Chef du service administratif et financier F/H (réf.FDLSI8)

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DATE DE PUBLICATION22/01/2021 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEA
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

La Faculté des Sciences et Ingénierie couvre un large éventail de disciplines scientifiques.

Elle est composée de 79 laboratoires de recherche, 22 départements de formation et 6 UFR (Unité de Formation et de Recherche) en chimie, ingénierie, mathématiques, physique, biologie, terre environnement et biodiversité. Elle compte également 3 instituts et écoles (l’École polytechnique universitaire, l’Institut d’astrophysique de Paris, l’Institut Henri Poincaré) et 4 observatoires qui ont le statut d'observatoire des sciences de l'Univers à Roscoff, Banyuls et Villefranche-sur-Mer, ECCE-TERRA.

 Elle accueille 24.000 étudiants dont 2.700 doctorants et compte 3.300 personnels - enseignants, enseignants-chercheurs, chercheurs et personnels administratif et technique.

Présentation de la DLM- Direction de la Logistique et de la Maintenance:

Placée sous l’autorité hiérarchique de la directrice générale adjointe de la faculté, la DLM compte 227 agents répartis en 8 services et 2 pôles. La DLM met en œuvre les ressources et moyens dédiés à l’exploitation et à la maintenance du parc immobilier, à la sécurité et à la sûreté des locaux, au soutien logistique et à la gestion des espaces des sites et campus de la faculté. Son champ d’action couvre les 7 sites de la faculté, totalisant 400 000 m² de locaux. Elle assure l’exploitation du campus Pierre & Marie Curie (ex Jussieu) et coordonne celle des sites extérieurs. Elle assure également la maîtrise d’ouvrage de certains travaux (lorsque les montants des opérations sont placés sous des seuils qui seront déterminés dans le cadre des délégations aux doyens) et la maîtrise d’œuvre sur les petites interventions.

 

Présentation du SAF-Service Administratif et Financier:

Au sein de la DLM,le SAF est en charge du suivi et du pilotage des moyens humains et financiers pour l’ensemble de la direction. A ce titre, le SAF est chargé de préparer, de suivre et d’exécuter le budget de la direction en recettes et dépenses, tant en fonctionnement qu’en investissement. Par ailleurs, plateforme budgétaire pour les directions et services de la FSI (comme la halte-garderie, l’infirmerie, la DRH, le service informatique…) et du décanat, il exécute et assure le suivi régulier des budgets afférents.  En outre, le SAF assure le pilotage et le suivi des effectifs de la DLM en coordination avec les chefs de service de la DLM et en lien avec la DRH facultaire, Il met en œuvre les orientations en la matière au sein de la DLM.

Localisation :

Faculté des Sciences & Ingénierie
4 place Jussieu | 75252 Paris cedex 05

Poste

Fonctions : Chef du service administratif et financier F/H

Catégorie : A

Corps : Ingénieur d’étude de recherche et de formation                        

BAP : J

Emploi-type  : J2C46 – Chargé (e) de gestion administrative et d’aide au pilotage opérationnel

Missions :

Le.la chargé.e de gestion administrative et d’aide au pilotage organise les missions relatives à la réalisation, la mise en œuvre et au suivi des opérations financières, comptables et ressources humaines en conformité avec la réglementation et les règles de gestion de l’établissement. Il/elle coordonne au sein de la direction l’action des services dans les domaines administratifs, RH et financier.

Il/elle conseille, collabore étroitement avec la direction de la DLM pour :

  • la préparation et l’exécution du budget et procédures budgétaires de la DLM ;
  • la réalisation des analyses et proposer des stratégies ;
  • l’élaboration et l’alimentation des tableaux de bords financiers.
  • la mise en œuvre des processus de gestion individuelle ou collective

Il/elle est référent conseil de premier niveau pour les services rattachés à la DLM pour les questions administratives, RH et financière.

A ce titre, il/elle travaille en collaboration étroite avec les directions facultaires et universitaires de son champ de compétences, principalement avec la DFA-Direction des Finances et des achats FSI, la DA-Direction des achats et l’agence comptable.

Il/elle apporte une expertise administrative, financière et RH sur les orientations et actions en cours. Il/elle contribue et participe aux dialogues de gestion organisés par le décanat et la direction générale facultaire

 

Activités principales :

Gestion financière et budgétaire de la DLM

En lien avec la DFA,

  • Préparation et exécution du budget en recette et dépense
  • Élaboration et/ou mise en place des procédures de gestion
  • Mise en place d’indicateurs de gestion et d’outils d’aide à la décision
  • Contribution à la mise en œuvre de la politique financière en étroite collaboration avec la DFA

 

Gestion des ressources humaines de la DLM 

En lien avec la DRH,

  • Pilotage et garantie du suivi, des différentes campagnes dans le respect du calendrier (révision des effectifs, mobilités, entretiens professionnels, listes d’aptitude et tableaux d’avancement, délégations, etc.) ;
  • Assistance et conseil aux responsables de service dans leurs missions de management et de gestion des personnels ;
  • Contribution à la mise en œuvre de la stratégie RH de la FSI au sein de la DLM (tableaux de bord, fiches de postes, formations);
  • Diffusion d’information et conseil aux agents sur leur situation administrative, leur carrière, les évolutions réglementaires ;
  • Coordination de l'application des dispositions statutaires
  • Participation au processus de recrutement et à la définition des fiches de postes répondant aux besoins de la DLM
  • Diffusion de l'information relative aux procédures de gestion et aux actions de ressources humaines (recrutements, mobilité…) ;
  • Contribution à la définition du plan de formation dans la logique GPEC

 

Gestion du service administratif et financier(SAF) :

  • Organisation du fonctionnement du SAF et des relations avec l’ensemble des utilisateurs du service (chefs de service DLM, décanat et directeurs hors DLM) ;
  • Planification et coordination des activités pour mener à bien les missions et les objectifs de la direction en veillant à la continuité du service ;
  • Encadrement et animation de l’équipe du SAF
  • Planification des formations et des congés des agents placés sous sa responsabilité afin de garantir la continuité du service.

Conduite de projet : OUI

Encadrement : OUI

Nb agents encadrés par catégorie : 1 A - 3 B - 1 C

Profil

Connaissance:

  • Connaissances budgétaires générales (GBCP)
  • Règles de gestion des finances publiques, recettes et dépenses;
  • Procédures de l’achat public ;
  • Droit des contrats (connaissance générale)
  • Connaître les procédures de gestion des ressources humaines
  • Techniques de management
  • Objectifs et projets de l'établissement (connaissance générale) *
  • Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues).

 

Connaissances transversales requises :

  • Organisation, environnement réglementaire et institutionnel de l’université et de ses principaux partenaires ;
  • Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle.

Savoir-faire :

  • Capacité à représenter la direction ;
  • Capacité à recruter, à déléguer, animer des collectifs de travail, de façon hiérarchique ou fonctionnelle et accompagner l’évolution professionnelle des agents ;
  • Capacité à gérer les difficultés en milieu professionnel ;
  • Capacité à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances et dans le souci de garantir la continuité du service ;
  • Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations
  • Bonne capacité à rendre compte et à expliquer ses décisions ;
  • Capacité à conduire et accompagner un projet ;
  • Capacité à conduire un entretien, une réunion ;
  • Capacité à structurer et rédiger des documents d’aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse ;
  • Capacité à élaborer des outils d’analyse et de synthèse ;
  • Capacité à définir et mettre en œuvre des indicateurs de suivi et à analyser les résultats ;
  • Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs ;
  • Capacité à assurer de la bonne circulation de l’information au sein du service ;
  • Capacité à conduire le dialogue social ;
  • Capacité à instruire des dossiers complexes ;

Savoir-faire transversaux :

  • Savoir animer et coordonner l’activité d’une équipe ;
  • Savoir transmettre son savoir-faire, former ses collaborateurs et les mobiliser sur des priorités ;
  • Savoir mettre en œuvre des choix, proposer des actions, présenter un argumentaire par la mise en place d’actions de communication écrites ou orales ;
  • Savoir planifier les activités de l’entité en fonction des priorités ;
  • Utiliser les logiciels de bureautique (Excel, Word) et de gestion (SIFAC etc.).

Savoir être :

  • Capacités relationnelles et à travailler en équipe ; 
  • Disponibilité, réactivité et esprit d’initiative ;
  • Adaptabilité et autonomie ;
  • Sens du service public ;
  • Confidentialité et réserve.

Conditions particulières d’exercice : Contraintes de calendrier de gestion. 

Diplôme réglementaire exigé -  Formation professionnelle si souhaitable : Licence

Domaines de formation souhaitée : finance, comptabilité, droit, gestion

Informations employeur

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Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante :

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