables)

- Maintenir l’espace d’accueil propre et rangé

- Assurer une bonne signalétique

- Assurer l’affichage, les informations mise à la disposition du public et les actualiser

- Gérer les informations à diffuser sur l’écran d’accueil en lien avec le service communication

- Participer à la mise à jour de l’intranet

3- Participer à la gestion des salles, du matériel et des véhicules (tâches non télétravaillables)

- Assister à la gestion du planning des salles (renseignements, prise de réservation, mise à jour, confirmation, diffusion de l’information)

- Participer à l’organisation des espaces : vérifier la disponibilité des salles, alerter en amont le service en charge de la préparation des salles, prévoir l’accueil logistique des participants (boissons, gâteaux etc…)

- Remettre et récupérer le matériel vidéo prêté aux étudiants ou enseignants en l’absence du technicien

- Gérer la réservation des véhicules en lien avec le service technique et de l’immobilier

4- Autres missions

- Délivrer les cartes numériques étudiantes

- Gérer la réception et l’envoi du courrier de l’école

- Gérer à distance l’accès au garage souterrain

- Participer à l’organisation de « pots d’accueil » et autres réceptions conjointement avec le service demandeur, demander le cas échéant des devis aux traiteurs pour des buffets ou des plateaux repas

- Participer aux journées portes ouvertes et à leur organisation

- Participer aux autres évènements ponctuels de l’école (tenue bureaux de vote, organisation colloques de la Recherche, séminaires enseignants, cérémonie PFE…)

- Réceptionner les livraisons, prévenir le service concerné ou les acheminer vers le service concerné, constater le service fait le cas échéant

- Effectuer des tâches administratives et bureautiques (courriers, comptes rendus, traduction de textes ou documents en anglais, enquêtes, mailings,  aide à l’envoi en nombre) (tâches télétravaillables)

- Participer au suivi de la taxe d’apprentissage : organisation de l’envoi du flayer, publipostage, fichier marketing et de relance, tâches télétravaillables à l’exclusion de la mise sous pli

- Repérer les dysfonctionnements de l’établissement relatifs aux pratiques et procédures et remonter l’information au-à la secrétaire général.e

- Assurer le suivi de la complétude des registres d’interventions renseignés par les prestataires

Le contenu de ces missions pourra évoluer dans le temps en fonction des évolutions liées à l’organisation des services.

Profil

Compétences techniques :

Techniques d’accueil du public et d’accueil téléphonique (expert)

- Techniques de gestion des conflits

- Connaissance du fonctionnement et de l'organisation de l’école (à acquérir)

- Notions administratives du fonctionnement d'un établissement public

- Maîtrise des règles et consignes de sécurité (formation premiers secours possible)

- Initiation aux méthodes et outils de démarches qualité

- Anglais parlé (écrit et oral )

- Permis B exigé

S’exprimer avec aisance

- Capacité à communiquer auprès de différents publics et relayer l’information à destination des publics accueillis et des services concernés 

- Capacité à travailler en équipe

- Capacité d’analyse et de synthèse

Savoir-être (compétences comportementales)

- Disponibilité, discrétion, écoute, goût du contact

- Aisance relationnelle

- Autonomie, rigueur et disponibilité

- Sens de l’organisation, sens du service public

- Réactivité et sens de l’initiative, force de proposition

Profil du candidat recherché (le cas échéant)

Agent(e) disposant d’une expérience d’accueil et/ou disposant d’une expérience en établissement d’enseignement supérieur- Pratique de l’anglais souhaité ( lu –écrit )

Perspectives d'évolution :

Concours de la fonction publique

Employeur

L’Ecole Nationale Supérieure d’Architecture de Bretagne (ENSAB) est un Etablissement d'enseignement supérieur à caractère administratif, relevant d’une co- tutelle du Ministère de la Culture (MC) et du Ministère de l’enseignement Supérieur, de la Recherche et de l’Innovation (MESRI).

L’ENSAB accueille chaque année près de 600 étudiant(e)s pour un effectif de 104 agents ( 63 enseignant(e)s dont 42 titulaires et associés et 21 contractuels, hors intervenants extérieurs et 41 agents administratifs et techniques. L’Ecole est implantée en limite du centre-ville, bien desservie par un réseau de transport en commun et dans un cadre privilégié.

L’ENSAB dispense un enseignement conduisant au diplôme en architecture (DEEA – Licence), au diplôme d’Etat d’architecte (DEA - Master) et au doctorat en architecture (en co-délivrance avec l’université de Rennes II).

Le programme pédagogique laisse une part prépondérante à l’enseignement du projet architectural et/ou urbain. Par ailleurs, un enseignement de construction dispensé tout au long du cursus permet aux étudiant(e)s d’appréhender en Master la complémentarité des rôles de l’architecte et de l’ingénieur. Cette particularité est confortée par la proposition d’un double cursus architecte-ingénieur en partenariat avec l’INSA de Rennes. En effet, l’ENSAB conduit une politique de partenariats avec l’enseignement supérieur dynamique. L’Ecole assure une bi-diplomation de Master avec l’institut d’aménagement et d’urbanisme de Rennes (IAUR) et un master d’Histoire Théorie et Critique de l’Architecture (HTCA) avec UFR d’Histoire de l’art de Rennes II). Enfin, l’ENSAB est partenaire de l’EUR Caps.

Le développement de la recherche est un axe stratégique de l’école. Les thématiques transversales dans les recherches des enseignant(e)s sur les questions liées au territoire ou à la politique des territoires, au paysage, aux représentations, à la conception numérique, aux questions sociales, environnementales et de développement durable constituent autant d’axes de développement de la pédagogie portés par les instances de l’Ecole.

Enfin, l'école délivre une « habilitation à l'exercice de la maîtrise d'œuvre en son nom propre » (HMONP) à destination des ADE après une formation complémentaire délivrée par l’ENSAB et s'engage dans le développement de la formation continue.

L’Ecole entretient des relations suivies avec les représentant(e)s de la profession d’architecte et plus globalement avec les métiers de la construction et de l’aménagement.

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le Ministère de la Culture et ses établissements

publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement.

Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet

d’une rupture d’égalité de traitement.

Liaisons hiérarchiques:

Sous la responsabilité de la Secrétaire Générale

Liaisons fonctionnelles :

Ensemble des services administratifs et techniques, enseignant(e)s, étudiant(e)s, prestataires externes

Conditions particulières d’exercice :

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Présence requise lors de la  journée annuelle des portes ouvertes de l’ENSAB ( 1 samedi par an )

Télétravail possible pour certaine tâches ponctuelles suivant l’organisation définie par le Chef de service en fonction des nécessités de service, notamment l’accueil physique des usagers de l’école et suivant les modalités relatives à l’accord local portant sur le télétravail à l’ENSAB.

Informations employeur

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Informations complémentaires :

Qui contacter ?

Informations :

Marie-Claire GUEGUEN, Secrétaire Générale, 02.99.29.68.22

Envoi des candidatures :

Par mail à [email protected]

Une copie de la candidature (lettre + CV) doit obligatoirement être adressée par le candidat par courriel, à l’adresse suivante : [email protected], en précisant dans l’objet du message : l’intitulé du poste, le corps concerné et le numéro PEP de la fiche de poste (ex : Candidature agent d’accueil, de surveillance et de magasinage (AASM), fiche PEP n ° 2022-XXX).

 

Tous les postes du Ministère de la culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleur.se.s handicapé.e.s.

 

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Chargé(e) d’accueil

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