Coordinateur administratif de la mobilité internationale F/H

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DATE DE PUBLICATION31/07/2019 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

 

Au sein de Sorbonne Université, la Faculté des Sciences et Ingénierie couvre un large éventail de disciplines scientifiques.

Elle est composée de 79 laboratoires de recherche, 22 départements de formation et 6 UFR (Unité de Formation et de Recherche) en chimie, ingénierie, mathématiques, physique, sciences de la vie ainsi que Terre, Environnement et Biodiversité. Elle compte également l’École Polytechnique universitaire - Polytech Sorbonne -, l’Institut d’Astrophysique de Paris, l’Institut Henri Poincaré, trois stations marines localisées à Banyuls-sur-Mer, Roscoff et Villefranche-sur-Mer ces trois dernières ayant, avec la structure ECCE-TERRA, le statut d'observatoire des sciences de l'Univers.

Elle accueille 20 800 étudiants dont 2 700 doctorants et compte 4 800 personnels - enseignants, enseignants-chercheurs, chercheurs et 3 252 personnels administratifs ou techniques.

Présentation de la Direction :
La Direction de la formation, de l'insertion professionnelle, et de la Vie étudiante (DFIPVE) de la Faculté  des  Sciences  et Ingénierie  de Sorbonne Université, associe de manière coordonnée,  en appui à la politique de l'établissement, l'ensemble des missions dans le domaine de la formation : formation initiale, continue et insertion professionnelle, conventions et partenariats, projets de formation, études et systèmes d'information, offre de formation, accompagnement des étudiants dans leur projet, enquêtes, appui particulier aux étudiants en situation de handicap, appui aux innovations pédagogiques et utilisation des TICE, vie étudiante et campus...

Présentation du service :
Les missions du Bureau Accueil et Mobilité s’articulent autour de l’accueil et de la gestion de la mobilité étudiante, doctorante et des personnels, entrante et sortante en programmes d’échanges : création des accords bilatéraux Erasmus+, gestion des dossiers de mobilité, des logements, des bourses, des titres de séjour et des thèses en co-tutelle. Ce bureau travaille en lien étroit avec les directions de SU, les bureaux de la DFIPVE, les départements de formation, les bureaux des relations Internationales des Facultés des Lettres et de Médecine, l’IFD, la Préfecture, les opérateurs financiers de la mobilité et les collègues des universités étrangères partenaires.

 

Localisation : 2ème étage - Tour Zamansky - 4 place Jussieu - 75005 Paris

Poste

(réf.FDLS40)

Fonctions : Coordinateur/trice administratif/ve de la mobilité internationale

Catégorie : B

Corps : Technicien de recherche et de formation                             

BAP : J

Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative

 

Activités principales :

Sous la responsabilité de la cheffe du bureau accueil et gestion de la mobilité, le/la coordinateur /coordinatrice de la mobilité s'occupe de la gestion administrative des mobilités d’étude en programme d’échange. Il/Elle participe à la promotion de cette mobilité.

1) Coordination de la mobilité européenne avec Erasmus + et hors Europe avec les accords internationaux :

- négociations en vue de la création et du renouvellement des accords bilatéraux Erasmus en liaison avec les coordinateurs pédagogiques de la faculté des Sciences et Ingénierie de SU et les partenaires des universités étrangères

- gestion administrative des dossiers de mobilité en collaboration avec les coordinateurs administratifs et pédagogiques de la Faculté des Sciences et Ingénierie de SU et des universités partenaires

- accompagnement personnalisé des étudiants de la faculté des Sciences et Ingénierie de SU et des étudiants étrangers candidats à une mobilité

- actualisation et modernisation de l’ensemble des procédures administratives

 

2) Activités de communication :

- actualisation et simplification des documents relatifs au service (guides «accueil», «départ»…)

- établissement de bilans périodiques des actions menées

- participation à l’organisation d’évènements de dimension internationale

- participation aux réunions de promotion de la mobilité organisées à la faculté des Sciences et Ingénierie de SU ou par les partenaires institutionnels

 

3) Transmission des savoirs faire auprès des stagiaires et emplois-étudiants

 

Encadrement : NON                                      

Conduite de projet : NON

Profil

Connaissances requises :

-       Bonne connaissance de l’environnement professionnel : l’enseignement supérieur, la Faculté des Sciences et Ingénierie de SU, les institutions européennes et internationales

-       Textes réglementaires régissant les programmes Erasmus+

-       Réglementation des candidatures aux bourses à la mobilité

-       Rédaction et traduction en anglais

 

Savoir-faire :

-       Savoir planifier et prioriser son activité, respecter les délais

-       Produire des reporting de qualité

-       Informer et rendre compte à sa hiérarchie

-       Rechercher l'information, la vérifier et la classer

-       Travailler en collaboration avec les départements de formation

-       Répondre aux demandes de façon claire et concise

-       Proposer des outils de gestion et des procédures

-       Rédiger des documents d'information et de communication

-       Très bonne connaissance de l'outil informatique, de sharepoint et capacité d’apprentissage rapide du logiciel spécifique à la mobilité internationale Moveon

-       Facilité rédactionnelle et d’expression orale (français, anglais)

-       Toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement et à la continuité du service

 

Savoir être :

-       Sens relationnel et diplomatique

-       Disponibilité et réactivité

-       Sens de l’initiative et du travail en équipe

-       Sens de l’analyse et force de proposition

-       Adaptabilité et autonomie

-       Organisation et rigueur

-       Sens du service public

-       Confidentialité

-       Transmission des savoirs faire

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