Coordinateur administratif Emploi Formation (H/F)

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DATE DE PUBLICATION 12/06/2018   TYPE DE CONTRAT Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR VILLE DE CLAMART   CATÉGORIE B
LIEUX DE TRAVAIL
Hauts-De-Seine
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Située à 5 km au sud-ouest de Paris, accessible directement de la gare Montparnasse, Clamart, qui appartient au Territoire Vallée Sud-Grand Paris, est une ville de 53 000 habitants en plein renouveau urbain.

Première ville à accueillir une gare du Grand Paris Express, elle est déjà dotée d’une ligne de tramway (T6 : Châtillon- Montrouge / Viroflay) et prochainement d’une seconde  (future ligne T10 : Antony / Clamart). La Ville de Clamart offre un cadre de vie attractif par un environnement verdoyant.

Aujourd’hui, afin de renforcer ses équipes, la Ville recrute 

Un Coordinateur administratif Emploi Formation (H/F)

Poste

(Cadre d’emplois des Rédacteurs - Filière administrative - Catégorie B)
Au sein de la direction des Ressources Humaines de la Ville vous assurez les missions de coordinateur administratif du pôle Emploi Formation. Ce dernier est en charge du recrutement, de la définition et de la mise en oeuvre du plan de formation, de la gestion prévisionnelle des emplois et des carrières et de la mobilité de l’ensemble des agents de la Ville. Il est composé d’une responsable, de 3 chargés Emploi Formation et d’un coordinateur administratif.
Sous l’autorité de la Responsable du service Emploi Formation vous exercez les missions suivantes en étroite collaboration avec les agents du service :
MISSIONS PRINCIPALES

- Le recrutement :
- Mise en forme, diffusion et suivi des annonces d’emploi sur les différents canaux
- Création et suivi des déclarations d’embauche
- Traitement administratif des lettres de recrutement
- Constitution des dossiers personnels : récupération des documents nécessaires à l’embauche auprès des candidats et vérification des dossiers
- Traitement des demandes de casiers judiciaires et FIJAIS (Fichier Judiciaire Automatisé des Auteurs d’Infractions sexuelles et violentes)
- Organisation des visites médicales d’embauche : prise de RDV, traitement des convocations et suivi des visites
- Report des activités de recrutement effectuées dans le tableau de suivi
- Tri et transmission aux chargés Emploi Formation concerné des candidatures spontanées reçues via l’outil de gestion des candidatures et l’outil de courrier dématérialisé
- Transmission mensuelle au service Communication des informations relatives aux recrutements, aux avis de concours et des formations de préparation aux concours
- Création et mise à jour des fiches de poste et des fiches métier sur le logiciel métier (CIRIL) :

- La formation :
- Traitement des devis et des conventions de formation (mise à la signature, dispatche, classement et suivi
- Gestion administrative des actions de formation : traitement des devis et conventions de formation, des bulletins d’inscription, des convocations, des attestations de formation, des cartes, des habilitations et certifications, des feuilles d’émargements ; communication aux participants ; classement des dossiers de formation et suivi des tableaux des formations ;
- Traitement des bons de commande et des engagements financiers, suivi des natures comptables ; traitement des demandes de virements de crédits, suivi et relance des factures et liquidation ; Suivi du tableau des engagements financiers
- Organisation logistique des formations organisées en intra : réservation de matériel, réservation de salle et des repas au restaurant municipal, etc.
- Suivi des sessions de formation sur logiciel métier (CIRIL)

- Missions et activité de support au pôle :
- Participation aux réunions du service, élaboration des comptes-rendus ; support administratif sur certains projets : organisation de réunions, rappel des échéances, rédaction de documents, etc.
- Participation au classement des documents du service

Profil

COMPETENCES REQUISES
Vous êtes un véritable appui administratif à la responsable et aux chargés Emploi Formation dans l’ensemble de leurs missions. Titulaire d’un bac + 2, vous disposez d’une expérience similaire d’au moins 3 ans au sein d’un service des ressources humaines. Outre une capacité d'autonomie et de rigueur, vous possédez un excellent relationnel et vous êtes doté d'une grande réactivité. Vous êtes reconnu pour votre forte capacité d’organisation (maîtrise des techniques de classement et d’archivage). Un caractère volontaire, l'envie de s'impliquer sur un large panel d'activités et de mener à bien, en équipe, les missions du service seront des avantages indéniables. Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook). Une bonne maîtrise de la syntaxe et de la grammaire française seront, elles, nécessaires pour réussir à ce poste. La connaissance des logiciels de gestion des candidatures et des formations constituerait un avantage. Compte-tenu de votre accès à certaines informations sensibles, confidentialité et discrétion sont requises.
CONDITIONS DE TRAVAIL
Temps de travail : 39 heures par semaine du lundi au vendredi
25 jours de congés annuels + 2 jours de fractionnement et 23 JARTT
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime de fin d’année + adhésion au CNAS (Comité National d’Action Social)
Poste à pourvoir immédiatement

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