Chef de bureau organisation des examens H/F

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DATE DE PUBLICATION 06/03/2019   TYPE DE CONTRAT Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR SIEC MAISON DES EXAMENS   CATÉGORIE A
LIEUX DE TRAVAIL
ARCUEIL
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Le Service Interacadémique des Examens et Concours est chargé de l’organisation des examens et concours des académies de Paris, Créteil et Versailles, pour plus de 650 000 candidats. Le SIEC est un service déconcentré du Ministère de l’éducation nationale. Il est centre de services partagés pour l’organisation des concours de recrutement de différents ministères. Il est administrativement rattaché au rectorat de l’académie de Paris.

L’établissement est certifié selon la norme ISO 9001-2015 et s’est engagé dans une démarche de Responsabilité Sociétale des Organisations (RSO). Cet engagement qualité se traduit notamment dans le système de management des activités (SMA) et la labellisation Imprim Vert pour le recyclage et le développement durable.

La Division de l’enseignement général et technologique (DEGT) est composée de 5 bureaux qui organisent 10 examens, dont les baccalauréats général et technologique et le diplôme national du brevet, pour un total de 425.000 candidats franciliens. Elle est dirigée par un chef de service assisté d’un adjoint qui assure la coordination entre les bureaux et avec les autres services. Son effectif total est de 76 personnes.

Le bureau DEGT3 est responsable de l’organisation du baccalauréat technologique en Île-de-France (59.000 candidats).

Poste

Activités principales :

Le chef du bureau DEGT3 est responsable de l’équipe en charge de l’organisation du baccalauréat technologique (59.000 candidats au total, 29.000 en première et 30.000 en terminale).

Activités essentielles du bureau :

Gestion des opérations de session : inscription des candidats, répartition des charges d’examens entre les centres, organisation et préparation des épreuves, gestion des résultats, édition et délivrance des diplômes.

Gestion de la relation avec les candidats tout au long de la session : traitement des demandes en ligne, des réclamations et recours, des aménagements d’épreuves pour les candidats en situation de handicap, des dossiers de fraudes aux examens.

Gestion de la relation avec les établissements : dans le cadre de la gestion des alertes relatives à la répartition des charges, de la vérification des inscriptions des candidats, de la préparation et du déroulement des épreuves ainsi que des opérations de fin de session.

Élaboration des circulaires et documents d’information générale destinés aux établissements et candidats (courriers, guides, circulaires…).

 

Activités essentielles du chef de bureau :

Pilotage des activités du bureau et de son organisation : le chef de bureau s’assure de la mise en œuvre des différentes étapes de la session dans le respect de la réglementation, des procédures communes et des calendriers ; il supervise le traitement des demandes des candidats en veillant au respect des délais réglementaires ; il est garant de l’efficience de l’organisation du bureau et met en œuvre les modalités nécessaires à son maintien dans le cadre des évolutions réglementaires ou techniques ; il anime des réunions de bureau régulières et participe aux réunions de service de la division.

Management : le chef de bureau est le supérieur hiérarchique direct des agents du bureau ; il assure le suivi de leur temps de travail, il mène les entretiens professionnels annuels, il intervient dans les procédures liées au déroulement de carrière et au recrutement.

Contribution au SMA :

Le chef de bureau assure le suivi et l’analyse des indicateurs des processus Candidats et Centres et en rend compte aux pilotes de processus et au chef de division ; il contribue à l’animation du SMA, notamment en assurant la diffusion de l’information et le suivi de sa compréhension et de sa prise en compte par ses agents ; il contribue à l’élaboration des bilans de session par processus ;

Le chef de bureau travaille en relation étroite avec les autres chefs de bureau de la division et rend compte régulièrement de son activité au chef de division et à son adjoint ;

Le chef de bureau connaît et met en œuvre les procédures de travail avec les autres divisions et les services transversaux, dans le respect des contraintes organisationnelles et réglementaires.

Activités de gestion : le chef de bureau relit et vise les courriers et documents mis à la signature du chef de division ou de la direction ; il rédige les circulaires ou documents généraux ; il participe à l’élaboration du calendrier de la session ; il prend en charge les relations avec les partenaires (établissements, corps d’inspection, rectorats) en cas de difficultés ; il gère les situations particulières ; il peut être amené à gérer directement un portefeuille d’épreuves ou d’examens.

Participer à la réflexion menée au sein de la division sur les missions ou projets visant à optimiser les méthodes de travail et l’organisation des examens. Aide à la prise de décision de la hiérarchie.

Travailler en collaboration avec les services transversaux du SIEC (DSI, édition, logistique, financier, …) et les autres divisions métiers dans le cadre des activités du service, de la démarche qualité et des groupes de travail. 

Travailler en étroite relation avec les partenaires et la tutelle du ministère et des rectorats : inspecteurs, chefs d’établissement… en veillant à entretenir et développer les collaborations, dans le strict respect du cadre hiérarchique.

Profil

Connaissance, savoir :

Système éducatif et ses enjeux

Environnement professionnel

Techniques du domaine

Politiques, dispositifs et procédures applicables aux examens et concours

Droit public

Aptitude à la rédaction et à la re-formulation.

Maîtrise de l’outil informatique (formation interne pour appréhender l’utilisation de logiciels spécifiques OCEAN, CYCLADES, IMAG’IN, BI)

 

Savoir-faire :

Manager une équipe

Évaluer et hiérarchiser des besoins, des priorités

Apporter des réponses à des besoins spécifiques

Travailler en équipe

Construire et faire vivre un dispositif d’évaluation de la performance

Animer une réunion

Réaliser des synthèses

Définir des procédures et des règles, les mettre en œuvres

 

Savoir-être :

Capacité d’adaptation

Sens de l’organisation

Réactivité

Rigueur / Fiabilité

Sens relationnel

Capacité à convaincre

Réactivité et aptitude à la prise de décision.