Coordinateur administratif de cours de langue et de l'auditorium H/F

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DATE DE PUBLICATION14/05/2024 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURVILLE DE VERSAILLES CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
VERSAILLES
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
78000
 VALABLE JUSQU'AU
14/07/2024

Poste

Direction des Affaires Culturelles

Université Ouverte

Missions principales

Coordination des cours de FLE :

  • Accueil et informations du public (public international adultes, jeunes étudiants étrangers et leur famille d’accueil)
  • Préparation et suivi des plannings des cours et des salles
  • Organisation et gestion des tests de niveaux
  • Suivi du dossier de l’étudiant (inscription, paiement, certificat de fin de session…)
  • Préparation des feuilles de présence et suivi de l’assiduité des étudiants
  • Organisation des réunions pédagogiques avec la direction et les enseignants FLE (préparation, rédaction des compte-rendus…)
  • Mise en place des activités culturelles (déjeuner d’accueil, sorties de fin de semestre etc.)
  • Référent privilégié des étudiants et enseignants FLE

Gestion administrative de l’auditorium :

  • Gestion de l’occupation de l’auditorium : renseignements, planning, envoi des devis, conventions, factures, …
  • Référent pour les demandes d’occupation : internes Ville/VGP/Elus et Cabinet du Maire/Mois Molière et externes
  • Gestion des dossiers administratifs
  • Gestion de la mise à disposition des techniciens (planning, déclaration d’heures etc…)

Participation à l’activité globale du pôle accueil :

  • Accueil et informations aux usagers (par téléphone, en présentiel, courriel)
  • Gestion des inscriptions pour l’ensemble des activités de l’UOV
  • Traitement des paiements et des encaissements (inscription en ligne et présentiel)
  • Envoi ponctuel d’informations aux étudiants (mail + SMS)

Missions ponctuelles :

  • Accompagnement de groupes en visite culturelle
  • Soutien ponctuel des activités du service (rentrée universitaire, présence lors du Forum des Associations, évènements culturels…)

Profil

Formation : Bac, BTS Secrétariat

Expérience : Expérience sur un poste similaire avec accueil du public

Savoir-faire :

  • Maîtrise de l’anglais indispensable + autre langue étrangère souhaitée 
  • Maitrise de l’outil informatique (Pack office + logiciels métiers)
  • Bonne connaissance du Cadre européen de référence pour les langues (CECRL)
  • Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

Savoir-être :

  • Organisation, efficacité et rigueur
  • Sens du service public
  • Qualités relationnelles et esprit d’équipe
  • Capacité à s’adapter à différents interlocuteurs
  • Adaptabilité et sens de la diplomatie
  • Bonnes qualités rédactionnelles
  • Prise d’initiative
  • Disponibilité ponctuelle en soirée

Contrainte(s) liée(s) au poste : Poste à 39h/ semaine (permanence en soirée une fois par semaine et une fois par mois le samedi matin)

Nombre de jours de congés : 25 jours de congés, 23 RTT et 2 jours de fractionnement sous condition

Avantages :

  • Participation de la Ville à la mutuelle et au contrat collectif Prévoyance
  • Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%
  • Possibilité d’adhérer à la Caisse d’Entraide (prestations sociales et loisirs)

Employeur

Versailles est une ville dynamique et attractive où il y fait bon vivre, se divertir, se cultiver, étudier et travailler.

Fière de son histoire et de son patrimoine, Versailles s’inscrit néanmoins dans l’avenir avec de nombreux projets orientés vers le progrès et la modernité.

Avec près de 140 métiers, la collectivité recrute environ 200 personnes par an par voie statutaire ou contractuelle, dans des domaines d’activités variés (urbanisme-architecture, espaces verts, affaires culturelles, éducation-petite enfance, sécurité, services techniques …).

Rejoindre les services de la Ville, c’est travailler pour une population de 86 000 habitants sur un territoire de 2618 hectares dont 1275 d'espaces verts : un mariage harmonieux entre ville et nature. Ce cadre privilégié s’articule en 8 quartiers et un maillage de services publics de proximité où 1800 agents travaillent quotidiennement à rendre un service public de qualité au plus proche des citoyens.

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