CHEF DU SERVICE DE LA SCOLARITÉ - F/H

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DATE DE PUBLICATION29/08/2019 TYPE DE CONTRATContractuel, CDD
RECRUTEURAIX MARSEILLE UNIVERSITE CATÉGORIEA
LIEUX DE TRAVAIL
MARSEILLE
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation afin de créer l’université de demain ?

 

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 119 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

La diversité des sites et leur modernisation permettent de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France sont couverts.

Aix-Marseille Université se situe à la pointe de la recherche notamment grâce à ses fondations d’excellence en matière d’innovation : l’A*Midex et l’IMéRA.

Si vous avez envie de relever le challenge, rejoignez-nous au sein du Campus de la Timone, site mitoyen à celui d’un des meilleurs hôpitaux de France : l’Hôpital de la Timone.

Aix-Marseille université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

 

Poste

CHEF DU SERVICE DE LA SCOLARITÉ - F/H

En tant que Chef du Service de la Scolarité, vous assurez le pilotage de ce service au sein de l'UFR de Médecine, soit 25 agents pour près de 14 000 étudiants, pour la partie administrative : inscriptions, inscriptions pédagogiques, gestion des stages, organisation des concours d'entrée et du concours de l'internat. La scolarité est centralisée sur un seul bâtiment et organisée en plusieurs bureaux.

1.           Piloter, coordonner et animer l'activité du service


•        Piloter l'ensemble des opérations de scolarité (candidatures, inscriptions, stages et concours notamment)
•        Planifier les activités en fonction des priorités et mobiliser le personnel du service notamment en période de pics d'activité - à ce titre, prendre en charge la procédure de recrutement et formation de vacataires
•        Veiller au bon déroulement de l'ensemble des opérations de scolarité dans le respect des délais et des conditions fixées par la réglementation
•        Garantir la qualité et la continuité du service rendu aux usagers du service de la scolarité,
•        Veiller à l'appropriation de l'offre de formation et ses évolutions par les agents du service
•        Assurer l'animation et l'encadrement hiérarchique des équipes
•        Traiter les cas litigieux : réclamations, contentieux, en lien avec le secrétariat général
•        Assurer la bonne organisation du flux et du classement documentaire et le lien avec le service des archives


2.    Elaborer les procédures relatives aux différentes opérations de scolarité, expertiser et fiabiliser les données de l'activité


•        Rédiger et mettre à jour les procédures relatives aux opérations de scolarité internes à la composante et auprès des usagers, en assurer la diffusion et veiller à leur application
•        Etre garant de la mise sous contrôle des risques inhérents à la fonction au travers de la mise en œuvre d'actions de veille, de développement des compétences, de mise à jour des procédures.
•        Veiller à l'application de la réglementation et à l'actualisation des procédures et des évolutions du système d'information, en se tenant informé de l'évolution de la législation et de la réglementation impactant les activités de scolarité
•        Veiller à l'actualisation des informations diffusées sur le site de la Faculté de façon coordonnée avec le/la chargée de communication
 

3.           Développer les évolutions organisationnelles nécessaires


•        Proposer des actions de développement de l'efficience, dématérialisation des procédures, fluidification des opérations de gestion administrative, fiabilisation des données et mise sous contrôle des risques inhérents à la fonction scolarité
•        Assurer une bonne visibilité et appréhension sur les activités développées au sein du service scolarité par la production de compte rendus, bilans et études ponctuelles à destination de la direction de la composante, assurer auprès d'elle un rôle de conseil et d'expertise

 

Positionnement hiérarchique :

 

Vous serez placé sous la responsabilité directe de la Responsable Administrative des services de l'UFR.

 

Vous travaillez également en liaison fonctionnelle avec le cabinet du Doyen, le président de la commission des Etudes, les directeurs des études et responsables des diplômes, les chargés de mission du Doyen, le service des examens, la cellule technique, le Service de Formation continue.

Vous exercerez ces missions en lien fonctionnel avec les services du pilotage de la Direction des études et de la vie étudiante (DEVE), la Direction des Relations internationales

Enfin vous serez amené à travailler avec les partenaires institutionnels de l'UFR : Agence régionale de la Santé, AP-HM, Centre National de Gestion, notamment.

 

Environnement et contexte de travail :


Le secteur Santé connait une période inédite de cumul de réformes. Afin de mieux s'inscrire dans cette dynamique, l'UFR des Sciences médicales et Paramédicales est structurée depuis la rentrée 2018 autour de quatre Ecoles : une Ecole de Médecine, une Ecole de Maïeutique, une Ecole des Sciences paramédicales (qui regroupe les formations d'Orthophonie, Orthoptie, Ergothérapie, Massa-kinésithérapie) et une école des Sciences Infirmières.

Au-delà des diplômes du secteur Santé l'UFR gère 5 masters.

Par ailleurs, la fonction scolarité s'inscrit dans une dynamique de dématérialisation des procédures fortement mobilisatrices en matière de temps opérationnel.

Profil

Connaissances:

•       Connaissance générale des formations de l'enseignement supérieur et de la recherche (LMD notamment)

•       Connaissance du secteur Santé appréciée

•       Connaissance générale de la législation et de la réglementation juridique et administrative   relative aux établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche et de l'ensemble du système éducatif et du droit administratif

•       Maîtrise de l'environnement bureautique généraliste

•       Connaissance générale des principales procédures de gestion des ressources humaines

•       Connaissance de la réglementation en matière d'hygiène et sécurité (notions de base)

 

Savoir faire:

•       Capacité à manager, animer et fédérer une équipe (maîtrise)

•       Compétences rédactionnelles avérées (procédures, notes d'information, compte-rendu) (maîtrise)

•       Connaissances des techniques de conduite de projet

•       Capacités à mesurer les activités et à estimer les besoins en moyens pour son équipe (maîtrise)

•       Capacités à définir des Indicateurs, à en effectuer le suivi et l'analyse des résultats

•       Analyse des situations complexes et formulation de propositions prenant en compte le contexte (maîtrise)

•       Capacités d'analyse et de synthèse (expertise)

•       Aptitudes à élaborer des choix, prendre des initiatives, anticiper et planifier les actions (maîtrise)

•       Savoir anticiper, fixer et hiérarchiser les priorités, communiquer sur celles-ci (expertise)

•       Être organisé, rigoureux et méthodique (expertise) La connaissance des applications et outils spécifiques à la fonction scolarité serait appréciée.

 

Savoir être:

•       Maîtrise de soi et sens de la diplomatie

•       Aptitudes relationnelles avec des interlocuteurs variés, capacité au dialogue et à la concertation

•       Savoir convaincre

•       Savoir gérer les conflits

•       Savoir diriger et rendre compte

•       Savoir travailler dans un contexte d'urgence, être réactif

•       Savoir s'adapter

Informations employeur

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Mail de candidature : [email protected]mu.fr

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