Chef du Service des Examens F/H

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DATE DE PUBLICATION24/01/2024 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEA
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
75005
 VALABLE JUSQU'AU
24/03/2024

Poste

 (réf.17563)

Fonctions : Chef du Service des Examens F/H
Catégorie : A
Corps : Attaché d’Administration de l’Etat ou Ingénieur d’Etudes 
BAP  : J – Gestion et Pilotage

Missions :

  • Planifier et être le garant des opérations liées aux examens de la Faculté des Lettres, dans le cadre du calendrier facultaire voté chaque année ;
  • Garantir la conservation et la sécurisation des données et documents relatifs aux examens, tout au long du circuit ;
  • Diffuser les relevés de notes correspondants après contrôle de leur contenu en lien avec les UFR concernées et le Bureau des Applications de Scolarité du SOFAS ;
  • Elaborer les statistiques et bilans d’activité du service, permettant une prospective en terme de contenus du calendrier facultaire et des MCC ;
  • Coordonner les moyens humains et matériels affectés au service.

Activités :

  • Assurer une veille règlementaire des règles de scolarité, afin de garantir la conformité des Modalités de Contrôle des Connaissances adoptées par la Faculté pour chaque année universitaire, et contrôler celle des MCC adoptées par les composantes pour l’ensemble des formations ;
  • Elaborer et diffuser sur l’Environnement Numérique de Travail (ENT), le calendrier des épreuves, pour chacune des périodes d’examen de la session initiale (janvier et mai), la session de rattrapage (juin/juillet) étant placée sous la responsabilité des composantes ;
  • Organiser les conditions de déroulement des épreuves, y compris les modalités particulières prévues pour les étudiants en situation de handicap (tiers-temps, mise à disposition d’ordinateur, d’un secrétariat, etc…) ;
  • Veiller à l’élaboration des sujets d’examen, à leur reprographie, à leur conservation puis à leur diffusion dans les salles d’examen, en garantissant le respect de la confidentialité ;
  • Approvisionner les centres d’examen avec le matériel nécessaire : stocks de papier brouillon, de copies, règlement des examens, listes d’émargement ;
  • Organiser la remise des copies aux enseignants concernés, récupérer les listes d’émargement et vérifier leur contenu ;
  • Accompagner les surveillants en cas d’incidents, relayer le signalement des anomalies constatées auprès de la Direction des Affaires Générales, en lien avec la Direction de l’UFR concernée, pour d’éventuelles poursuites disciplinaires ;
  • Contrôler l’édition (en masse et individuelle) des relevés de notes correspondants et procéder à leur diffusion aux étudiant(e)s ;
  • Encadrer, animer, former l’équipe ainsi que le(s) vacataire(s) recrutés au moment des pics d’activité ;
  • Tenir des tableaux de bord de l’activité et produire des bilans du service.

Encadrement : Oui                                      
Nb agents encadrés par catégorie : 0 A – 1 B – 2 C

Conditions particulières d’exercice : Période de forte activité pendant les sessions d’examens particulièrement en décembre/janvier et avril/mai.

Profil

Connaissances transversales requises :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
  • Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
  • Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
  • Connaissance du Système d’Information Etudiant Apogée (possibilité de formation) et d’Optime ;
  • Maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, Powerpoint), messagerie, internet, C2i recommandé
  • Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche.

Savoir-faire :

  • Capacité à assurer l’encadrement d’agents permanents ou contractuels : recrutement, délégation et coordination des activités et des responsabilités, animation et motivation de l’équipe, gestion de conflit, suivi de carrières et évolution professionnelle (entretiens professionnels, avancement, concours, besoin de formation, gestion des congés, autorisations d’absences et horaires)
  • Capacité à identifier les besoins de formations des agents encadrées, et proposer des actions de formations en lien avec le bureau de la formation des personnels
  • Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents
  • Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions de l’équipe et garantir la continuité du service
  • Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances
  • Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations
  • Capacité à coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l’évolution et de l’optimisation des organisations ou des procédures 
  • Capacité à conduire et accompagner un projet
  • Capacité à conduire un entretien, une réunion
  • Capacité à structurer et rédiger des documents d’aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse…
  • Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires
  • Capacité à élaborer des outils d’analyse et de synthèse et en rendre compte
  • Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats
  • Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs
  • Capacité à assurer de la bonne circulation de l’information au sein du service
  • Capacité à accompagner les personnels à l’usage des systèmes d’informations

Savoir être :

  • bon relationnel et sens du travail en équipe
  • disponibilité et réactivité
  • sens de l’analyse et force de proposition
  • adaptabilité et autonomie
  • organisation et rigueur
  • sens du service public
  • confidentialité

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et Pierre et Marie Curie.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de Lettres, de Sciences & Ingénierie et de Santé qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

La faculté des Lettres de SU est consacrée aux lettres, langues, civilisations, arts, sciences humaines et sociales. Elle comprend 18 UFR, 7 écoles doctorales, 2 écoles internes (le Celsa et l’ESPE).

Elle accueille près de 22 000 étudiants, compte 1 218 enseignants chercheurs et 630 personnels BIATSS. La faculté est présente sur 16 sites localisés à Paris et à Neuilly sur Seine.

La Direction des Etudes et de la Vie Etudiante (DEVE) exerce ses missions d’administration et de mise en œuvre de la politique de l’université, déclinée en matière de formation initiale et de scolarité d’une part, et en matière de vie étudiante et de campus d’autre part.

La direction adjointe Formation et Scolarité est en relation étroite avec le vice-doyen Formation et Innovation pédagogique, la Direction Générale de la Faculté et les directions qui y sont rattachées, avec la Direction de la Formation Tout au Long de la Vie (DFTLV) assurant, au niveau universitaire, le pilotage et la coordination des actions des trois facultés.
Elle accompagne les représentants (enseignants et administratifs) des composantes de la Faculté, dans leurs activités de formation et de scolarité. Celles-ci les conduisent à bénéficier de l’expertise de la DEVE pour l’utilisation des applications satellites du SIE de l’université.

Présentation du Service des Examens :
Le service organise, coordonne et met en œuvre les examens écrits de licence en garantissant le respect de la réglementation : il conseille les membres de la communauté universitaire, élabore et diffuse le calendrier des épreuves pour les deux périodes (janvier et mai) de la session initiale, assure la logistique préparatoire aux épreuves, puis les opérations finales, prévoit les modalités particulières nécessaires aux étudiants en situation de handicap, délivre les relevés de notes.

Localisation : 1 rue Victor Cousin, 75005 Paris

Informations employeur

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Poste à pourvoir dès que possible.

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : [email protected]

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