COORDINATEUR DES SECRETARIATS MEDICAUX (F/H)

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

Le Centre Hospitalier recherche actuellement un coordinateur des secrétariats médicaux (F/H).
Poste à temps plein à pourvoir dès février 2026.

L'agent chargé de coordonner les secrétariats médicaux manage une quarantaine de secrétaires médicales ou faisant fonction, en lien étroit avec les chefs de service et/ou de pôle clinique et médicotechnique.
Cet agent est chargé du suivi transversal de l'amélioration de la qualité des fonctions de secrétariat médical.
Sen périmètre d'action concerne l'ensemble des unités d'hospitalisation et de consultation, ainsi que l'unité d'imagerie médicale, à l'exclusion des autres services médicotechniques (laboratoire, pharmacie), du service social des hospitalisés et du service de santé au travail.
Ce professionnel veille à la qualité du service rendu (continuité, délai, respect des référentiels, indicateurs et évaluation) dans le domaine du secrétariat médical :

- Accueil téléphonique et physique
- Saisie et traitement de l'information
- Gestion du dossier médical

Gestion du personnel
Gère les plannings des secrétaires médicales ou faisant fonction, en lien avec les chefs de service et/ou de pôle
Organise la planification des congés annuels sur l'établissement et signe les feuilles de congés, en lien avec les chefs de service et/ou de pôle
Organise la gestion des remplacements (absences planifiées, absences non planifiées), en lien avec les chefs de service et/ou de pôle
Veille, en lien avec la direction des ressources humaines et la direction de la gestion des pôles et de la coopération externe, au respect du nombre de postes budgétaires inscrits au tableau des emplois permanents autorisés, ainsi que des moyens de remplacement alloués
Organise le soutien pour les services le nécessitant, par une répartition des taches adaptée de la charge de travail confiée aux secrétaires médicales, et par le déploiement de renforts partagés au sein de l'établissement
Participe aux entretiens de recrutement, en lien avec la direction des ressources humaines et la direction de la gestion des pôles et de la coopération externe, et procède aux procédures d'intégration des nouveaux agents, ainsi qu'à l'accueil des stagiaires
Participe à l'affectation par la direction des ressources humaines des secrétaires médicales ou faisant fonction au sein des unités en collaboration avec les chefs de service et/ou de pôle, pour avis préalable au choix des candidatures internes déposées suite à une vacance de poste
Organise et participe aux évaluations des agents en lien avec les chefs de pôles et/ou de service, signataires des fiches d'évaluation ou de notation dans le cadre des entretiens professionnels
Recense les besoins en formation

Gestion et optimisation des organisations :
Procède à la mise à jour des fiches de poste
Assure le suivi et la mise en adéquation de la charge de travail avec les effectifs
Mène les études nécessaires et met en uvre les préconisations visant à améliorer l'organisation et le fonctionnement des secrétariats médicaux, en lien avec les équipes médicales et paramédicales
Conçoit, formalise et adapte les procédures, protocoles et modes opératoires applicables
Représente les secrétaires médicales et est la personne référente pour les questions d'organisation des secrétariats médicaux pour tous les projets les impliquant
Participe aux différents projets de l'établissement ayant des retentissements sur les secrétariats médicaux et valorise, le cas échéant, les moyens en secrétariat nécessaires à la mise en uvre de ces projets
Peut proposer, avec la direction de la gestion des pôles et de la coopération externe, de nouvelles organisations des secrétariats médicaux au sein des pôles, notamment en cas de travaux
Fait évoluer les organisations en place en application du projet d'établissement (introduction éventuelle de temps supplémentaire, amplitudes horaires, organisation spatiale, mutualisation)

Gestion des ressources matérielles, maîtrise des projets :
Recueille auprès des utilisateurs les besoins pour établir le plan d'équipement en matériel non médical (mobilier, informatique.
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Participe aux projets d'aménagement dans une approche ergonomique
Accompagne le déploiement des outils informatiques dans les secrétariats médicaux, en lien avec le service informatique.

En complément de sa mission d'encadrement, il assure la coordination de la démarche qualité au sein des secrétariats et l'amélioration de la perception des usagers et des partenaires extérieurs sur les prestations apportées au patient.
Pour ce faire, il travaille en lien régulier avec la cellule qualité de l'établissement.

Gestion documentaire et mutualisation des borines pratiques :
- Met en forme des protocoles (fond et forme) décrivant les organisations en lien avec le fonctionnement des secrétariats médicaux
· Homogénéise et mutualise les bonnes pratiques et organisations en matière de secrétariat médical ;
· Participe à la diffusion de l'information du système documentaire (la codification documentaire reste à la charge de l'assistante qualité et l'approbation documentaire à la charge du responsable qualité) ;
· Participe à la formation en lien avec le système documentaire, dans les secrétariats médicaux.
Evaluation :
Réalise des évaluations sur les organisations ou les documents concernant l'activité des secrétariats médicaux (exemple : évaluation sur le dossier médical du patient)
Participe au relevé des IPAQS5 (Indicateurs pour l'amélioration de la qualité et de la sécurité des soins) coordonné par le service qualité.
Communique autour des constats relevés via ces indicateurs dans un objectif de partage des informations sur les exigences, et dans le but de l'amélioration des résultats (items comme le délai d'envoi du courrier de sortie, ou des composantes le constituant)
Participe au relevé d'indicateurs internes (indicateurs qualitatifs et indicateurs de performance d'activité des secrétariats médicaux)
Peut être amenée à participer à des audits internes menés en lien avec l'activité des secrétariats médicaux
Gestion des risques
Participe au système de signalement et de suivi des événements indésirables et demande des améliorations, en lien avec le fonctionnement des secrétariats médicaux
Participe à la définition des fonctionnements en mode dégradé, en particulier concernant les applications informatiques liées au fonctionnement des secrétariats médicaux.
Participe aux réflexions sur la mise en place de nouveaux logiciels.

Evaluations des pratiques professionnelles (EPP) et groupes de travail :
Sur proposition du responsable qualité (ou du directeur des affaires générales - projets qualité), peut être amenée à participer à des groupes d'EPP, en tant que membre du groupe et/ou de soutien méthodologique (après formation et en lien avec le service qualité)
Peut être amené à participer à des groupes de travail sur des thèmes en lien avec l'activité des secrétariats ou le parcours du patient (exemple : accessibilité, signalétique, confidentialité, secret médical, éthique, circuit du dossier patient, processus de sortie du patient.
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Usagers et partenaires externes :
· De par ses déplacements dans les services, et de son contact avec les secrétaires médicales, les praticiens, les cadres de santé et les équipes, la coordinatrice des secrétariats médicaux est une force de proposition en terme de démarche d'amélioration directement perceptible et/ou en lien avec le quotidien des usagers et des partenaires externes.

Logiciels utilisés :
MEDIS : utilisé pour la gestion du dossier médical du patient et la prise de rendez-vous
DICTEE NUMERIQUE
Logiciels de bureautique (Word, Excel, Power Point)
Intranet
Plateforme IPAQ5S

Qualités requises :
Disponibilité, sens du travail en équipe, autonomie et capacité d'analyse
Adaptabilité, fiabilité, organisation et rigueur, aptitude à gérer les priorités
Capacité de communication et de management, aptitude à accompagner les équipes au changement
Utilisation courante de l'informatique, bureautique et fonctionnele (connaissance des applications informatiques de l'établissement et des modes de requête d'informations)
Compétences rédactionnelles

Expérience souhaitée :
Il est souhaité que l'agent dispose de bonnes connaissances de l'environnement hospitalier et exigé qu'il soit doté d'une solide expérience comme secrétaire médical(e).
Une connaissance de la démarche qualité serait un avantage, sans que son absence soit rédhibitoire

CONDITIONS D'EXERCICE
Formation :
L'agent retenu bénéficiera d'une formation aux fonctions d'encadrement (gestion, évaluation, management.
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), ainsi que d'une formation à la démarche qualité.

Horaires ou amplitude :
Poste à temps plein, dédié aux fonctions de coordination, excluant le maintien en exercice, même à temps très partiel, des fonctions précédemment occupées de secrétaire médical(e) Travail du lundi au vendredi
Horaires de travail : non fixés
Disponibilité attendue en fonction de l'actualité et des échéances
CA et RTT selon les règles en vigueur dans l'établissement.

Régime indemnitaire : l'agent Titulaire qui occupe ce poste bénéficie de l'attribution mensuelle de 25 points de nouvelle bonification indiciaire (NBI) à raison des fonctions exercées de coordination des secrétariats médicaux, en vertu des dispositions réglementaires en vigueur.