Chef du service des bourses F/H

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DATE DE PUBLICATION06/05/2021 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Faculté des lettres :

La faculté des lettres de Sorbonne université est consacrée aux lettres, langues, civilisations, arts, sciences humaines et sociales. Elle comprend 18 UFR de lettres et sciences humaines, 7 écoles doctorales, 2 écoles internes (le CELSA et l’INSPE). Elle accueille près de 22 000 étudiants, compte 1 218 enseignants chercheurs et 630 personnels BIATSS. La faculté est présente sur 16 sites localisés à Paris et à Neuilly sur Seine.

Présentation de la Direction :

La direction adjointe à la vie étudiante et de campus de la faculté des Lettres, rattachée à la Direction des Etudes et de la Vie étudiante (DEVE) met en œuvre les actions concernant la vie étudiante de la faculté et décline ses actions selon deux axes généraux :

1/ Soutien aux études

2/ Appui aux initiatives, projets et responsabilités étudiantes

Elle comporte 4 services ou bureaux :

1/ Service des bourses Son action est centrée sur l’accompagnement des étudiants boursiers, le contrôle de leur assiduité et le soutien des étudiants en grande précarité.

2/ Bureau santé et bien-être étudiant Le bureau santé étudiante s’attache au développement d’actions structurantes visant l’amélioration du bien-être étudiant. Les actions du bureau santé et bien-être étudiant sont menées en accord, avec le SUMPPS, service rattaché au niveau universitaire.

3/Bureau Accueil handicap et tutorat Le Bureau accueil handicap et tutorat mène ses missions d’accompagnement des étudiants en situation de handicap et du suivi du tutorat.

4/Bureau responsabilités et initiatives étudiantes Le bureau responsabilités et initiatives étudiantes contribue à la vie étudiante facultaire en soutenant la responsabilisation des étudiants, de leurs projets ainsi qu’en proposant des évènements d’accueil et d’intégration FL, le cas échéant, ouvert aux autres facultés.

Ses bureaux sont situés sur le site de la Sorbonne, avec des permanences sur les autres sites

- Permanence espace vie étudiante sur le site de Clignancourt,

- Permanence kiosque sur le site de Malesherbes,

- Permanence salle associative sur le site de Michelet (HAA)

 

Localisation : îlot Champollion, 18 rue de la Sorbonne – 75 005 Paris

Poste

(réf. FDLL28)

Fonctions : Chef.fe du service des bourses

Emploi-type : Technicien.ne en gestion administrative (J4C42)

Catégorie : B

Corps : SAENES

BAP : J

Mission :

- Mettre en œuvre les procédures d’instruction des demandes (exonération et remboursement de droits d’inscription, aide sociale FSDIE), de validation et de mise en paiement ;

- Garantir le respect des réglementations en vigueur ;

- Coordonner l’organisation du service et de ses activités ainsi que les échanges avec les autres services (scolarité, agence comptable, service financier, informatique, communication, UFR, sites), ou les partenaires (CROUS de Paris, notamment les assistantes sociales, le Rectorat, la Préfecture d’Ile de France) ;

- Garantir la diffusion de l’information concernant les aides sociales auprès des étudiantes et étudiants ;

- Encadrer les agentes et agents du service et faire le lien avec les emplois étudiants.

Activités principales :

- Encadrer le personnel (formation, information, entretien professionnel, avancement, congés) ;

- Mettre à jour et en forme tous les supports d’informations (papier et numérique) ;

- Recevoir les étudiantes et étudiants ayant des difficultés particulières ;

- Traiter les contentieux ;

- Instruire les dossiers de demandes d’exonération ou de remboursement de droits d’inscription, de dons et legs ;

- Organiser les commissions d’attribution d’aides financières spécifiques (FSDIE aide sociale) ;

- Assurer chaque année le suivi et l’organisation des campagnes du contrôle d’assiduité des étudiantes et étudiants boursiers ;

- Participer aux groupes de travail, réunions, commissions nationales et/ou académiques ;

- Piloter l’activité du service et évaluer les résultats au moyen de tableaux de bord, et impulser les projets de modernisation ;

- Gérer les budgets dévolus au service ;

- Représenter la directrice adjointe.

Conditions particulières d'exercice :

Participation aux évènements d’accueil et d’intégration des nouveaux étudiantes et étudiants organisés par la Direction adjointe et/ou les services facultaires : forum vie étudiante, Rallye, Journée portes ouvertes

 

Conduite de projets : Oui

Encadrement : Oui - 2 B

Profil

Connaissances transversales requises :

- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France

- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université

- Réglementation de la formation

- Réglementation de l’action sociale étudiante et des bourses

- Connaissance de l’organisation et des conditions de travail

Connaissances juridiques, financières et budgétaires générales

- Capacité à recevoir et transmettre les informations (textes règlementaires, circulaires ministérielles, notes d’informations, etc.)

- Maitriser le cadre juridique, les règles financières et budgétaires générales

- Capacité à interagir

- Capacité à hiérarchiser, à prioriser…

- Capacité à répartir le travail, déléguer et évaluer

- Capacité à proposer, de médiation et d’accompagnement au changement

- Capacité à représenter l’établissement

Savoir-faire :

- Utiliser des logiciels WORD, EXCEL(exigé), APOGEE, SIFAC, internet, ENT, Messagerie électronique, power point)

- Planifier son travail

- Proposer des améliorations

- Travailler en équipe

- Manager et encadrer le personnel (exigé)

Savoir-faire transversaux :

- Informer et rendre compte à sa hiérarchie

- Rechercher l’information, la vérifier et la classer

- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

- Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels

- Autonomie, méthode et rigueur

- Sens de l’organisation et de la coordination

- Aptitude à travailler en équipe

- Disponibilité, discrétion et confidentialité

- Sens du contact et des relations humaines

- Polyvalence et capacité d’adaptation

Informations employeur

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Toute candidature (cv et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : Lettres[email protected]

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Chef du service des bourses F/H

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