Chargé(e) des achats et des marchés publics

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DATE DE PUBLICATION 01/03/2019   TYPE DE CONTRAT CDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEUR UNIVERSITE PARIS DAUPHINE   CATÉGORIE A
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

L'Université Paris-Dauphine est un grand établissement public d’enseignement et de recherche spécialisé dans les sciences des organisations et des marchés. Dauphine a vu le jour en 1968 dans des locaux qui abritaient jusqu’alors le Secrétariat Général de l’OTAN.

L’université est réputée pour la qualité de ses enseignements en économie, droit, science politique, mathématiques et stratégie d'entreprise. Elle figure chaque année aux premiers rangs des établissements les plus réputés auprès des recruteurs.

C'est un « Établissement public à caractère scientifique et culturel », implanté sur 3 sites, qui accueille 11 000 étudiants, 520 enseignants chercheurs, 2 000 intervenants extérieurs et 500 personnels administratifs. L’Université Paris-Dauphine est membre de la COMUE Paris Sciences et Lettres.

Poste

Mission principale :

Le(la) chargé(e) des achats et des marchés publics conçoit, propose et réalise les opérations liées à la mise en œuvre de la politique achat, intégrée au plan d’actions stratégiques de l’université Paris-Dauphine ; il(elle) passe, contractualise et assure le suivi des marchés, contrats et concessions correspondants. Il(elle) participe également tant à la programmation des achats qu’au reporting des activités du service.

Outre la sécurisation des procédures de la commande publique et la gestion des contentieux, le(la) chargé(e) des achats et des marchés publics participe à l’amélioration de la performance des achats, à la favorisation de l’accès des PME à la commande publique et à la mise en place d’une démarche éco et socio-responsable.

Activité 1 : Le(la) chargé(e) des achats et des marchés publics est acteur de la commande publique ; à ce titre, il(elle) prépare, rédige et passe les marchés de fournitures courantes, services et travaux et les autres contrats publics.

Plus précisément, il(elle) :

  • réalise un recensement des besoins et participe à sa rationalisation,
  • choisit, planifie la procédure de passation adaptée et le montage contractuel retenu,
  • élabore le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) et les documents connexes,
  • procède à la publication de la consultation,
  • répond, en lien avec le(s) service(s) prescripteur(s), aux différentes questions des candidats,
  • réceptionne les offres, élabore et dresse les PV d’ouverture,
  • organise la(es) Commission(s) d’Analyse des Offres et en rédige le(s) compte(s) rendu(s),
  • analyse les candidatures,
  • contrôle l’analyse des offres produite par le(s) service(s) prescripteur(s),
  • rédige les lettres de rejet,
  • procède à la notification,
  • rédige le rapport de présentation,
  • procède à la publication de l’avis d’attribution et à la publicité du contrat.

Le(la) chargé(e) des achats et des marchés publics est un acheteur ayant pour mission, également, d’introduire une démarche achat responsable et d’optimisation des coûts.

Plus précisément, il(elle) :

  • réalise une étude du secteur économique concerné et un sourçage des acteurs présents sur le marché, avant lancement d’une consultation,
  • pilote la phase de négociation éventuellement prévue dans la procédure de consultation retenue,
  • introduit des leviers (critères, clauses) relatifs aux 5 axes de la performance achat : réduction/optimisation des coût, respect des objectifs de développement durable et social, favorisation de l’accès des PME à la commande publique et contribution à la diffusion de l’innovation)
  • étudie les possibilités/opportunités de groupement, notamment au sein de la COMUE, et de recours aux centrales d’achat

Le(la) chargé(e) des achats et des marchés publics est un juriste en charge, enfin, d’assurer la sécurisation des procédures et la gestion des contentieux.

Plus précisément, il(elle) :

  • assure une veille réglementaire, jurisprudentielle et de bonnes pratiques,

rédige des notes et apporte des conseils sur des points pratiques particuliers.

Activité 2 :Le(la) chargé(e) des achats et des marchés publics assure un suivi juridique et financier de l’exécution des marchés de fournitures courantes, services et travaux et autres contrats publics 

Plus précisément, il(elle) :

  • procède au maquettage des nouveaux marchés dans l’outil de gestion financière,
  • veille à la réalisation de l’engagement juridique correspondant et des opérations financières connexes (demande d’avance, versement d’acomptes…),
  • assure la diffusion interne des documents contractuels et leur sauvegarde,
  • rédige les notes de présentation des marchés notifiés à destination des gestionnaires financiers,
  • réalise les tableaux de suivi juridique et financier des marchés,
  • alimente les tableaux de bord d’activité du service nécessaires à sa publicité, à sa communication, à son suivi et à son évolution,
  • procède à l’archivage des procédures achevées et des marchés exécutés,
  • valide la grille d’analyse des mises en concurrence réalisées par les services déconcentrés et la qualité des pièces justificatives,
  • peut être amené(e) à valider les engagements juridiques d’un montant supérieur à 10 000 € HT,
  • valide les commandes particulières réalisées en ligne (notamment sur le site de l’UGAP),
  • procède à la rédaction des reconductions et des avenants,
  • procède à l’élaboration des documents de réception et à leur suivi,
  • met en œuvre les clauses contractuelles (révision technique et tarifaire, application des pénalités…),
  • procède à la vérification de l’application de la formule de révision des prix prévue et des indices usités,
  • assure le suivi des documents administratifs requis des attributaires,

assure le suivi de la computation de seuils des groupes de marchandises.

Activité 3 : Le(la) chargé(e) des achats et des marchés publics est acteur de la professionnalisation de l’achat ; à ce titre, il(elle) :

  • participe à la création et à la mise à jour de la cartographie des achats,
  • participe à la définition, à la mise en œuvre et au suivi de la politique achat et du plan d’actions achat,
  • participe à l’élaboration des méthodes, outils d’analyse et indicateurs nécessaires à l’évaluation de la politique achat, du plan d’actions achat et des fournisseurs,
  • participe à la formalisation, à la mise à jour et à la diffusion des procédures internes et fiches d’information,
  • entretien et partage de ses connaissances avec les autres membres du service,
  • participe aux actions de formation des prescripteurs, nouveaux collègues et gestionnaires financiers déconcentrés (une soixantaine),
  • contrôle régulièrement la bonne application des règles, rend compte et porte les litiges à l’arbitrage de sa hiérarchie,
  • aide à mettre en place un contrôle interne comptable et financier efficace,

intervient quotidiennement pour porter conseil et assistance aux gestionnaires financiers dans leurs actes d’achat

Profil

Compétences & Savoir-Faire associés

Savoirs théoriques/ Compétences techniques nécessaires – acquis(es) ou à acquérir par l’agent - :

Réglementation et contentieux métier (droit administratif, droit de la commande publique, droit des contrats, CCAG…). Techniques d’achat et d’analyse des offres. Statut, fonctionnement et réglementation financière d’un EPSCP. Règles et enjeux du contrôle interne.

 

Savoir-faire opérationnels requis :

Savoir communiquer, convaincre, animer des réunions, négocier, rédiger, former

Être force de proposition

Savoir travailler en autonomie (en mode projet), en équipe et en réseau

Savoir rendre compte de son activité et de ses difficultés à sa hiérarchie, notamment en termes de respect des délais

Savoir mettre en pratique ses connaissances avec pragmatisme et discernement

Respecter la confidentialité des échanges et des décisions

Savoir-faire opérationnels – acquis ou à acquérir par l’agent - :

Savoir animer des réunions, négocier, former

 

Compétences bureautiques/informatiques requises :

Maîtrise du Pack Office

Agilité dans la prise en main de nouveaux outils (ex : SAP-SIFAC pour la gestion financière, PLACE pour le site de dématérialisation des procédures et profil acheteur…)

 

Qualités requises :

Avoir une bonne capacité d’investissement, organisationnelle, de priorisation, d’analyse et de synthèse

Avoir le sens de la rigueur et de la probité

Avoir une excellente maîtrise de l’expression orale et écrite

Etre doté d’un excellent relationnel et de diplomatie

Être facilitateur/pédagogue, savoir accompagner le changement en interne, écouter et rassurer

Avoir le sens du service et une appétence pour la mise en place d’une démarche qualité

Etre curieux

 

 

 

Relations fonctionnelles du poste

Internes :        Direction Financière

                 Agence Comptable

                 Direction des Affaires Juridiques

           Ensemble des composantes, centres de recherche, services et autres directions

 

Externes :       Fournisseurs/prestataires

 

     

Contexte et spécificités (contraintes particulières ou caractéristiques inhérentes à l’effectif et/ou aux conditions de travail)

Travail en binôme.

Charge de travail soutenue tout au long de l’année