Chef de pôle frais de déplacements (H/F)

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DATE DE PUBLICATION14/01/2020 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURINRAP CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
Somme
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Contexte

 

Avec plus de 2 000 collaborateurs et chercheurs, l’institut national de recherches archéologiques préventives est la plus importante structure de recherche archéologique française et l’une des toutes premières en Europe. Institut national de recherche, il réalise l’essentiel des diagnostics archéologiques et des fouilles en partenariat avec les aménageurs privés et publics : soit plus de 2 000 chantiers par an, en France métropolitaine et dans les départements d’outre mer.

Ses missions s’étendent à l’exploitation scientifique des résultats et à la diffusion de la connaissance archéologique auprès du public.

Il dispose d’un budget de 166 millions d’euros.

Poste

Chef de pôle frais de déplacements

Mission

 

Sous l’autorité de la responsable de service, Il(elle) assure l’administration fonctionnelle des outils de gestion des ordres de mission et des déplacements et assure le processus de remboursement des frais de déplacement, et est le(la) garant(e) du bon fonctionnement du processus comptable dans le respect des règles de la comptabilité et de la règlementation des frais de déplacement.

 

Il(elle) travaillera principalement en collaboration avec les interlocuteurs chargés de l’émission des ordres de mission et de la gestion des frais de déplacement au sein des services du siège et des services déconcentrés des directions interrégionales, de l’agence comptable et de la direction des systèmes d’information.

 

Il(elle) peut être amené(e), dans un souci de polyvalence être amené à intervenir sur l’exécution de certaines dépenses ou recettes.

 

Fonctions

 

1) Processus de gestion des déplacements

 

-            Assurer l’adaptation et le respect de la politique voyage

-            Assurer et coordonner la vérification, la saisie des demandes de remboursement des frais et des relevés de temps des directions du Siège ;

Assurer le processus de remboursement des frais de déplacement  

-            Assurer l’animation du marché d’agence de voyage ;

-            Assurer un rôle d’assistance et de conseil auprès des services ;

-            Etre le (la) garant(e) de l’application de la réglementation relative aux frais de déplacement ;

-            Etre force de proposition afin d’optimiser le dispositif et mener à bien toutes études ponctuelles afin de proposer des pistes d’amélioration et/ou des outils d’aide à la décision.

 

2) Administration fonctionnelle des outils de gestion

 

-            Participer à la rédaction des procédures et mettre à jour les documentations (manuels utilisateurs et formations, …) ;

-            Assister et former les utilisateurs ;

-            Gérer les besoins d’évolution (recensement des besoins, cahiers des charges, vérification de l’adéquation de la solution aux besoins assurer le bon fonctionnement du processus des frais de déplacement, …) S’assurer du bon fonctionnement des outils et des interfaces avec les systèmes d’information, de la correcte utilisation des outils ;

-            Gérer les évolutions (définition de plan de tests de non régression, tester, informer les utilisateurs…).

 

3) Contrôle interne et maîtrise des risques 

 

-             Participer à la mise en place et/ou le suivi du contrôle interne ;

-             Assurez la qualité de la documentation des dossiers et du respect des règles de contrôle interne,

-             Assurer le contrôle à postériori des Notes de frais en collaboration avec l’agence comptable ;

-             Veiller au développement et à l’adaptation continue des procédures

-             Assurer la maîtrise des risques sur son périmètre

 

4) Reporting 

 

-           Produire et analyser tout reporting relatif aux déplacements ;

-           Concevoir et développer tout tableau de bord de suivi de l’activité ;

 

7) Management

 

-          Animer et développer au quotidien l’équipe, constituant le pôle dont il(elle) assure la responsabilité hiérarchique directe.

-          Veiller au bon fonctionnement du pôle sur le plan organisationnel, humain et financier : mise en œuvre des orientations, hiérarchisation des priorités, et animation des équipes

 

Les fonctions décrites ci-dessus correspondent aux principales fonctions prévues pour ce poste, elles peuvent faire l’objet d’adaptations en fonction des besoins de service.

 

Profil

Dans le cadre de notre politique à l’emploi, L’Institut est engagé en faveur de la diversité et du handicap.  

 

Niveau de diplômes requis :

 

– Licence ou titre ou diplôme français ou étranger au moins équivalent,

ou

– Baccalauréat ou diplôme français ou étranger équivalent et 2 années d'expérience professionnelle dans des fonctions similaires.

 

Les diplômes auront été obtenus prioritairement en comptabilité ou gestion.

 

 

Compétences et expériences requises :

-            maîtrise des règles de la comptabilité générale,

-            bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word..), connaissance d’un outil de gestion comptable et financier.

-            connaissance de l’outil de requête Business Object appréciée  ;

-            bonnes qualités rédactionnelles ;

-        esprit d’initiative, autonomie et force de proposition ;

-            rigueur, capacité à s’organiser

-        qualités relationnelles : capacité d’écoute et sens du service client, pédagogie et aptitude au travail en équipe ;

 

 

Avantages :

 

-        30 jours de congés annuels + 20 jours de RTT

-        Mutuelle et prévoyance

-        Tickets restaurants

-        Carte culture (accès aux musées et monuments nationaux affiliés au Ministère de la Culture)

-        Association du personnel (voyages, locations, aides activités culturelles)

Informations employeur

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