RESPONSABLE COURRIER, PILOTE DE MARCHES H/F

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DATE DE PUBLICATION 20/02/2019   TYPE DE CONTRAT Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR MINISTERE DE L'ENSEIGNEMENT SUPERIEUR   CATÉGORIE A
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Le Ministère de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation (MESRI) est installé sur le site « Descartes » (Paris 5°). Le site se développe autour de 9 bâtiments principaux totalisant 34 000 m² SHON. Une partie de ces bâtiments, constituant le site de l’ancienne École Polytechnique, est protégée au titre des Monuments Historiques. L’ensemble est constitué de différents ERP de 1re et 4ème catégories et héberge 900 usagers réguliers (auxquels s’ajoutent les participants aux colloques ministériels et internationaux).           .

Le bureau de la logistique (SAAM D4) est rattaché à la sous-direction de la logistique (SDL) au sein du Service de l’Action Administrative et des Moyens (SAAM) auprès du Secrétariat Général (SG) pour le MEN et le MESRI.

Le bureau est dédié  au MESRI et il a pour mission d’assurer le fonctionnement logistique du site pour le cabinet de la ministre, les directions générales métiers (DGRI, DGESIP) et les divers organismes rattachés.

Le bureau de la logistique SAAM D4 assure les prestations suivantes :

  • gestion du patrimoine immobilier du site sur les crédits d’investissement ;
  • gestion multi technique du patrimoine immobilier du site sur les crédits de fonctionnement.
  • gestion des services généraux;
  • gestion des crédits de fonctionnement ;
  • organisation des opérations événementielles du cabinet du ministre et des deux directions générales du site.

Le budget annuel alloué est de l’ordre de 1 500 – 2 000 K€ de CP pour l’investissement et 6 500 K € pour le fonctionnement

Effectifs de la structure :      13 A       8 B     11 C

Poste

Fonction :   Responsable courrier, pilote de marches du pôle « Services Genéraux »

Nombre d’agents a encadrer : 3

Description du poste (responsabilités, missions, attributions et activités) :

Sous l’autorité directe du Responsable du pôle « Services généraux » et de son adjoint, le titulaire de poste assure les missions et les responsabilités suivantes :

Comme Responsable de la cellule courrier-routage :

  • Encadrer l’équipe courrier, routage (définir les priorités et gérer les urgences, gérer les absences…),
  • Organiser le tri du courrier arrivée et départ, l’affranchissement et sa distribution ainsi que les opérations de routage interne comprenant l’adressage, la mise sous pli et la diffusion,
  • Définir et suivre les prestations conformément aux tarifs en vigueur (lettres, colis, recommandés),
  • Contacter les prestataires, demander les devis et suivre les commandes,
  • Organiser les tournées dans les différents bâtiments du site,
  • Piloter les marchés de location et assurer la supervision de la maintenance des équipements dont les dépannages : machine à affranchir, maintenance du matériel et des logiciels et affranchissement,
  • Assurer la supervision de la saisie sur tableur Excel et le suivi des Chronopost, colis, recommandés sur les logiciels de la Poste (assurer un suivi des indicateurs et des consommations),
  • Mettre en œuvre et contrôler l’application des procédures courrier mises en place, réaliser le suivi et la mise à jour du fonds documentaire sur fichier partagé,
  • Superviser l’affichage de la communication interne sur le site,
  • Coordonner et réceptionner les livraisons et vérifier la bonne exécution du service ou des prestations,
  • Superviser la gestion du stock des enveloppes et entêtes de lettres pour le Cabinet du ministère,
  • Superviser la gestion de l’arrivée des plis coursiers sur le site dans le cadre de l’application du plan Vigipirate,
  • Superviser la réception des travaux de reprographie effectués à l’atelier de Grenelle pour le site Descartes,
  • Réceptionner le BQ et la revue de presse, transmettre à l’atelier reprographie de proximité pour production et diffuser sous enveloppe,
  • Superviser le pilotage de ses collaborateurs (dératisation – piles – matériel sanitaire - bonbonnes à eau – papier),
  • Respecter et faire respecter la réglementation en hygiène et sécurité du travail.

Comme pilote des marchés du pôle des services généraux :

Effectuer le pilotage quotidien des prestations du marché de nettoyage y compris la participation au comité de suivi mensuel, la rédaction des comptes rendus, la demande de devis pour les prestations supplémentaires,

  • Superviser le recensement, la diffusion et le suivi de la levée des dysfonctionnements divers du site sous format d’un tableau Excel,
  • Piloter le marché nettoyage des espaces privatifs du Boncourt,
  • Assurer en binôme la gestion technique du parc automobile du bureau SAAM D4, DGRI et DGESIP et la gestion des coûts (cartes de carburant, parking et télépéage),
  • Assurer le suivi des indicateurs nécessaires à l’évaluation du fonctionnement des marchés attribués,
  • Assurer et coordonner la gestion du parc de vélos électriques,
  • Participer aux actions liées à la polyvalence du bureau.

Il est force de proposition dans l’ensemble de ses missions, auprès de sa hiérarchie.

La polyvalence, la fiabilité, la réactivité, le goût pour le travail en équipe et l’anticipation sont des prérequis pour ce poste.

Profil

Connaissances :

Connaissances préalables :

  • Maîtrise de base en réglementation des marchés publics
  • Connaissance générale des techniques utilisées dans les différents domaines de la logistique
  • Connaissance générale de la réglementation en matière d’hygiène et de sécurité
  • Connaissances liés aux activités : planning, gestion de stock, plan
  • Maîtrise des logiciels Word, Excel, Powerpoint.   

competences :

Ce poste s’adresse à un agent pouvant justifier d’expérience concluante dans un poste similaire.

Savoir-faire :

  • gestion du temps de travail, des engagements calendaires, planification et organisation de travail,
  • notions générales d’achat public et du code des marchés publics,
  • maîtrise de l’analyse des devis des entreprises et des appels d’offres,
  • gestion des urgences et pilotage des prestataires extérieurs.

Savoir être :

  • aisance relationnelle, aptitude au travail en équipe et au partage de l’information,
  • sens des responsabilités, autonomie, initiative, organisation et rigueur dans les procédures,
  • capacité d’analyse de la situation et anticipation dans les actions à mener,
  • adaptabilité et réactivité,
  • capacité à rendre compte et communiquer,
  • qualités rédactionnelles (compte-rendu de réunion),
  • force de proposition.

Informations employeur

Afficher les informations

Chef de bureau : Edwige Cresta, tel : 01.55.55.85.09 / [email protected]

Responsable du pôle Services Généraux : Michel Courchinoux, tel : 01.55.55.89.70 / [email protected]

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