Coordinateur administratif H/F

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DATE DE PUBLICATION13/10/2020 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEA
LIEUX DE TRAVAIL
Paris
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Médecine » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein des directions universitaires • www.sorbonne-universite.fr

La Direction de la Formation Tout au Long de la Vie (DFTLV) appuie la définition de la politique de l'établissement en matière de formation tout au long de la vie. Elle a en charge l'appui expert et la coordination de la mise en œuvre de la politique de formation ainsi que la mise en cohérence des actions menées par les facultés. Elle assure notamment les relations avec les ministères et les établissements partenaires, tout comme la coordination des enquêtes et indicateurs liés à la formation et leur fiabilisation, en lien avec la direction chargée de l'aide au pilotage. Elle assure la veille réglementaire et sa diffusion au sein des facultés, ainsi que la mise en cohérence de l'instruction des recours et du précontentieux.

Le projet Nouvelles Licences à Sorbonne Université (NLSU) qui s’inscrit dans le cadre du troisième programme d’investissements d’avenir (PIA 3), a pour ambition de proposer des cursus de Licence innovants, pluridisciplinaires et modulaires. En proposant une palette variée de parcours de Licence, NSLU s’adapte à la diversité des profils et projets des étudiants et aux demandes de la société, améliore la réussite, et soutient l’attractivité des formations nationalement et internationalement.

Un type de parcours de licence, dit bi-disciplinaire, permet l'étude d’une discipline majeure dans laquelle sera obtenu le diplôme de licence et d’une discipline mineure qui viendra enrichir la formation. Ces mineures peuvent aussi regrouper un ensemble de thématiques transdisciplinaires (design, mineure professorat des écoles). Elles peuvent donner lieu à des partenariats avec des établissements extérieurs.

Poste

Fonctions : Coordinateur (trice) administratif(ve) - Mise en place du système d’enseignement des  « majeures/mineures » au sein de la Faculté des Lettres

(réf.RC11)
Catégorie : A
Corps : Assistant Ingénieur                         
BAP : J
Emploi-type : J3C44 – Assistant-e en gestion administrative

CDD de 12 mois.

Mission :

Rattachée à la DFTLV de Sorbonne Université, la personne chargée du projet s'assure de la mise en place et du suivi du système d’enseignement des « majeures/mineures », à la Faculté des Lettres. Il ou elle a également pour mission d’assurer la coordination administrative de ces enseignements entre les UFR de la Faculté des Lettres concernées, et la Faculté des Sciences et Ingénierie.

 

Activités principales :

  • Mettre en œuvre les nouveaux programmes en lien avec les enseignants de la faculté des Lettres (proposition de calendrier et organisation de la logistique afin d’aider à l’organisation des enseignements).
  • Etablir les calendriers des projets, se coordonner avec les interlocuteurs et les groupes de travail
  • Assurer le suivi du projet, notamment au travers de la conception et du suivi d'indicateurs, de l’alimentation de tableaux de bord et de la production de comptes rendus de l’avancement du projet.
  • Assurer un reporting régulier auprès de l’assistante du projet NLSU.
  • Informer et accompagner les responsables pédagogiques des UFR de la Faculté des Lettres dans la mise en place de nouvelles disciplines "mineures".
  • Assurer la coordination des différentes UFR proposant des formations relevant du système majeure/mineure à la Faculté des Lettres en lien avec la DFTLV, la Direction de la Formation, de l’Insertion Professionnelle et de la Vie Etudiante (DFIPVE) de la Faculté des sciences et ingénierie, pour assurer un accès à tous des enseignements;
  • Assurer la promotion du projet.
  • Produire des bilans et des statistiques liés à :

L’enseignement des disciplines mineures

L’évaluation faite par les étudiantes et étudiants de ces parcours.

  • Assurer la gestion administrative des inscriptions des étudiants ; déployer toute la logistique nécessaire à la mise en place des enseignements ; Assurer la coordination pédagogique en soutien aux enseignants.
  • Assurer le suivi logistique et financier lié à l’enseignement des disciplines mineures à la Faculté des Lettres 
  • Assurer le lien au niveau pédagogique et administratif entre les enseignants, les responsables pédagogiques et les étudiants de ces disciplines ;
  • Organiser les déplacements pédagogiques prévus.

 

Le/La coordinateur(trice) administratif(ve) pour la mise en place de disciplines mineures à la Faculté des Lettres sera en relation notamment avec les Directions formation de la Faculté des Lettres et de la Faculté des Sciences et Ingénierie ainsi qu’avec les UFR, Départements de formations et enseignants des disciplines mineures dispensées.

 

Encadrement : NON

Profil

Connaissance, savoir :

  • Bonne connaissance des missions d’une université et de son organisation interne
  • Bonne connaissance des règles de scolarité dans l’enseignement supérieur
  • Maîtrise des outils et techniques de reporting
  • Maîtrise de l’organisation et de la conduite de réunions
  • Maîtrise des techniques de rédaction
  • Avoir travailler dans une organisation matricielle.

 

Savoir-faire :

  • Capacité à hiérarchiser et à prioriser
  • Capacité à travailler en mode projet
  • Capacité à interagir avec de nombreux interlocuteurs (internes et externes) à les mobiliser et à coordonner leurs actions
  • Capacité à animer des groupes de travail
  • Capacité à animer une réunion et en assurer le compte-rendu
  • Capacité d’écoute et de reformulation
  • Planifier et suivre des actions
  • Capacité d’analyse et de synthèse
  • Utiliser des logiciels de bureautique et outils de scolarité de l’université (maîtrise d’Apogée souhaitée)

 

Savoir être :

  • Excellent relationnel (qualité d’écoute et goût du contact)
  • Excellente expression écrite et orale 
  • Réactivité 
  • Adaptabilité 
  • Force de proposition
  • Diplomatie
  • Pédagogie
  • Capacité à travailler en mode projet
  • Autonomie, sens des responsabilités et de l’initiative
  • Rigueur et organisation, hiérarchisation des priorités
  • Sens du service public

Informations employeur

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CDD de 12 mois.

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : [email protected]

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Coordinateur administratif H/F

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