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Chargé.e de gestion administratif et d’aide au pilotage opérationnel du Centre de formation des apprentis de l’Université de Bordeaux h/f

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DATE DE PUBLICATION13/01/2022 TYPE DE CONTRATContractuel, CDD
RECRUTEURUNIVERSITE DE BORDEAUX CATÉGORIEA
LIEUX DE TRAVAIL
TALENCE
 SALAIRE
De 20 000€ à 30 000€
CODE POSTAL
33400
 VALABLE JUSQU'AU
13/03/2022

Poste

Le-la Chargé-e de Gestion Administratif et d’Aide au Pilotage Opérationnel du Centre de formation des apprentis de l’Université de Bordeaux est placé-e sous l'autorité du Directeur du CFA.

Ses missions principales sont d’assurer la coordination et la gestion de tout ou partie du CFA ; assurer le pilotage administratif (finances, RH, partenariat, communication, hygiène et Sécurité…) du CFA dans l’environnement multi-tutelles et  multi-sites.

Il.elle le secondera pour l'aide au pilotage de la structure, la mise en œuvre et le contrôle de toute mesure à caractère administratif, financier et logistique. Ces réalisations se feront dans le cadre d’objectifs validés par sa direction, dans le respect des procédures applicables, dans un souci de qualité de service, de développement des résultats, de la gestion des risques, et de la coordination efficiente entre les différentes cellules d'activités du CFA. 

Il.elle mettra en œuvre la politique budgétaire et financière du CFA pour optimiser et développer les ressources, et la pratique du contrôle de gestion. Il participera à la maitrise des coûts et à la gestion des risques en liaison avec les services supports de l'université (finance, juridique, ressources humaines, contrôle de gestion, immobilier et logistique, communication...).

Il.elle participera au développement de l'expertise de gestion et de pilotage du CFA pour atteindre l’objectif des 3000 apprentis en 4 ans au sein de l’université de bordeaux.

Il.elle représentera sa direction auprès des partenaires internes et externes, et des tutelles spécifiques à l’apprentissage.

Missions :

  • mettre en œuvre un plan d'action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés
  • assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes
  • établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution. Faire le suivi et l'analyse des dépenses
  • contrôler l'application des règles et procédures administratives
  • encadrer / animer une équipe administrative
  • transmettre les instructions aux agents coordinateurs et gestionnaires des UA
  • veiller à la transmission et réception des données et règles aux UFAmobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure
  • participer à la mise en place des actions de communication en interne et en externe avec le responsable de la communication
  • réaliser des bilans d'activité, des études d'aide à la prise de décision pour sa direction en proposant des axes d’améliorations possibles sur divers sujets
  • répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la structure
  • mettre en œuvre la politique d'achat et les procédures d'appel d'offre le cas échéant
  • préparer les contrats et les conventions et contribuer au développement des partenariats
  • assurer avec sa direction une veille dans le cadre de son domaine d'activité
  • assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activit
  • soutenir, améliorer, les processus  administratifs, financiers et de gestion de la structure, le développement d'outils de suivi des résultats et de régulation (reportings, analyse d’écarts, compte de résultat, tableaux de bord, indicateurs de gestion, propositions/suivi de plans de progrès en cohérence avec les objectifs et les moyens attribués,...),
  • participer aux certifications « qualité » du CFA,
  • assister sa direction pour construire et gérer les appels à projet et l'obtention de subventions (régionales, européennes,...)
  • toute mission nécessaire à la continuité de service du CFA dans la mesure des compétences de l’agent

Profil

Compétences principales (connaissances) :

  • Objectifs et projets du CFA : connaissance des populations accueillies, du positionnement et du but recherché par le CFA , des principaux projets en cours (développement, réorganisation) (source : Dictionnaire des compétences MENESR)
  • Techniques de management : connaissance des notions et techniques d'encadrement (supérieur, intermédiaire et de proximité) : définition des orientations stratégiques, gestion des priorités et des arbitrages,direction de projet et de changement,négociation, anticipation et gestion des risques,conduite, planification et contrôle des services et des tâches
  • Gestion des groupes et des conflits : connaissance du fonctionnement des groupes et du mode de résolution des tensions pouvant naître entre ses membres
  • Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur
  • Droit public 
  • Droit des contrats 
  • Méthodologie de conduite de projet 
  • Connaissances budgétaires générales : connaissances des principales règles et méthodes entourant l'entité de gestion et le suivi du budget, des principaux outils budgétaires
  • Finances publiques 
  • Techniques d'achat : connaissances des procédures et de techniques de l'achat (passation de commande, évaluation et sélection des fournisseurs, techniques du prix et procédures qualité)
  • Connaissances des principaux acteurs de l'apprentissage,
  • Connaissance des autorités de tutelle spécifique à l'apprentissage. 
  • Techniques de communication 
  • Langue anglaise : B1 à B2 


Compétences opérationnelles

  • Réaliser des synthèses
  • Rédiger des rapports ou des documents
  • Créer les conditions favorables à un entretien
  • Conduire des entretiens 
  • Déléguer et évaluer : investir autrui d'une certaine autorité dans un cadre défini, des conditions explicites puis s’assurer avec le délégataire des retours d’informations et des résultats utiles au déléguant
  • Encadrer / Animer une équipe : définir des objectifs, construire des plan d’actions et développer sa capacité à communiquer afin de motiver son équipe. Capacité à gérer une équipe de collaborateurs, définir le rôle de chacun des membres ; exercer un contrôle et une évaluation de l'activité
  • Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
  • Élaborer des éléments de langage selon le contexte
  • Concevoir des tableaux de bord : Réunir, hiérarchiser et restituer, de manière cohérente et concise, dans un support, un ensemble d'informations hétérogènes et complexes

Compétences comportementales

  • Rigueur / Fiabilité : être capable d'appliquer de manière systématique et correcte des savoirs et savoir-faire normés. Capacité à transmettre des informations avec exactitude
  • Réactivité : capacité à agir ou à identifier rapidement les actions à mener face à une situation non prévue, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence/d'importance
  • Sens relationnel : capacité à construire un réseau relationnel et à l'utiliser comme aide et support à son action

Employeur

Fondamentalement pluridisciplinaire, l’université de Bordeaux accueille plus de 55 000 étudiants et emploie 6 000 personnels. Elle est dotée d’un budget global de 560 M€.

Lauréate des grands programmes nationaux d’investissement en faveur de l’ESRI, l’Université connaît une trajectoire et une dynamique d’évolution résolument tournées vers un modèle d’université innovante. 

Déterminée à poursuivre sa trajectoire de développement initiée ces dix dernières années, l’objectif de l’Université de Bordeaux est de faire de sa position d’université internationale à forte activité de recherche, un levier au service des grands défis scientifiques et sociétaux du 21ème siècle, une source d’inspiration pour une formation supérieure renouvelée, et un atout pour nourrir l’innovation de rupture.

 

Le CFA développe l'apprentissage au sein de l’Université de Bordeaux en collaboration avec les structures d’enseignement:

  • en assurant la promotion de l’offre de l’apprentissage.
  • en apportant un soutien au recrutement des apprentis,
  • en étant expert de la pédagogie de la formation par apprentissage,
  • en gérant et développant le nombre de formations par apprentissage dans les unités de formation,
  • en assurant et développant des partenariats avec le tissu industriel lié à l'apprentissage,
  • en assurant la gestion administrative liée aux activités de l'apprentissage,
  • en développant et en gérant les coûts de formation en coordination avec les composantes et le pole stratégique de l’université,
  • en gérant les reversements aux composantes, aux formations de l’université pour les enseignements dispensés,
  • en assurant le partenariat avec la Région Nouvelle Aquitaine, France Compétences et toutes les tutelles de l’apprentissage,
  • en assurant le partenariat et l’expertise avec les OPCO,
  • en développant et en gérant la pédagogie spécifique à l’apprentissage,
  • en développant les partenariats avec les organismes de formation et en ouvrant des UFA
  • en assurant la qualité de service (administratif et de formation) avec diverses certifications « qualité »
  • en assurant des modèles économiques pertinents pour les partenaires et le CFA,
  • en assurant la tenue d’un budget et d’une comptabilité analytique fiable et équilibrée,
  • en étant expert des solutions financières et juridiques de l’apprentissage dans un OF public et pour l’université de bordeaux,
  • en positionnant l’apprentissage de l’Université de Bordeaux aux premières places au niveau national (prestation, expertise financière, qualité de service, soutien aux apprenti, soutien aux partenaires…)

Informations employeur

Afficher les informations

CV et Lettre de motivation à jusqu'au 31 janvier à :

[email protected]

Rémunération à partir de 2 099 € bruts selon la grille des contractuels des agents de catégorie A de l'université de Bordeaux et selon profil et expérience

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