Chef de projet évènementiel F/H

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DATE DE PUBLICATION10/01/2020 TYPE DE CONTRATContractuel, CDD
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEA
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Localisation :

Campus Pierre & Marie Curie

Centre International de Conférences Sorbonne Université

4, place Jussieu – 75005 Paris

Présentation de la Direction :
La Direction Patrimoine et Logistique (DP&L) met en œuvre la stratégie immobilière, d’exploitation et de valorisation du parc immobilier de Sorbonne Université.
La direction définit et anime les processus de l’établissement dans les domaines des travaux et de la construction, du gros-entretien et renouvellement (GER), de la maintenance et de l’entretien du parc immobilier, ainsi que la promotion de ses espaces. Elle assure la coordination de la fonction « Patrimoine et Logistique » du niveau universitaire avec les directions techniques des facultés.
Elle est organisée autour six services : le Service de maîtrise d’ouvrage (SMO), le Service de pilotage de l’exploitation des campus et du développement durable (SPED), le Service de pilotage de l’information patrimoniale (SPI), le Service budget des investissements immobiliers et assistance administrative (SBA), le Service budget-finance (SBF) et le Service événementiel et de promotion des espaces (SEP).

Présentation du service :

Rattaché à la DPL, le Service Evénementiel et Promotion des Espaces (SEP) pilote la stratégie de valorisation des espaces universitaires et facultaires (communication, marketing et développement commercial) et accompagne sa mise en œuvre. Il coordonne également l’organisation d’évènements Sorbonne Université et d’évènements partenariaux dans les espaces universitaires et facultaires, en étroite collaboration avec les équipes universitaires et facultaires.

Enfin, il gère l’exploitation des espaces d’intérêt universitaire (le Centre International de Conférences Sorbonne Université, les espaces de réception du 24e étage de la Tour Zamansky, le Campus des Cordeliers).

Poste

(réf.RP5)

Fonction : Chef de projet évènementiel F/H

Catégorie : A

Corps : ASI

BAP : J

Emploi-type : Gestion et Pilotage (J) – J3C44 – Assistant(e) en gestion administrative

Mission :

Sous l’autorité du chef du Service Evénementiel et Promotion des Espaces (SEPE), le/la chef-fe de projet événementiel conçoit, pilote, coordonne, met en œuvre, et assure le suivi et le reporting de l’organisation d’évènements portés par des structures de Sorbonne Université (directions universitaires, les laboratoires et départements pédagogiques des facultés…) et accueillis dans les espaces de Sorbonne Université (Centre International de Conférences Sorbonne Université, Campus des Cordeliers, Campus Pierre & Marie Curie…).

Il/elle répond aux attentes de sa hiérarchie, et à celles de ses commanditaires, en étroite collaboration avec les équipes du SEPE de Sorbonne Université, les équipes techniques et logistiques des sites sollicités ainsi que les prestataires sélectionnés.

Activités principales :

-       pilote la prise de brief client en identifiant tous les besoins  ou étudie le cahier des charges des projets ;

-       assure la construction des offres dans leur dimension technique (mise à disposition d’espaces, hébergement, transport, restauration…), et définit les outils et moyens nécessaires pour leur mise en œuvre, en s’appuyant sur des expertises internes ou externes ;

-       participe à la définition du budget des projets et veille au respect du budget défini

-       identifie et coordonne les différents acteurs  internes (directions techniques / logistiques / communication & marketing / financières…) et/ou externes (prestataires : agences événementielles, traiteurs, sociétés de gardiennage, transports, hébergements…) pour la réalisation de l'événement ;

-       assure le lien entre les différents acteurs de chaque projet et anime le cas échéant cette communauté (réunions, partage de documents / informations…) ;

-       planifie l’ensemble des tâches nécessaires à la réalisation du projet, coordonne, pilote et contrôle leur réalisation, en amont, pendant et en aval de l’événement ;

-       assure la clôture administrative du dossier et la gestion de la facturation;

-       gère le retour d’expérience et mesure la satisfaction.

Encadrement : NON

Conditions particulières d'exercice : Le poste peut entraîner des contraintes horaires en fonction des événements, avec une présence le soir (19h-23h), le week-end (samedi et dimanche) et les jours fériés. Il peut également entraîner des contraintes sur la prise de congés, liées au planning des évènements.

Profil

Connaissances :

-       Méthodologie de conduite de projet (planification, coordination, budget…)

-       Secteur de l’évènementiel et ses acteurs (gestion de billetterie, hébergement, restauration, location d’espaces, agences de communication, prestataires logistiques et techniques…)

-       Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

-       Organisation de la fonction publique et de l’enseignement supérieur

-       Objectifs et projets de Sorbonne Université

-       Politiques, dispositifs et procédures propres à la gestion de projet évènementiel dans un établissement public d’enseignement supérieur

-       Connaissances budgétaires générales

-       Procédures d’achat public

-       Outils bureautiques (Microsoft Office)

Compétences opérationnelles :

-       Analyser un cahier des charges et répondre à la demande

-       Animation d’une équipe projet (animer des réunions, coordonner les actions…)

-       Capacité à rendre-compte à sa hiérarchie et à ses commanditaires (rédaction des rapports / de synthèses, mise en place d’outils de suivi…)

-       Capacité à mobiliser et à animer des réseaux

Compétences comportementales :

-       Excellentes qualités relationnelles et sens de l’écoute

-       Rigueur, organisation et autonomie

-       Réactivité et adaptabilité

-       Aptitude à travailler en équipe

-       Sens de la diplomatie

Diplôme réglementaire :

-       BAC +4 avec une expérience sur une fonction similaire d’au moins 3 ans/DUT, BTS minimum exigé avec expérience sur une fonction similaire d’au moins 5 ans, dans une agence ou un établissement public

-       Domaine de formation : gestion de projet évènementiel

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